La Faculté des Sciences de la Motricité humaine et l’École de Santé publique recrutent conjointement :
Un·e chargé·e de mission ESP-FSM
Pour un CDI contractuel à temps plein
(50% à la Faculté des Sciences de la Motricité humaine et 50% à l’Ecole de Santé publique)
Contexte :
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
La Faculté des Sciences de la Motricité humaine (FSM) de l’Université libre de Bruxelles est une entité indépendante d’enseignement et de recherche située sur le campus hospitalo‑facultaire d’Erasme (Anderlecht). Elle organise des formations en kinésithérapie et réadaptation, ostéopathie, éducation physique ainsi que des activités de recherche en sciences de la motricité, et accueille actuellement plus de 1.500 étudiant·es. Son administration repose sur un secrétariat de décanat composé de huit personnes et d’une Directrice d’administration, ainsi que sur des secrétariats associés au sein des Départements de kinésithérapie et réadaptation, d’ostéopathie et d’éducation physique.
L’École de Santé publique (ESP) est quant à elle une entité d’enseignement et de recherche indépendante des facultés, également située sur le campus hospitalo‑facultaire d’Erasme (Anderlecht). Elle est constituée de cinq centres de recherche et de deux départements – l’Administration facultaire et le Département d’enseignement – et organise des enseignements de deuxième cycle (masters et masters de spécialisation) ainsi que de troisième cycle (formation doctorale et doctorat). L’ESP fait partie du Pôle Santé, aux côtés des Facultés de Médecine, des Sciences de la Motricité humaine et de Pharmacie.
Dans ce cadre de collaboration renforcée, et en raison des liens étroits développés entre la FSM et l’ESP, le poste de chargé·e de mission est proposé pour les deux entités. Ce poste s’inscrit dans le renforcement des équipes de la FSM et de l’ESP, lesquelles se réorganisent depuis plusieurs années afin de répondre à l’évolution des besoins des différents corps universitaires (académique, scientifique, étudiant et administratif), et contribuent activement aux transformations du monde universitaire, notamment en matière de digitalisation des processus, d’émergence de l’intelligence artificielle et de soutien aux missions d’enseignement, de recherche et de doctorat.
Cette fonction relève de la famille de valorisation D dans la cartographie interne de l'ULB.
Missions essentielles :
Missions relatives à l’ESP:
Au sein de l’équipe de l’Administration facultaire de l’ESP, en étroite collaboration avec la direction du département de l’Administration facultaire ainsi que les parties prenantes concernées, le·la chargé·e de missions Recherche et Doctorat assurera les missions suivantes :
1. Gérer l’administration du troisième cycle (Doctorat en Sciences de la Santé publique)
- En collaboration étroite avec la Présidence de la Commission facultaire du doctorat
- Analyser et instruire les demandes d’admission au Doctorat et tout projet en lien avec celui-ci.
- Développer et actualiser les différents processus nécessaires au bon déroulé du parcours doctoral (tant pour les doctorant·es que pour les promoteur·rices).
- Assurer l’accompagnement des doctorant·es et des promoteur·rices par la maîtrise des dispositions règlementaires et la capacité de mise en relation avec les services ad hoc.
- Soutenir la participation de l’ESP à l’Ecole doctorale thématique interuniversitaire (dont la Présidence est tournante entre les 3 universités) via la mise en œuvre d’activités (journée de doctorants, séminaires) mais aussi de rapportage au niveau du FNRS.
- Assurer, en binôme avec un·e collaborateur·trice (recrutement à venir), les différentes étapes administratives liées au troisième cycle (information, admission, inscription, suivi, équivalence, soutenance de thèse…)
2. Soutenir la Recherche
- Par le support administratif au développement de projets de recherche
- Accompagner les membres des Centres de Recherche de l’ESP lors des différentes étapes en collaboration avec le Research office du Pôle Santé et le département de l’Administration générale de la Recherche.
- Par le support administratif au monitoring et rapportage associé aux différents modes de financement.
- En assurant une vigilance sur les différents appels à projets via, notamment l’outil institutionnel infofin et le cas échéant, accompagner les processus facultaires associés.
- En contribuant à la visibilité des activités de recherche
- En contribuant au développement du référencement des projets et des chercheur·euses
- En participant à l’élaboration d’évènements scientifiques (séminaires de midi, conférences, PhDays,…).
3. Contribuer au bon déroulement des instances facultaires (Commission facultaire du doctorat, Commission facultaire de la Recherche…)
- Mettre en œuvre de nouvelles procédures et assurer les mises à jour de celles existantes ainsi que les règlements facultaires.
- Veiller au respect de ces règles et règlements ainsi qu’à la bonne circulation de l’information au sein des différentes cellules de la Faculté.
4. Assurer la représentation et l’engagement de l’ESP dans les projets institutionnels, en lien avec la recherche ou le doctorat, en participant activement à différents groupes de travail au sein du Pôle santé, de l'Administration générale de l’ULB ou toute autre commission.
Missions relatives à la FSM :
Le·la chargé·e de mission seconde la Directrice de l’administration facultaire dans ses différentes missions et assure un support adéquat, en termes d’organisation, de coordination et de supervision, aux activités de la Faculté, tant académiques que d’Enseignement et de Recherche.
En collaboration avec la Directrice de l’administration facultaire, les missions sont :
- Assurer la gestion du cadre de la Faculté et coordonner les procédures administratives liées à celui-ci.
- Préparer les réunions facultaires avec la directrice, assurer le secrétariat de certaines instances (Commission Permanente de l’Enseignement et de la Recherche), assurer l’archivage des documents et gérer les accès à ceux-ci, gérer le calendrier des séances facultaires et coordonner certaines commissions (gestion des dossiers FEE, FER, crédits extraordinaires didactiques et de recherche). Veiller à l’exécution des décisions qui y sont prises tant en interne qu’auprès des instances de l’institution.
- Coordonner et gérer les élections facultaires. Gérer la mise à jour du règlement électoral, du règlement d’ordre intérieur et veiller au respect de ceux-ci ainsi qu’à la bonne circulation de l’information au sein des différentes cellules de la Faculté.
- Mettre en œuvre de nouvelles procédures et assurer les mises à jour de celles existantes ainsi que gérer le suivi administratif des évaluations pédagogiques en collaboration avec le secrétariat étudiant et la Présidente de la Commission pédagogique.
- Assister la mise en place de la réforme de certains cursus (kinésithérapie et réadaptation) et de nouveaux décrets impactant l’enseignement universitaire. Participer à des missions transversales institutionnelles.
De par la nature transversale de la fonction, le contenu des missions et la répartition de la charge de travail pourront être réévalués périodiquement en fonction des besoins des entités et des projets institutionnels.
Profil :
- Être titulaire d’un master reconnu par la FWB.
- Avoir une expérience requise en matière de gestion de projets.
- Avoir une expérience requise de minimum 3 ans utile à la fonction.
- Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
- Excellente maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Très bonne maîtrise des outils informatiques, bureautiques et collaboratifs, en particulier Microsoft 365.
- Capacité à analyser, structurer et traiter des priorités multiples dans un environnement complexe.
- Capacité à gérer plusieurs projets simultanément et à respecter les délais.
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques.
- Rigueur, méthode et sens aigu de l’organisation.
- Autonomie dans l’organisation de la mission, avec un fort esprit d’initiative.
- Capacité à proposer des solutions adaptées et innovantes.
- Sens des responsabilités, fiabilité et engagement professionnel.
- Sens du service, de l’écoute et orientation solutions.
- Très bonnes capacités de communication, tant en interne qu’en externe.
- Esprit d’équipe et capacité à collaborer avec des interlocuteur·rices varié·es (académiques, scientifiques, administratifs, étudiant·es).
- Sens du contact, diplomatie et discrétion, en particulier dans le traitement de dossiers sensibles ou confidentiels.
- Intérêt marqué pour les questions liées à l’enseignement supérieur, à la recherche, au doctorat et à la gestion du cadre académique.
- Bonne capacité à comprendre et appliquer des règlements, procédures et textes institutionnels.
- Très bonne connaissance de l’anglais (niveau B2 minimum à l’oral, niveau C1 souhaitable à la lecture).
Atouts :
- Compétences avérées en rédaction, lecture et correction de textes, y compris de nature légale et réglementaire.
- Connaissance du néerlandais (Min niv B1)
- Connaissance du fonctionnement de l’ULB ou d’un autre établissement d’enseignement supérieur ou expérience préalable dans un environnement universitaire, institutionnel ou multiculturel.
- Familiarité avec les enjeux contemporains du monde universitaire (digitalisation des processus, évolutions réglementaires, émergence de nouveaux outils).
Nous offrons :
- Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes.
- Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe.
- Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…).
- L’accès à une formation permanente.
- Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service)
- Des restaurants universitaires éthiques et durables.
- Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives.
Politique d'égalité des chances :
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe, [email protected], en charge de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Nous envisagerons avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Bureau du 04 mai 2026
Type contrat : CDI contractuel
Temps de travail : Temps plein
Campus : Erasme
Date de parution : 22/05/2026
Date limite de réception : 21/06/2026
[Référence 2026/056]
