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RECEPTIONNIST(E) (Centre Bruxelles)

Iris Group
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Détails de l'emploi

Temps plein
Il y a 2 jours

Qualifications

Bilingue
Français
BA4
Anglais
Microsoft Office
Sens de l'organisation
Office management
Néerlandais

Description complète du poste

Es-tu un(e) professionnel(le) organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) service ? Être le premier point de contact dans un environnement agréable et dynamique te donne de l’énergie ? Et souhaites-tu contribuer au bon fonctionnement quotidien d’un site prestigieux ?

Alors ce défi est fait pour toi !

Tes responsabilités:

En tant que Réceptionniste, tu représentes l’image de l'entreprise et tu garantis un accueil professionnel, chaleureux et irréprochable aux collaborateurs, visiteurs et partenaires.

Accueil

Assurer un fonctionnement complet, accueillant et professionnel de la réception pendant les heures d’ouverture définies
Appliquer les procédures de sécurité afin de garantir le contrôle des personnes, des biens et des colis
Réceptionner et expédier le courrier entrant et sortant, les colis et les envois
Transférer le courrier vers les bons départements, y compris les services juridiques
Gérer la communication de la réception via e-mail, chat et téléphone
Créer des tickets de maintenance et contribuer à leur résolution rapide et efficace
Créer des tickets auprès des équipes support internes (IS&T, Wrike, Global Security, …)
Veiller à ce que la réception et les salles de réunion soient toujours propres et en ordre
Soutenir l’organisation d’événements locaux (mise en place des salles, catering, salles de réunion externes)
Soutenir le processus de commande des consommables (bureau, boissons, …)
Superviser les prestataires externes (nettoyage, catering, maintenance)
Coordonner la réception, les fournisseurs externes et les contacts internes
Soutenir les opérations quotidiennes du facility ainsi que le Facility Manager dans des tâches ad hoc
Soutenir l’onboarding des nouveaux collaborateurs et garantir un accueil chaleureux et professionnel
Gérer les badges, cartes d’accès et clés
Gérer les outils visiteurs et respecter les directives globales de sécurité (enregistrement des visiteurs, remise des badges)
Organiser les transports (taxis et autres moyens) pour les collaborateurs et visiteurs
Former les intérimaires afin d’assurer la continuité des tâches de réception
Gérer les parkings et espaces de stockage
Suivre et transmettre les factures et rappels aux bonnes personnes de contact
Effectuer si nécessaire le nettoyage de base des machines à café et lave-vaisselle
Soutenir les Business Units dans l’envoi d’équipements vers les centres de recyclage

Single Point of Contact sur le site

Collaborer avec le facility management et signaler les dommages relevant du propriétaire
Coordonner les projets d’amélioration du facility
Collaborer avec l’Operations Management et soutenir certains programmes et projets spécifiques
Coordonner la communication avec les fournisseurs locaux de services facility et assurer le support administratif
Assurer des formations EHS
Gérer les formalités douanières (spécifiques au site)
Gérer la correspondance, y compris les garanties bancaires
Effectuer les tâches liées aux premiers secours et à la lutte incendie

Tes talents et ton background :

Tu as de l’expérience en réception, office management, facility management ou dans une fonction similaire
Tu es orienté(e) client, professionnel(le) et service-minded
Tu es structuré(e), rigoureux(se) et organisé(e)
Tu travailles de manière autonome et prends des initiatives
Tu communiques facilement avec différents interlocuteurs
Tu maîtrises bien MS Office
Tu es parfaitement bilingue néerlandais–anglais ou français-anglais
Tu disposes d’un certificat BA4 ou es prêt(e) à l’obtenir

Ce que nous offrons :

Une fonction variée avec de nombreux contacts dans un environnement professionnel et agréable
De l’autonomie et des responsabilités
L’opportunité de contribuer activement à l'amélioration de l’expérience sur le lieu de travail
Un package salarial attractif adapté à ton expérience

Prêt(e) pour un nouveau défi ? Envoie-nous ton CV et découvre ta prochaine étape de carrière.

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