La Louvain Welcome House est un projet institutionnel destiné à créer, au cœur de Louvain-la-Neuve, un lieu visible et accueillant consacré à l’accueil, à l’orientation et à l’intégration des publics internationaux et des visiteur·euses de l’UCLouvain. Elle offrira un point de contact humain, permanent et multilingue, rendra les services existants plus lisibles et contribuera à valoriser la diversité internationale de l’Université.
Le projet s’adresse notamment aux étudiant·es internationaux·ales en échange ou en cursus, aux nouveaux·elles étudiant·es, doctorant·es, chercheur·euses et professeur·es invité·es, aux alumni, aux visiteur·euses ainsi qu’aux membres de la communauté universitaire impliqués dans l’accueil. La Louvain Welcome House fonctionnera comme un guichet d’orientation : elle ne se substituera pas aux services compétents, mais facilitera l’accès au bon interlocuteur et articulera les expertises de l’Administration des relations internationales (ADRI), de l’Administration de la vie étudiante (AVIE), de l’Administration des relations extérieures et de la communication (AREC), des facultés, des secteurs et de partenaires externes.
Le projet se déploiera par étapes : conception et modélisation en 2026, expérimentation sous la forme d’une Louvain Welcome House « pop-up », préparation de l’aménagement des locaux, puis ouverture officielle prévue entre septembre et décembre 2027. Le ou la chargé·e de mission aura un rôle déterminant pour transformer l’ambition institutionnelle en un dispositif opérationnel, soutenable et évalué.
Il ou elle travaillera directement avec la coordinatrice de la cellule Accueil et Attractivité et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’ADRI.
Objectifs de la fonction :
Le ou la chargé·e de mission assure le pilotage de la phase de mise en place de la Louvain Welcome House. Il ou elle aura notamment pour objectifs de :
- traduire la vision du projet en un plan de mise en œuvre précis, assorti d’un calendrier, de responsabilités, de livrables et de critères de qualité ;
- définir le modèle de gouvernance, de fonctionnement et de collaboration entre les entités et partenaires concernés ;
- préparer et coordonner les phases d’expérimentation, d’ouverture et d’évaluation ;
- sécuriser les conditions humaines, financières, organisationnelles et partenariales nécessaires à la pérennité du dispositif ;
- mobiliser les parties prenantes et garantir une circulation fluide de l’information autour du projet.
