Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.
Fedasil zoekt een
Administratief Assistent Medisch Secretariaat (M/V/X)
voor het Aanmeldcentrum – Dispatching
Werfreserve selectie.
Referentienummer: 99007/50046
FUNCTIE
Doel
Je biedt dagelijks ondersteuning aan uw leidinggevende en collega’s en draagt zo bij aan een vlotte organisatie en goede werking van de dienst. Als medisch administratief assistent sta je onder meer in voor het beheer van dossiers en afspraken en voor de communicatie met verschillende gesprekspartners. Op die manier ondersteunje de verpleegkundigen en artsen in hun dagelijkse werkzaamheden en draag je bij aan een efficiënte werking van de medische dienst.
Context
Het Aanmeldcentrum (AMC) behoort tot het departement “Aankomst” en werd opgericht in december 2018 als het enige centrum waar de Verzoekers om Internationale Bescherming (VIB) zich kunnen aanmelden. De missie van het centrum is het identificeren van noden en het eerste onthaal van de VIB. Het aankomsttraject bestaat uit een kort verblijf inclusief materiële hulpverlening en identificatie van de belangrijkste noden van de verzoekers van de internationale bescherming (VIB) met als doel ze te kunnen laten doorstromen naar een opvangcentrum.
Het AMC bestaat uit twee operationele afdelingen: “Dispatching” en de afdeling “Ontvangst & Oriëntatie”.
Dispatching coördineert de dagelijkse toewijzing van opvangplaatsen voor asielzoekers en andere vreemdelingen die recht hebben op opvang. Ze zorgt voor een efficiënte interne doorstroming van deze mensen binnen het opvangnetwerk van het land. Ze implementeert het optimale bezettings- en aanwijzingsbeleid voor het opvangnetwerk, rekening houdend met de specifieke noden van de doelgroep.
De personeelsleden in de afdeling dispatching zorgen voor de eerste sociale en medische screening van de VIB met als doel de gepaste opvang in het aankomsttraject toe te wijzen.
De medische dienst bestaat momenteel uit 9 verpleegkundigen, 3 medisch secretaresses en een medisch verantwoordelijke. Binnenkort wordt het team verder versterkt met een extra arts.
De personeelsleden in de afdeling Ontvangst & Oriëntatie verzekeren de omkadering van de bewoners tijdens het eerste aankomsttraject (de eerste ontvangst). Deze opvang duurt in normale omstandigheden gemiddeld enkele dagen. Het centrum heeft hiervoor een capaciteit van 850 bewoners en bestaat uit 250 personeelsleden.
(meer informatie over het centrum in kwestie vind je op www.fedasil.be).
Inhoud
Je staat de verpleegkundigen en de artsen bij in het uitvoeren van hun administratieve taken:
Je draagt bij tot de goede en vlotte flow van de vragen die binnen komen per telefoon, mail of per fax.
Je bent verantwoordelijk voor het opzoeken, aanmaken, voorbereiden, klasseren en correct archiveren van dossiers.
Je behandelt mee het afsprakensysteem binnen de eigen medische dienst en met externe medische partners (oa ziekenhuisafspraken).
Je houdt de contactlijsten van de dienst up to date, zoals bvb. de contactlijst van bestaande en nieuwe opvangstructuren, contactlijst ziekenhuisdiensten/artsen, …
Je behandelt ook alle facturen die een verband hebben met de medische dienst in samenwerking met de facturatiedienst.
Je maakt verschillende verzoekschriften die nodig zijn voor de verschillende consultaties en andere externe organisaties.
Je draagt bij tot het digitaliseren, logisch ordenen en bijhouden van medische documenten, verslagen, werkinstrumenten… voor de dienst.
Je staat in voor het stockbeheer en plaatst de nodige bestellingen op vraag van de arts en/of de verpleegkundige.
PROFIEL
Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be
Diploma en ervaring
Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een medische administratieve richting.
Je hebt een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.
Technische competenties
Je hebt een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
Je hebt voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.
Generieke competenties
INFORMATIE ANALYSEREN: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.
SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.
IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.
Troeven
Je bent vertrouwd met het werken in een multidisciplinair team.
Je spreekt, Frans, Engels en/of andere vreemde talen.
AANBOD
Type overeenkomst
Voor een werfreserve.
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
We leggen een wervingsreserve aan voor alle soorten arbeidscontracten voor een periode van 2 jaar. Deze reserve kan gebruikt worden voor andere Fedasil-centra.
Plaats van tewerkstelling
Aanmeldcentrum, Negende Linielaan 27, 1000 Brussel
Loon
Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het maandsalaris bedraagt minimum €2.574,91 (startsalaris op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag varieert in functie van jouw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.bosa.belgium.be
Voordelen
26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
ZIN OM TE SOLLICITEREN?
Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 04/09/2026.
Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:
- een motivatiebrief;
- een gedetailleerd CV (waarmee we competenties en ervaring kunnen beoordelen);
- een kopie van het vereiste diploma.
Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal
Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.
Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.
Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.
SELECTIEPROCEDURE
Voorselectie
De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een gesprek en zal plaatsvinden in de week van 21/09/2026. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, wordt de kandidatuur voor de duur van 2 jaar in een wervingsreserve bijgehouden. Deze wervingsreserve kan door andere opvangcentra geraadpleegd worden. Kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Voor bijkomende info, contacteer [email protected]
