- Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Financiën
- Functieklasse: A+
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 01-07-2026 (DD/MM/YYYY)
- De functie maakt deel uit van het bredere functiedomein Financiën en rapporteert rechtstreeks aan de Directeur Financiën.
- Het Hoofd Financieel Beheer en Boekhouding maakt deel uit van het leiderschapsteam Financiën, samen met het Hoofd FP&A en het Hoofd Gebruikersondersteuning.
- Het financiële functiedomein ondersteunt bestuursorganen, management, faculteiten, diensten en onderzoekers bij een correct, efficiënt, transparant en toekomstgericht beheer van de financiële middelen.
- De functie is eindverantwoordelijk voor de volledige boekhoudkundige en operationeel financiële werking, inclusief interne controle, facturatie, betalingen, loonadministratie, fiscale verplichtingen en de formeel correcte opmaak en indiening van de jaarrekening.
- Je geeft leiding aan medewerkers in boekhouding en financieel beheer en bewaakt de kwaliteit, betrouwbaarheid en continuïteit van de financiële processen.
1. Financieel beheer & boekhouding
- Je bent verantwoordelijk voor een correcte, tijdige en conforme uitvoering van alle boekhoudkundige processen.
- Je superviseert en/of bewaakt:
- algemene en analytische boekhouding
- aankoop- en verkoopboekhouding
- activa administratie en investeringsbeheer
- financiële masterdata, controles en workflows
- budget en kredietbewaking
Jaarlijkse afsluiting en jaarrekening
- Je bent eindverantwoordelijke voor de jaarlijkse afsluiting.
- Je staat in voor de formele opmaak, consolidatie, interne validatie en oplevering van de jaarrekening, volgens wettelijke en interne voorschriften.
Verwerking van onkostennota’s
- Je bent verantwoordelijk voor de correcte verwerking van onkostennota’s, conform interne regels, fiscale vereisten en bewijsvoering.
- Je zorgt voor uniforme interpretatie en toepassing van richtlijnen.
Verwerking van de loonadministratie
- Je bent verantwoordelijk voor de correcte boekhoudkundige verwerking van loonadministratie en sociale lasten.
- Je stemt nauw af met HR voor input, wijzigingen en bijzonderheden.
- Je bewaakt de aansluiting tussen loonsystemen en de financiële boekhouding, inclusief fiscale en sociale verplichtingen.
Supervisie van het betalingsverkeer via Isabel
- Je superviseert het volledige betalingsverkeer via Isabel, waaronder:
- uitvoering en vrijgave van betalingen
- controle op betalingsbestanden en autorisaties
- beheer van gebruikersrechten binnen Isabel
- bewaking van fraudepreventie, veiligheid en compliancerichtlijnen
- Je zorgt voor tijdige, correcte en beveiligde geldstromen en bent eindverantwoordelijke voor de proceskwaliteit.
2. Compliance, regelgeving en externe rapportering
- Je volgt boekhoudwetgeving, verslaggevingsnormen, auditvereisten en fiscale regels nauwgezet op.
- Je vertaalt deze naar concrete richtlijnen en processen binnen de financiële dienst.
- Je bent verantwoordelijk voor:
- de formele indiening van de jaarrekening
- wettelijk verplichte staten, bijlagen en toelichtingen
- verantwoordingsrapportering aan overheid en toezichthouders
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe audit.
- Je bewaakt correcte toepassing van btw regelgeving, roerende voorheffing en sociale zekerheidsverplichtingen.
- Kennis van overheidsrapportering en ESR rapportering is een sterke meerwaarde.
- Kennis van SAP DRC is een pluspunt.
3. Procesbeheer & digitalisering
- Je optimaliseert financiële processen en ondersteunt automatisatie, digitalisering en datakwaliteit.
- Je werkt nauw samen met het Hoofd Gebruikersondersteuning, IT/BI teams en controlling voor optimaal gebruik van SAP FI/CO, SAP DRC en andere systemen.
- Je ontwikkelt en onderhoudt procesdocumentatie, interne controles en kwaliteitsstandaarden.
- Je leidt verander- en verbeterprojecten binnen de financiële keten.
4. Teamleiding & organisatieontwikkeling
- Je geeft leiding aan medewerkers binnen boekhouding en financieel beheer en bouwt een kwaliteitsgericht, stabiel en professioneel team uit.
- Je coacht medewerkers, stimuleert kennisdeling en zorgt voor expertiseopbouw.
- Je organiseert en bewaakt taakverdeling, opvolging en prioritering.
- Je garandeert continuïteit in kritieke processen zoals betalingen, facturatie, loonverwerking, interne controle en de jaarrekening.
5. Samenwerking en stakeholdermanagement
- Je werkt intensief samen met FP&A, financieel beleid, het Hoofd Gebruikersondersteuning, HR, aankoop, juridische dienst en onderzoeksadministratie.
- Je adviseert management en bestuur over risico’s, compliance, operationele processen en optimalisatiemogelijkheden.
- Je vertegenwoordigt Financiën in overlegfora, werkgroepen en projecten.
- Je onderhoudt professionele relaties met auditinstanties, overheidspartners, banken en leveranciers.
Kennis en ervaring
- Masterdiploma in een economische, financiële of boekhoudkundige richting
- Ruime ervaring in boekhouding, financieel beheer en interne controle binnen een complexe organisatie.
- Diepgaande kennis van verslaggevingsnormen, auditvereisten en het volledige proces van de jaarlijkse afsluiting en opmaak van de jaarrekening.
- Ervaring met loonadministratie (of nauwe samenwerking met payroll) en verwerking van onkosten.
- Ervaring met betalingsverkeer, bij voorkeur via Isabel, is een sterk pluspunt.
- Ervaring met SAP FI/CO; kennis van SAP DRC is een meerwaarde.
- Kennis van overheidsrapportering of ESR rapportering is een sterke troef.
- Leidinggevende ervaring.
- Affiniteit met digitalisering, procesoptimalisatie en datakwaliteit.
- Vlotte communicatie in Nederlands en Engels.
Vaardigheden en attitudes
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
- Je combineert detailgerichtheid met helikopterview.
- Je kan complexe financiële materie helder en toegankelijk uitleggen.
- Je bent een verbindende, coachende leidinggevende.
- Je bent proactief, oplossingsgericht en sterk organisatorisch ingesteld.
- Je floreert in een omgeving waar verandering, groei en professionalisering centraal staan.
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A+. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.
Bezorg ons ten laatste op 01-07-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via
[email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ of contacteer ons via
[email protected].
