Nous recrutons actuellement pour un de nos clients, une entreprise belge innovante active dans le domaine de la santé. Ses clients sont présents dans le monde entier.
Dans le cadre de leur développement, ils recherchent un(-e) Executive Assitant qui deviendra une véritable personne de confiance au sein de l'entreprise.
Votre mission :
Vous serez le bras droit administratif du CEO et jouerez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de l'entreprise.
Votre mission sera de prendre en charge les opérations administratives quotidiennes, d'assurer le suivi rigoureux des dossiers, de coordonner de nombreux processus et d'aider le dirigeant à se concentrer sur les sujets à forte valeur ajoutée.
Nous ne cherchons pas une personne qui attend qu'on lui attribue des tâches. Nous cherchons une personne qui prend naturellement la responsabilités des dossiers qui lui sont confiés, anticipe les problèmes, assure les suivis et fait avancer les sujets avec autonomie.
Notre objectif est simple : pouvoir nous dire chaque jour... "Heureusement qu'elle est là"
Vos responsabilités :
Vous serez responsable du bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise.
Vos principales responsabilités sont notamment :
- Comptabilité fournisseurs :
- Gérer l'ensemble des factures fournisseurs dans Odoo
- Rechercher chaque mois les factures fournisseurs manquantes afin de garantir une comptabilité complète
- Vérifier, rapprocher et justifier toutes les dépenses effectuées par cartes Visa en collectant les justificatifs correspondants
- Préparer et assurer le suivi des paiements fournisseurs
- Veiller au respect des échéances de paiement
- Etablir les factures clients
- Assurer le suivi des factures impayées
- Effectuer les relances par mail et par téléphone lorsque nécessaire
- Commandes B2B & Logistique
- Gérer les commandes B2B
- Coordonner les expéditions avec nos partenaires logistiques (3PL) situés dans plusieurs pays
- Créer les ordres d'expédition
- Suivre les livraisons
- Résoudre les problèmes logistiques lorsque nécessaire
- Administration & Conformité
- Préparer, introduire et assurer le suivi des demandes de subsides
- Assurer le suivi administratif des dossiers de conformité (gestion des déchets, emballages, DEEE, batteries, etc.) en collaboration avec nos partenaires spécialisés
- Préparer les déclarations et rassembler les informations nécessaires
- Assurer le suivi des obligations TVA dans les différents pays où nous opérons (Union Européenne, Royaume-Uni, Canada et Etats-Unis) en coordination avec nos comptables et partenaires fiscaux
- Veiller au respect des échéances administratives et réglementaires
- Coordination administrative
- Assurer la coordination avec notre comptable externe
- Coordonner les différents partenaires administratifs
- Maintenir des données fiables et à jour dans Odoo
- Organiser les documents administratifs
- Structurer et améliorer les procédures existantes
- Préparer des tableaux de suivi
- Identifier les points bloquants avant qu'ils ne deviennent des problèmes
- Proposer des améliorations afin d'augmenter l'efficacité de l'entreprise
- Organiser certains déplacements professionnels (réservations d'hôtels, transports, restaurants...)
- Préparer certains documents, tableaux, présentations ou dossiers avant des réunions
- Préparer des brouillons d'emails et effectuer certaines recherches administratives
- Organiser le suivi des tâches et des priorités du CEO
- Assurer le suivi de certaines actions décidées par la direction et relancer les interlocuteurs lorsque cela est nécessaire
- Gérer ponctuellement certaines tâches de support exécutif ou personnel permettant au CEO de se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée (organisation, réservations, achats, coordination de prestataires, recherches...)
- Apporter une aide ponctuelle sur certaines démarches administratives personnelles du CEO lorsque celles-ci peuvent être réalisées pendant les heures de travail sans perturber les activités de l'entreprise (gestion de dossiers immobiliers, organisation de déplacements, recherche de prestataires, achats ou cadeaux, coordination de rendez-vous...)
- Informer spontanément le CEO de l'avancement des dossiers importants, des points bloquants et des actions nécessitant une décision
Profil recherché :
Nous recherchons avant tout une personnalité. Les compétences techniques sont importantes, mais les qualités humaines feront la différence.
Vous êtes une personne extrêmement organisée, rigoureuse et proactive. Vous êtes rapide dans l'exécution et vous travaillez en autonomie. Vous vous définissez comme une personne fiable, orientée solutions et capable de gérer plusieurs dossiers simultanément.
Vous êtes à l'aise pour communiquer avec différents interlocuteurs et vous êtes reconnu(e) pour votre sens des responsabilités.
Vous aimez les choses bien faites ainsi que vos dossiers soient suivis jusqu'à leur complète résolution.
Vous êtes la personne qui met de l'ordre dans des situations complexes.
Compétences recherchées :
- Une expérience significative dans une fonction administrative ou d'Executive Assistant
- Une expérience dans un environnement PME
- Une bonne maitrise d'un ERP (Odoo constitue un atout important)
- Une bonne maitrise des outils Microsoft Office et Google Workspace
- Excellentes capacités rédactionnelles
- Français courant & un bon niveau d'anglais à l'écrit comme à l'oral
- Une expérience en comptabilité, logistique ou conformité réglementaire constitue un atout
Ce que vous offrons :
- Un poste à temps plein
- Une collaboration sur le long terme
- Un environnement international
- Une entreprise innovante en forte croissance
- Une grande autonomie
- Un rôle à fort impact au sein de l'entreprise
- La possibilité de participer activement à l'amélioration de l'organisation et des processus de l'entreprise
- Une structure flexible
Rémunération : 2 600,00€ à 3 500,00€ par mois
Avantages :
- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Indemnité kilométrique
- Ordinateur de fonction
- Remboursement des frais de téléphone
- Travail à domicile
Lieu du poste : Travail hybride (Wavre)
