Localisation : Bureaux Neybor, Ixelles, Bruxelles Type de contrat : CDI, temps plein, full-office Date de prise de fonction : 1er juillet — 1er août 2026 Rémunération : Salaire compétitif + chèques-repas + téléphone
Neybor en quelques mots
Fondé en 2020, Neybor est un groupe immobilier bruxellois spécialisé dans le coliving et le smartliving. Nous gérons aujourd'hui un portefeuille de ~35 immeubles abritant plus de 300 locataires à travers Bruxelles, en propriété directe et pour le compte de propriétaires externes.
Le groupe est structuré autour de neufs entités juridiques : Neybor Holding, plusieurs SPV portant l'immobilier et Neybor Services (la société de gestion). Cette architecture multi-entités est un actif stratégique — elle exige une stewardship corporate sérieuse.
Après une phase de croissance intense, nous entrons dans une phase de stabilisation et d'optimisation. Les outils sont en place, les processus sont rodés. Nous cherchons la personne qui va prendre la responsabilité de la gestion administrative et comptable de l'ensemble du groupe : statutaire, gouvernance, paie, AP/AR, refacturation propriétaires, et interface avec le comptable externe.
C'est un rôle de stewardship corporate : tu seras la personne de confiance qui tient le cadre administratif et financier du groupe, qui assure que les obligations statutaires sont respectées sur toutes les entités, et que les flux opérationnels tournent sans accroc.
L'équipe
Tu rejoindras une équipe resserrée et expérimentée :
- Les Principals (Matthieu et Harold) — direction stratégique, financement, valorisation
- Property Manager — immeubles, fournisseurs, maintenance, équipe cleaning
- Commercial & Marketing Lead — locataires, revenus, marketing, propriétaires externes
- Toi — administration des sociétés, AP, AR, paie, statutaire, refacturation propriétaires
Tu travailleras en lien étroit avec notre comptable externe (ton interlocuteur clé) et le secrétariat social belge pour la paie. Tu reportes directement aux Principals avec un 1:1 mensuelle et une revue mensuelle de clôture.
Ce que tu vas faire
Gestion corporate et conformité statutaire
C'est le cœur du rôle.
- Tenir le registre UBO sur l'ensemble des entités du groupe
- Préparer et coordonner les assemblées générales annuelles (convocations, PV, dépôts)
- Coordonner les dépôts statutaires belges (comptes annuels, modifications statutaires) avec le comptable externe
- Suivre les mandats (gérants, administrateurs) et leur publication au Moniteur belge
- Gérer les flux intercompagnies entre Holding, SPV, Neybor Services et Robin Menuiserie
- Tenir les obligations administratives internes sur l'ensemble des SPV
- Gérer les courriers physiques et l'envoi recommandé électronique (eBox)
Comptes fournisseurs (AP)
- Réceptionner, valider et router les factures pour approbation via les outils d'automatisation AP
- Effectuer les runs de paiement sur l'ensemble des entités du groupe
- Maintenir les données fournisseurs
- Coordonner la clôture AP mensuelle avec le comptable externe
Comptes clients et flux de paiement locataires
- Superviser la collecte des loyers et gérer les exceptions
- Rediriger les paiements locataires vers les propriétaires externes
- Réceptionner les garanties locatives, gérer le compte séquestre et traiter les restitutions
- Suivre les retards de paiement en coordination avec le Commercial Lead
Refacturation aux propriétaires externes
- Calculer les coûts récupérables selon les termes des mandats de gestion
- Refacturer les coûts récupérables aux 7 propriétaires externes
- Préparer les états mensuels (volet financier) pour les propriétaires externes
- Calculer et rapprocher les commissions
Paie et administration RH
- Coordonner la paie avec le secrétariat social belge (Securex / Partena / SD Worx)
- Gérer l'administration RH : contrats, avantages, notes de frais
- Onboarder administrativement les stagiaires (chambres, déclaration des avantages en nature)
Interface avec le comptable externe
- Être le point de contact privilégié du cabinet comptable externe
- Préparer le dossier de clôture mensuelle
- Livrer la documentation pour les processus de valorisation, audit et financement
- Coordonner la comptabilité spécifique à l'immobilier (amortissements, capex, intercos)
- Tu n'es pas un subordonné du comptable externe — tu es son interlocuteur côté groupe, celui qui pilote ce qui rentre et ce qui sort
Le profil qu'on cherche
Expérience
- 3 à 5 ans dans une fonction de gestionnaire administratif et financier, comptable d'entreprise dans une structure multi-entités, ou expérience équivalente en fiduciaire / family office
- Bonne connaissance pratique de la paie belge, de l'UBO, des assemblées générales et des obligations statutaires
- Expérience d'une structure multi-entités (groupes immobiliers, holdings, family offices)
- À l'aise avec les outils d'automatisation AP (Pennylane, Yokoy ou équivalents)
- Une exposition à l'immobilier ou au property management est un plus
Compétences
- Français impératif, anglais de niveau de base suffisant pour les échanges occasionnels
- Maîtrise du plan comptable belge
- Connaissance des mécanismes corporate belges : SRL/SA, mandats, AG, dépôts au Moniteur
- À l'aise avec Excel et les outils tech-forward (on déploie de l'automatisation, tu vas la piloter)
- Tu écris des emails clairs, tu sais expliquer une ligne comptable ou une question statutaire à un non-spécialiste
Mentalité
- Driven — tu prends la responsabilité de ce que tu livres
- Rigoureux — zéro erreur AP, zéro paiement en double, zéro échéance statutaire manquée
- Autonome — tu organises ton travail, tu n'attends pas qu'on te dise quoi faire
- Discret et de confiance — tu manipules des données financières et corporate sensibles, tu sais ce que ça implique
- Curieux du tech — tu n'as pas peur des nouveaux outils, tu aimes même les apprendre
Pourquoi ce poste
- Stewardship corporate réelle — tu portes l'admin de 9 entités, pas juste un poste de saisie
- Portefeuille stabilisé — pas de chaos de growth phase, des flux prévisibles à industrialiser
- Outils en place et à déployer — automatisation AP, eBox, modèles d'états mensuels propriétaires
- Vraie autonomie — tu portes le back-office et l'admin corporate, tu n'es pas un exécutant
- Lien direct avec les Principals — pas de couches managériales, ton travail est vu
- Périmètre complet — corporate, AP, AR, paie, statutaire, refacturation — tu touches à tout
- Bureaux à Ixelles — facilement accessible, dans un quartier vivant
Conditions
- CDI temps plein, 100% en présentiel dans nos bureaux d'Ixelles
- Salaire compétitif, calibré sur ton expérience
- Chèques-repas
- Téléphone professionnel
- Période d'essai standard
Candidater
Envoie ton CV et une courte lettre de motivation à [email protected].
Dans ta candidature, dis-nous :
- Pourquoi un rôle de gestionnaire de sociétés dans un groupe immobilier multi-entités t'attire
- La situation corporate ou statutaire la plus complexe que tu as eu à gérer (UBO, AG, dépôts, intercos…), et comment tu l'as résolue
- Un outil ou un process que tu as déployé dans ton rôle actuel et qui a vraiment changé la donne
On lit toutes les candidatures. Pas besoin de relances.
Rémunération : 3 500,00€ à 4 500,00€ par mois
Avantages :
- Chèques repas
- Éco-chèques
- GSM de fonction
- Indemnité kilométrique vélo
- Ordinateur de fonction
Capacité à faire le trajet ou à déménager:
- 1050 Bruxelles Ixelles: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Requis)
Expérience:
- gestion de société ou comptabilité: 3 ans (Optionnel)
Lieu du poste : En présentiel
