Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins est épicène.
Appel à candidatures internes et externes
Il s'agit d'une attribution à durée déterminée qui s'oriente dans une perspective pérenne.
Objectif de la fonction
Le gestionnaire administratif de département a pour objectif d’apporter une aide administrative et logistique aux chefs de département dans l’exercice des différents axes de leur mission et de l’échéancier académique. Il travaille en étroite collaboration avec les chefs de département et l’ensemble de son équipe pédagogique ainsi qu’avec les services administratifs concernés.
Le candidat sera appelé à travailler pour le département Coaching sportif sur le campus de Woluwé (Mounier 84).
Description de la fonction
La description de la fonction n’est pas exhaustive et est sujette à adaptation en fonction de l’évolution constante des besoins des équipes pédagogiques. Plus particulièrement, en termes d’aide administrative et logistique, vos tâches sont susceptibles de couvrir les spécificités suivantes :
Au niveau de la co-diplomation :
- Organiser, structurer et maintenir à jour l’ensemble des informations liées à la codiplomation.
- Assurer la bonne circulation de l’information entre les équipes, les enseignants, les étudiants et le service horaires.
- Maintenir et utiliser les outils de communication interne utilisés dans le cadre de la codiplomation.
- Contribuer au suivi administratif lié à la codiplomation.
- Participer aux réunions de la commission pédagogique de la codiplomation pour la prise de notes.
Au niveau du département :
- Gérer la boîte mail du département, des rendez-vous et coordination d’agendas ;
- Participer aux réunions d'équipe pour prises de notes, établissement de PV, suivi et communication de décisions prises ;
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations, calendriers académiques …) et réaliser la diffusion d’informations aux étudiants et aux enseignants (invitation aux journées pédagogiques, mails vers l’équipe (timing)) ;
- Informer l’équipe enseignante de la vie du département (projets, idées, news, etc)
- Actualiser des pages Intranet des étudiants (notamment en période de rentrée académique) ;
- Préparer, constituer et classer des dossiers (en ce compris le support administratif lié aux recours) ;
- Gérer des demandes de copies d'examens des étudiants ;
- Participer comme support à la commission d’admission et de validation (CAVP) des programmes ;
- Participer et collaborer avec la personne responsable pour la rédaction des marchés publics ;
- Préparer et réserver des locaux en vue des différentes réunions internes au département ;
- Être en appui à l’organisation d’évènements internes (jurys, commissions de recrutement, réunions) ou externes ;
- Être en appui à l’organisation des proclamations le cas échéant ;
- Développer les moyens de communication internes et externes du département ainsi que gérer et animer des réseaux sociaux (FB et insta);
- Assurer une veille des indicateurs de suivi du département ;
Diplôme et expériences professionnelles requis
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier ou de master de préférence dans une orientation administrative ;
- Vous pouvez justifier d’une expérience professionnelle pertinente mettant en avant une gestion administrative au service d'un public et/ou d’une équipe de travail ;
- Vous disposez d’une bonne maîtrise des outils de la suite Microsoft Office ;
- Faire état d'une expérience de gestion administrative dans un environnement pédagogique constitue un sérieux atout.
Compétences et qualités requises
- Sens du service pour répondre aux besoins ;
- Faire preuve d’organisation, de rigueur et de dynamisme ;
- Attitude proactive et autonome ;
- Très bonnes compétences communicationnelles tant à l’écrit qu’à l’oral ;
- Souplesse face aux urgences et dans l’approche de la fonction ;
- Aptitude à travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau ;
- Flexibilité horaire lors de certaines périodes clés de l'année académique (sessions d'examens, rentrée académique, réunions et conseils de département notamment).
Autres précisions
- Date d’entrée en fonction : dès que possible ;
- Régime de travail : 3/10èmes;
- Lieu de travail : campus du Mounier ;
- Type d'engagement : mission s'inscivant dans une orientation pérenne.
Procédure de sélection
- Dépôt des candidatures (CV + lettre de motivation) via votre page intranet : "postuler ci-dessous" ;
- Screening des candidatures où les critères énoncés dans l’appel d’offre sont vérifiés ;
- Rencontre des candidats sur leurs motivations et leurs compétences.
