(ref. ATP-2026-181)
Laatst aangepast: 22/05/26
In het kader van de toenemende studentenaantallen Geneeskunde en Tandheelkunde voorziet de Vlaamse overheid sinds 2024 jaarlijks bijkomende middelen en stelt het Departement Mondgezondheidswetenschappen een deel- of voltijdse vacature open ter administratieve onderwijsondersteuning voor de opleiding Tandheelkunde.
Voor de ondersteuning van de dagdagelijkse werking van de algemene opleiding en de opleidingen Endodontologie en Kindertandheelkunde & Bijzonder Noden (Master-na-Master opleidingen) zoeken we een enthousiaste Medewerker onderwijsondersteuning.
Vind jij het leuk informatie te verwerken, te plannen en te organiseren, en tegelijkertijd mensen te hulp te staan? Stel je dan zeker kandidaat!
Het Departement Mondgezondheidswetenschappen is een toonaangevend centrum voor onderzoek en onderwijs op het gebied van tandheelkunde en orale gezondheidszorg en werkt nauw samen met UZ Leuven. Door hoogstaand academisch onderzoek, onderwijs en klinische praktijken te combineren, biedt het departement een enorm stimulerende omgeving voor onderzoekers, docenten en studenten. Met zo’n 100 leden – van professoren en onderzoekers tot administratief en onderwijzend personeel – werken we aan de tandheelkunde van morgen.
Het departement is onderdeel van de Groep Biomedische Wetenschappen dat bestaat uit gedreven teams die baanbrekend onderzoek doen en hoogstaand onderwijs in de medische en gezondheidswetenschappen leveren. Je komt terecht in een innovatieve omgeving met state-of-the-art faciliteiten, waar onderzoekers, docenten en clinici samen het verschil maken voor de toekomst.
- Je bent het eerste aanspreekpunt (ook telefonisch) voor de opleidingen Endodontologie en Kindertandheelkunde & Bijzonder Noden. Dit voor stafleden, collega’s en specialisatiestudenten
- Je verwerkt gegevens tot overzichtelijke tabellen, statistieken en schema's (bv opleidingsschema's, kostenoverzichten, ...)
- Je staat in voor het controleren, verzamelen en nauwkeurig invoeren van gegevens in diverse systemen (bv. examencijfers in KU Loket, adressenbestanden).
- Je verzorgt de financiële administratie, waaronder het opvolgen van budgetten, het voorbereiden van onkostennota's en bestelbonnen, het opvragen van bestekken bij leveranciers van de onderwijs-gerelateerde goederen en diensten
- Je verzamelt documenten en bereidt ze voor ter ondersteuning van vergaderingen, examens, ...
- Je notuleert vergaderingen, stelt de verslagen op en volgt de uitvoering van genomen beslissingen op
- Je neemt de praktische organisatie van groepsreizen, evenementen en activiteiten voor TSO’s (Tandarts in Specialistische Opleiding) ter harte
- Je maakt presentaties en documenten op (lay-out) voor de opleiding en vertaalt indien nodig (NL-ENG-NL) in het kader van student-exchange activiteiten
- Je zorgt voor goede interne en externe communicatie
- Je ondersteunt de KU Leuven stafleden van de opleidingen Endodontologie en Kindertandheelkunde & Bijzonder Noden in hun agendabeheer door onderwijsactiviteiten te plannen en met andere (administratieve) medewerkers mogelijke wijzigingen te overleggen
- Je beheert een klassement en archief
- Je biedt ad hoc logistieke ondersteuning (fotokopies maken, stockbeheer, ...)
- Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma en je hebt relevante ervaring in een administratief ondersteunende functie
- Je beschikt over een doorgedreven kennis van MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, en Teams. Kennis van Keynote, SAP of Toledo vormen pluspunten
- Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Je bent, na een inwerkperiode, in staat om autonoom te werken
- Je bent sterk in het organiseren van evenementen
- Je communiceert vlot & kan ook goed samenwerken
- Je bent klant- en resultaatsgericht, discreet, nauwkeurig en stipt
- Je bent flexibel en stressbestendig
- Je durft verbeteringsmogelijkheden aan te kaarten en te implementeren
We beogen een deeltijdse tewerkstelling van 80%-100% tot het einde van het jaar, met mogelijkheid tot verlenging na evaluatie en afhankelijk van beschikbare financiering.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.
Je komt terecht in een omgeving waarbij je collega’s hebt die een gelijkaardig takenpakket hebben voor andere (sub-)opleidingen binnen Tandheelkunde. Zo kan je steeds vragen stellen aan je collega’s en krijg je voldoende ondersteuning.
KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering en een aantrekkelijke verlofregeling. Je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer worden volledig terugbetaald en je kan ook een fietsvergoeding ontvangen als je je woon-werkverplaatsingen geheel of gedeeltelijk met de fiets aflegt.
Bachelor in Tandheelkunde aan KU Leuven
Master in de specialistische mondzorg
Master in Tandheelkunde aan KU Leuven
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Nina Bogaert, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lien Houbrechts, mail:
[email protected], of via +32 16 33 07 62.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 08/06/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk
location_city Locatie: Leuven
timer Solliciteren tot en met:
08/06/2026 23:59 CET
bookmarks Tags: Onderwijs en studenten, Financiën en administratie
