Administrateur / Administratrice d’entreprise
Employeur : Access Infrastructure GroupFonction : Administrateur / Administratrice d’entrepriseDépartement : Administration et opérationsLieu de travail : BelgiqueType de fonction : Employé(e) administratif(ve)Responsable hiérarchique : Direction / Responsable désigné par l’entreprise
1. Objet de la fonction
L’Administrateur / Administratrice d’entreprise assure le bon fonctionnement administratif quotidien d’Access Infrastructure Group en Belgique.
La personne occupant cette fonction apporte un soutien direct à la direction et aux équipes opérationnelles. Elle veille à ce que les dossiers administratifs soient correctement tenus, que les informations nécessaires soient disponibles et à jour, et que les échanges avec les clients, fournisseurs, travailleurs et partenaires soient traités de manière professionnelle et dans les délais requis.
Cette fonction demande une personne organisée, fiable et capable de travailler de manière autonome tout en respectant les procédures internes de l’entreprise.
2. Responsabilités principales
Les responsabilités comprennent notamment :
- assurer la gestion administrative quotidienne du bureau et des activités de l’entreprise ;
- gérer les courriels, appels téléphoniques, courriers et demandes administratives ;
- préparer, classer et mettre à jour les documents internes et externes ;
- organiser et maintenir les dossiers clients, fournisseurs, travailleurs et sous-traitants ;
- assurer le suivi administratif des projets et interventions en cours ;
- préparer et mettre en forme des devis, bons de commande, rapports, feuilles de suivi et autres documents commerciaux ;
- assurer le suivi administratif des factures clients et fournisseurs ;
- transmettre les informations nécessaires à la comptabilité ou au prestataire comptable de l’entreprise ;
- maintenir les registres administratifs et tableaux de suivi utilisés par la direction ;
- organiser les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels lorsque cela est nécessaire ;
- assister la direction dans l’organisation quotidienne des activités en Belgique ;
- assurer une communication professionnelle avec les clients, hôtels, gestionnaires d’immeubles, fournisseurs et partenaires commerciaux ;
- transmettre les demandes reçues au membre approprié de l’équipe et en assurer le suivi ;
- contribuer à la préparation administrative des nouveaux projets et contrats ;
- vérifier que les documents nécessaires sont disponibles avant le démarrage d’une intervention ;
- contribuer au suivi administratif des formations, qualifications, certifications et documents professionnels du personnel lorsque cela relève de la fonction ;
- assurer le classement et l’archivage appropriés des documents de l’entreprise.
3. Administration des opérations
L’Administrateur / Administratrice apporte un soutien administratif aux opérations de maintenance de bâtiments, de maintenance hôtelière et aux autres activités techniques réalisées par Access Infrastructure Group.
À ce titre, la personne pourra notamment :
- ouvrir et maintenir les dossiers administratifs relatifs aux différents projets ;
- centraliser les informations reçues des clients et des équipes opérationnelles ;
- suivre les dates importantes, interventions programmées et échéances administratives ;
- préparer les dossiers nécessaires aux équipes avant leur mobilisation ;
- assurer le suivi des rapports et documents après intervention ;
- maintenir une organisation claire des documents relatifs aux différents sites et clients ;
- signaler rapidement à la direction tout document manquant, retard administratif ou difficulté susceptible d’affecter le bon déroulement d’un projet.
La fonction reste principalement administrative. Toute responsabilité technique nécessitant une qualification ou une certification particulière doit être exercée par une personne disposant de la compétence requise.
4. Administration commerciale
En collaboration avec la direction, la personne pourra également participer au suivi commercial de l’entreprise.
Cela peut comprendre :
- l’enregistrement et le suivi des demandes de renseignements ;
- la préparation administrative des propositions commerciales et devis ;
- la mise à jour des informations clients ;
- le suivi des devis transmis ;
- l’organisation des rendez-vous commerciaux ;
- la préparation de documents de présentation ou d’informations destinés aux clients ;
- le maintien d’un historique clair des échanges et actions commerciales ;
- le suivi administratif des nouveaux clients et fournisseurs.
La négociation ou l’engagement contractuel de l’entreprise reste soumis aux pouvoirs et autorisations accordés par la direction.
5. Facturation et suivi administratif financier
Dans les limites de ses responsabilités et sans se substituer au comptable ou au conseiller fiscal de l’entreprise, l’Administrateur / Administratrice pourra :
- préparer les informations nécessaires à l’établissement des factures ;
- vérifier les références administratives figurant sur les commandes et factures ;
- maintenir les tableaux de suivi des factures émises et reçues ;
- signaler les factures arrivées à échéance ;
- transmettre les documents demandés au comptable ou au secrétariat social ;
- classer les justificatifs et documents financiers ;
- assurer le suivi administratif des dépenses professionnelles.
Toute validation définitive de paiement, engagement financier ou décision comptable reste soumise aux procédures d’autorisation de l’entreprise.
6. Administration du personnel
Selon les besoins de l’entreprise, la fonction pourra comprendre un soutien administratif concernant le personnel et les sous-traitants, notamment :
- maintien des coordonnées et documents professionnels ;
- collecte et classement des feuilles de temps ;
- suivi des absences communiquées ;
- organisation administrative des intégrations et départs ;
- suivi documentaire des formations et qualifications ;
- préparation des informations destinées au secrétariat social ;
- conservation organisée des documents relatifs à l’emploi conformément aux procédures de l’entreprise et aux règles applicables.
Les décisions concernant le recrutement, la rémunération, les mesures disciplinaires ou la rupture d’une relation de travail restent du ressort de la direction ou des personnes expressément autorisées.
7. Confidentialité et protection des informations
La fonction donne accès à des informations commerciales, financières, contractuelles et personnelles qui peuvent être confidentielles.
L’Administrateur / Administratrice doit traiter ces informations avec discrétion et uniquement dans le cadre de ses fonctions professionnelles.
Les informations relatives aux clients, travailleurs, fournisseurs, prix, contrats, opérations, systèmes internes et activités commerciales ne peuvent être communiquées à des personnes non autorisées.
Les données à caractère personnel doivent être traitées conformément aux procédures de l’entreprise et aux règles applicables en matière de protection des données.
L’obligation de confidentialité continue à s’appliquer après la fin de la relation de travail dans la mesure prévue par la loi et les engagements contractuels applicables.
8. Qualités et compétences recherchées
Le candidat ou la candidate doit idéalement démontrer :
- une excellente organisation ;
- une bonne capacité à gérer plusieurs priorités ;
- une communication professionnelle, écrite et orale ;
- une bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques ;
- une attention particulière aux détails ;
- une capacité à respecter les échéances ;
- de la discrétion dans le traitement des informations confidentielles ;
- une capacité à travailler de manière autonome ;
- une attitude professionnelle envers les clients et partenaires ;
- une capacité à travailler efficacement dans un environnement où les priorités opérationnelles peuvent évoluer.
La connaissance du français, du néerlandais et/ou de l’anglais constitue un avantage selon les besoins du poste et les marchés suivis.
9. Organisation du travail
Les horaires et le régime de travail sont ceux prévus par le contrat de travail, le règlement de travail de l’entreprise et les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables.
La fonction peut nécessiter des échanges avec les autres implantations, clients ou équipes d’Access Infrastructure Group ainsi que, lorsque cela est raisonnablement nécessaire, des déplacements professionnels.
Les modalités applicables aux déplacements, frais professionnels, horaires et lieux de travail sont régies par le contrat de travail, le règlement de travail et les politiques internes applicables.
10. Évolution de la fonction
La présente description définit les responsabilités principales de la fonction. Les tâches administratives peuvent évoluer raisonnablement en fonction du développement de l’entreprise, de son organisation et de ses activités.
Toute modification concernant un élément essentiel de la relation de travail reste soumise aux dispositions légales et contractuelles applicables.
11. Standards professionnels
Dans l’exercice de ses fonctions, l’Administrateur / Administratrice est tenu(e) :
- d’exécuter son travail avec soin, diligence et professionnalisme ;
- de respecter les instructions légitimes données dans le cadre de la relation de travail ;
- de respecter les procédures internes et le règlement de travail ;
- de protéger les intérêts légitimes et les informations confidentielles de l’entreprise ;
- d’adopter un comportement professionnel envers les collègues, clients, fournisseurs et partenaires ;
- de signaler rapidement toute erreur, difficulté ou situation susceptible d’avoir une incidence importante sur l’entreprise ou sur un client ;
- de respecter les règles applicables en matière de sécurité, de confidentialité et de protection des données.
12. Cadre applicable
La présente description de fonction doit être lue conjointement avec le contrat de travail, le règlement de travail, les politiques internes de l’entreprise ainsi que les dispositions légales, réglementaires et conventions collectives de travail applicables en Belgique.
En cas de divergence, les dispositions impératives du droit belge et les conventions collectives applicables prévalent.
Rémunération : 37 447,59€ à 55 000,00€ par an
Avantages :
- Assurance hospitalisation
- Remboursement des frais de téléphone
- Remboursement des frais de voyage
- Uniformes fournis
Lieu du poste : Travail hybride (Bruxelles)
