Es-tu un(e) professionnel(le) organisé(e), proactif(ve) et orienté(e) service ? Être le premier point de contact dans un environnement agréable et dynamique te donne de l’énergie ? Et souhaites-tu contribuer au bon fonctionnement quotidien d’un site prestigieux ?
Alors ce défi est fait pour toi !
Tes responsabilités:
En tant que Réceptionniste, tu représentes l’image de l'entreprise et tu garantis un accueil professionnel, chaleureux et irréprochable aux collaborateurs, visiteurs et partenaires.
- Assurer un fonctionnement complet, accueillant et professionnel de la réception pendant les heures d’ouverture définies
- Appliquer les procédures de sécurité afin de garantir le contrôle des personnes, des biens et des colis
- Réceptionner et expédier le courrier entrant et sortant, les colis et les envois
- Transférer le courrier vers les bons départements, y compris les services juridiques
- Gérer la communication de la réception via e-mail, chat et téléphone
- Créer des tickets de maintenance et contribuer à leur résolution rapide et efficace
- Créer des tickets auprès des équipes support internes (IS&T, Wrike, Global Security, …)
- Veiller à ce que la réception et les salles de réunion soient toujours propres et en ordre
- Soutenir l’organisation d’événements locaux (mise en place des salles, catering, salles de réunion externes)
- Soutenir le processus de commande des consommables (bureau, boissons, …)
- Superviser les prestataires externes (nettoyage, catering, maintenance)
- Coordonner la réception, les fournisseurs externes et les contacts internes
- Soutenir les opérations quotidiennes du facility ainsi que le Facility Manager dans des tâches ad hoc
- Soutenir l’onboarding des nouveaux collaborateurs et garantir un accueil chaleureux et professionnel
- Gérer les badges, cartes d’accès et clés
- Gérer les outils visiteurs et respecter les directives globales de sécurité (enregistrement des visiteurs, remise des badges)
- Organiser les transports (taxis et autres moyens) pour les collaborateurs et visiteurs
- Former les intérimaires afin d’assurer la continuité des tâches de réception
- Gérer les parkings et espaces de stockage
- Suivre et transmettre les factures et rappels aux bonnes personnes de contact
- Effectuer si nécessaire le nettoyage de base des machines à café et lave-vaisselle
- Soutenir les Business Units dans l’envoi d’équipements vers les centres de recyclage
- Collaborer avec le facility management et signaler les dommages relevant du propriétaire
- Coordonner les projets d’amélioration du facility
- Collaborer avec l’Operations Management et soutenir certains programmes et projets spécifiques
- Coordonner la communication avec les fournisseurs locaux de services facility et assurer le support administratif
- Assurer des formations EHS
- Gérer les formalités douanières (spécifiques au site)
- Gérer la correspondance, y compris les garanties bancaires
- Effectuer les tâches liées aux premiers secours et à la lutte incendie
Tes talents et ton background :
- Tu as de l’expérience en réception, office management, facility management ou dans une fonction similaire
- Tu es orienté(e) client, professionnel(le) et service-minded
- Tu es structuré(e), rigoureux(se) et organisé(e)
- Tu travailles de manière autonome et prends des initiatives
- Tu communiques facilement avec différents interlocuteurs
- Tu maîtrises bien MS Office
- Tu es parfaitement bilingue néerlandais–anglais ou néerlandais–français
- Tu disposes d’un certificat BA4 ou es prêt(e) à l’obtenir
Ce que nous offrons :
- Une fonction variée avec de nombreux contacts dans un environnement professionnel et agréable
- De l’autonomie et des responsabilités
- L’opportunité de contribuer activement à l'amélioration de l’expérience sur le lieu de travail
- Un package salarial attractif adapté à ton expérience
Prêt(e) pour un nouveau défi ? Envoie-nous ton CV et découvre ta prochaine étape de carrière.
