Environnement de travail
- Le service informatique du SPF BOSA fait partie de la direction générale des Services de soutien internes ; il élabore et met en œuvre la politique d'informatisation du SPF BOSA.
- En tant que IT Demand & Project Manager, vous rejoindrez l'équipe IT Office, l'une des quatre équipes du service informatique.
- L'équipe IT Office est chargée d'encadrer les activités des autres équipes du service informatique, à savoir ES (plateformes ERP), AS (développements spécifiques), Gestion des postes de travail, Infrastructure, Centre de services, SecOps et Architecture informatique.
- De plus, l'équipe entretient des relations avec les clients internes dans le cadre de l'analyse des besoins de l'entreprise. À cet égard, elle veille à ce que les technologies les plus adaptées soient utilisées et pilote les projets.
Description de fonction
En tant que responsable des demandes informatiques et chef de projet, vous constituez un maillon essentiel entre les clients et le service informatique. Votre mission consiste à comprendre les besoins changeants de notre organisation et à y anticiper, dans un environnement informatique en constante évolution.
Ce poste combine deux responsabilités distinctes : la préparation et l’accompagnement des demandes informatiques, ainsi que la gestion des projets qui vous sont confiés. Toutes les demandes ne se transforment pas automatiquement en projets, et le titulaire du poste n’est pas nécessairement tenu de diriger lui-même chaque initiative approuvée.
L’attribution concrète des projets se fait en fonction de la priorité, de la complexité, de l’autonomie requise, des capacités disponibles et des éventuels conflits d’intérêts.
Pour une gouvernance saine, le sponsor/maître d’ouvrage reste responsable des objectifs métier et des décisions, tandis que les architectes, les responsables de la sécurité et des services restent responsables de leur domaine d’expertise spécifique.
Dans ce cadre, vous veillez à ce que les demandes informatiques et les projets qui vous sont attribués soient menés à bien conformément aux règles de gouvernance en vigueur.
Principales responsabilités
Relations clients et gestion de la demande
Objectif : Entretenir une relation durable et transparente avec les clients internes et comprendre leur contexte et leurs besoins.
- Vous êtes l'interlocuteur privilégié des clients du service informatique et organisez des réunions de coordination régulières.
- Vous acquérez une bonne compréhension de leurs objectifs, processus, applications, technologies, points de blocage et changements prévus.
- Vous expliquez clairement l'offre, le fonctionnement, les possibilités et les réalisations du service informatique.
- Vous veillez au respect des attentes, formalisez les accords et assurez un retour d'information en temps opportun sur les questions et les initiatives.
Analyse des besoins et préparation des décisions
Objectif : Transformer les demandes en besoins informatiques suffisamment clairs, étayés et évaluables.
- Vous identifiez et clarifiez les besoins, le résultat visé, le périmètre, les parties prenantes concernées et les conditions cadres.
- Vous réalisez ou coordonnez une première analyse fonctionnelle, organisationnelle et technique.
- Vous accompagnez le client dans l'élaboration de l'analyse de rentabilité, comprenant notamment les avantages, les coûts, les risques, les dépendances et les capacités requises.
- Vous vous concertez avec les architectes, les responsables de services et les équipes techniques afin de déterminer la réponse la plus appropriée et la plus réalisable.
- Vous veillez à ce que les propositions soient conformes à l'architecture de référence, aux exigences de sécurité et aux services existants.
- Vous préparez la hiérarchisation des priorités et la prise de décision, et vous suivez la demande tout au long du processus.
Lancement et planification du projet
Objectif : Traduire les initiatives approuvées en un projet réalisable et soutenu.
- En collaboration avec le promoteur, le donneur d'ordre et les parties prenantes, vous définissez les objectifs du projet, son périmètre, les livrables et les critères de réussite.
- Vous élaborez un plan de projet comprenant l'approche, le phasage, les jalons, le calendrier, le budget, les ressources, les dépendances et la gouvernance.
- Vous organisez les validations nécessaires et clarifiez les rôles, les responsabilités et les procédures d'escalade.
- Vous allouez les ressources du projet et coordonnez l'intervention du personnel interne, des fournisseurs et des consultants externes.
Exécution et pilotage de projets
Objectif : Mener à bien les projets de manière contrôlée et les réorienter en temps utile en cas d'écarts.
- Vous dirigez une ou plusieurs équipes de projet et organisez la collaboration entre les métiers, l'informatique, les fournisseurs et les autres partenaires.
- Vous assurez un suivi actif du planning, du périmètre, du budget, des ressources, de la qualité, des risques, des problèmes, des décisions et des dépendances.
- Vous gérez les demandes de modification et évaluez leur impact avant qu'elles ne soient soumises pour décision.
- Vous supervisez la livraison, la réception, le transfert vers les « opérations » et la clôture, y compris la documentation et les « leçons apprises ».
- Vous appliquez la méthodologie la plus appropriée, par exemple Agile, PRINCE2 ou une approche hybride, dans le respect des cadres organisationnels en vigueur.
- Vous animez des ateliers, des réunions de projet et des comités de pilotage, et veillez à ce que les décisions et les actions à mener soient clairement définies.
- Vous rendez compte en temps utile et avec précision de l'avancement, des jalons, des ressources, des risques, des problèmes et des points de décision.
Contribution au portfoglio, aux ressources et aux processus
Objectif : Améliorer la cohérence entre les demandes et les projets et contribuer à un fonctionnement informatique maîtrisé.
- Vous veillez à la cohérence et aux interdépendances entre les demandes, les projets et les autres initiatives.
- Vous fournissez des informations fiables pour les synthèses de portfoglio, la hiérarchisation des priorités, la planification des ressources et les rapports de gestion.
- Vous contribuez à l'amélioration des processus liés aux demandes et aux projets, ainsi qu'à l'utilisation cohérente des outils d'accompagnement.
Description du profil
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de licence ou de master, de préférence en informatique, en gestion d'entreprise, en administration publique ou dans un domaine connexe, ou vous compensez ce manque par une expérience pertinente.
- Vous avez au moins 3 ans d'expérience dans une fonction pertinente
- Vous disposez d'une expérience pertinente dans l'analyse et le suivi des besoins informatiques et/ou la gestion de projets TIC.
- Vous avez de l'expérience dans les analyses de rentabilité, les exigences fonctionnelles, l'analyse des risques, la gestion des parties prenantes et le reporting de gestion.
- Une expérience en gestion des services informatiques, en accords de niveau de service (SLA), en gestion de portefeuille ou en gestion des ressources constitue un atout.
- Vous disposez d'excellentes compétences en communication et en collaboration.
- Vous parlez français, avec une bonne connaissance du Néerlandais et de l'Anglais
Compétences techniques
- Vous disposez d'une bonne connaissance générale des services informatiques, de l'infrastructure, des applications, des intégrations, des données, de la sécurité et de l'architecture.
- Vous maîtrisez les méthodes de gestion de projet telles que Agile, PRINCE2 ou une approche hybride ; une certification est un atout.
- Vous maîtrisez également les processus de gestion de la demande, du portefeuille et des services ; une expérience avec ServiceNow SPM/ITSM ou des outils similaires est un atout.
- Vous êtes capable d'interpréter les informations financières, de capacité et de planification, et de gérer plusieurs initiatives simultanément.
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