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Business Analyst spécialisé.e en contrôle documentaire

Exquando SA
Wavre

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Détails de l'emploi

CDI | Temps plein

Avantages

Travail à domicile

Qualifications

Français
Microsoft Excel
Anglais
Certificat de l'enseignement secondaire supérieur
GED
Néerlandais

Description complète du poste

Business Analyst spécialisé.e en contrôle documentaire

En tant que Business Analyst, vous faites le lien entre les besoins métier des projets et les pratiques opérationnelles de gestion documentaire. Votre objectif est de garantir que les documents produits et échangés tout au long du cycle de vie des projets sont fiables, cohérents, maîtrisés et exploitables. Vous intervenez à la fois sur l’analyse des processus documentaires, la définition des règles de gestion, le paramétrage des outils et l’accompagnement des équipes projet et des utilisateurs.

Descriptif de fonction

L’analyse des besoins clients

– Vous collaborez avec les clients pour comprendre leurs exigences en matière de document control (flux documentaires, responsabilités, exigences contractuelles et normatives).

– Vous cartographiez les processus existants de contrôle documentaire et identifiez les écarts, risques et opportunités d’amélioration.

– Vous définissez les règles de contrôle documentaire couvrant le cycle de vie des documents : création, révision, validation, diffusion, archivage.

– Vous effectuez des analyses approfondies pour identifier les opportunités d’amélioration et recommander des solutions adaptées.

La conception et la mise en œuvre de solutions

– Vous traduisez les besoins métier en exigences fonctionnelles pour les outils de gestion documentaire (GED, CDE, plateformes collaboratives).

– Vous participez au paramétrage et à la configuration des outils de document control (structures documentaires, métadonnées, workflows, droits d’accès).

– Vous contribuez à la mise en place ou à l’adaptation des procédures de gestion documentaire, en lien avec les pratiques projet.

Le pilotage de la qualité documentaire

– Vous définissez les indicateurs de performance documentaire (qualité, délais, complétude, conformité), et mettez en place des tableaux de bord et rapports sur l’état de la documentation projet.

– Vous proposez et suivez des plans d’actions correctives en cas de non‑conformité ou de dysfonctionnement en étroite collaboration avec le Quality Manager.

La gestion du changement

– Vous assumez un rôle clé dans la gestion du changement organisationnel lié à l’implémentation de nouveaux systèmes de contrôle documentaire.

– Vous présentez et expliquez les changements aux utilisateurs finaux, organisez des formations et fournissez un soutien continu pour faciliter l’adoption et l’adaptation aux nouvelles technologies.

La collaboration interservices

– Vous travaillez en étroite collaboration avec les document controllers, chefs de projet, équipes techniques et équipes IT pour garantir une intégration fluide des logiciels de contrôle documentaire dans les infrastructures informatiques existantes.

– Vous coopérez avec les équipes de développement pour personnaliser les solutions en fonction des besoins spécifiques des clients.

Qualification et expérience requises

Expertise métier et gestion documentaire

– Vous disposez d’un parcours solide en tant que Business Analyst ou Lead Document Controller, idéalement acquis lors de projets d’implémentation de solutions logicielles de gestion documentaire

– Vous portez un intérêt marqué pour les enjeux de la maîtrise de l’information et les stratégies de gouvernance documentaire

– Vous avez déjà piloté des actions de formation et savez accompagner les utilisateurs dans l’adoption de nouveaux outils et processus

Compétences analytiques et techniques

– Vous savez diagnostiquer des problématiques complexes pour proposer des solutions pragmatiques et structurées

– Vous maîtrisez des outils et modélisation et disposez d’une expertise avancée sur Excel (fonctions complexes, analyse de données); vous maîtrisez la notation BPMN pour la modélisation de processus

– Vous rédigez avec aisance des documents clairs, structurés et synthétiques, adaptés à vos différents interlocuteurs

Compétences requises

Véritable traducteur, vous savez reformuler des exigences techniques en concepts métier compréhensibles pour des utilisateurs non-techniques
Vous gérez vos priorités avec rigueur afin de respecter les délais et les budgets impartis
Vous appréciez la collaboration et savez fédérer des parties prenantes tant internes qu’externes autour d’un objectif commun
Vous communiquez avec fluidité à l’oral comme à l’écrit en français et en anglais. La connaissance du néerlandais est un avantage certain.

Ce que nous vous offrons

Exquando vous offre la possibilité de développer vos connaissances et votre expertise dans un environnement passionnant et stimulant. Nos clients sont des organisations majeures des secteurs de la construction, pharmaceutique, bancaire, de l’énergie et de l’assurance.

Une formation adéquate en interne sera fournie. Vous serez encouragé.e à échanger avec la communauté professionnelle de l’information et à partager vos connaissances et votre expérience nouvellement acquises.

L’environnement de travail chez Exquando est dynamique et flexible. Nous encourageons la créativité et la proactivité. Et nous aimons prendre du plaisir au travail !

Nous offrons un contrat à durée indéterminée, à temps plein et un package salarial attractif. Notre siège d’exploitation est basé à Wavre, mais la plupart des missions peuvent nécessiter une présence, à court, moyen ou même plus long terme chez les clients. Du télétravail partiel est autorisé.

Il est également crucial pour nous que le/la candidat.e soit sensible aux valeurs d’Exquando.

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