Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (‘Loi accueil’ du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne le programme de retour volontaire vers les pays d’origine. L’Agence participe également à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil, et œuvre à une image correcte de la migration, à l'intégration sociale et à une politique de migration équitable.
Fedasil cherche un
Assistant administratif secrétariat médical (h/f/x)
pour le Centre d’Arrivée - Dispatching
Sélection réserve
Numéro de référence : 99007/50046
FONCTION
But
Vous apportez un soutien quotidien à votre hiérarchie et à vos collègues afin de contribuer à l’organisation et au bon fonctionnement du service. En tant qu’assistant administratif médical, vous assurez notamment la gestion des dossiers, des rendez-vous et de la communication avec les différents interlocuteurs. Vous contribuez ainsi à faciliter le travail des infirmiers et des médecins et à optimiser le fonctionnement global du service médical.
Contexte
Le centre d’arrivée est la porte d’entrée unique vers le réseau d’accueil ; il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer vers un centre d'accueil.
L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation".
Le Dispatching coordonne les désignations journalières de places d'accueil aux demandeurs d'asile et autres étrangers qui ont droit à l'accueil. Il veille à l'efficacité du flux interne de ces personnes au sein du réseau d'accueil du pays. Il met en œuvre l'occupation et la politique de désignations optimale du réseau d'accueil qui tient compte des besoins spécifiques du public-cible.
Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée.
Au sein du département médical, vous assurez la gestion des tâches administratives au sein d’un service composé de 9 infirmières, 3 secrétaires médicaux et d’un responsable médical, auquel viendra prochainement s’ajouter un médecin.
Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel.
(Si vous souhaitez apprendre davantage sur ces centres, nous vous conseillons de consulter: www.fedasil.be).
Contenu
Vous assistez les infirmières et les médecins dans l'accomplissement de leurs tâches administratives:
Vous contribuez à la bonne organisation et à la fluidité du traitement des questions médicales qui nous parviennent par téléphone, courrier ou fax.
Vous êtes chargé de rechercher, créer, préparer, classer et archiver correctement les dossiers médicaux.
Vous participez à la gestion du système de rendez-vous pour le service médical interne et les partenaires médicaux externes (par exemple, les rendez-vous à l'hôpital).
Vous tenez à jour les listes de contact du service médical, telles que la liste de contact des structures d'accueil existantes et nouvelles, la liste de contact des services hospitaliers/médecins, ....
Vous traitez toutes les factures liées au service médical en collaboration avec le service de facturation.
Vous préparez les différentes requêtes nécessaires aux différentes consultations et autres organisations externes.
Vous contribuez à la numérisation, au classement et à la conservation des documents médicaux, des rapports, des instruments de travail... pour le service
Vous supervisez la gestion des stocks et passer les commandes nécessaires à la demande du médecin et/ou de l'infirmière.
PROFIL
Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toutes informations : consultez www.fedasil.be.
Diplôme et expérience
Vous avez un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, de préférence dans une orientation administrative médicale
Vous avez une première expérience professionnelle pertinente dans le suivi de dossiers administratifs.
Compétences techniques
Vous maîtrisez les bases de la suite Microsoft Office (Word, Excel…).
Vous avez des affinités avec/de l'intérêt pour le travail avec un groupe cible varié et vulnérable.
Compétences génériques
Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.
Résoudre les problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.
Agir de manière orientée service : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.
TRAVAILLER EN ÉQUIPE : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.
Atouts
Vous avez l'habitude de travailler dans une équipe multidisciplinaire
Vous parlez français et vous avez une connaissance du néerlandais, de l'anglais et/ou d’autres langues étrangères.
OFFRE
Type de contrat
Constitution d’une réserve de recrutement.
À temps plein (38h/semaine).
Catégorie A : Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.
Constitution d’une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail pour une durée de deux ans. Cette réserve créée peut également être utilisée par les autres centres.
Lieu du travail
Centre d'Arrivée, Petit-Château, Boulevard du 9ème de Ligne 27, 1000 Bruxelles
Salaire
Vous serez embauché dans un niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est €2.574.91 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr
Avantages
26 jours de congé sur base annuelle (dès l'entrée service et au prorata des prestations et du régime de travail).
Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.
Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.
Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.
Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
Valorisation de votre expérience professionnelle utile.
De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).
Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.
ENVIE DE POSTULER ?
Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi sur https://www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil. La date limite pour postuler est le 04/09/2026.
Afin que votre candidature soit prise en considération, vous devez nous remettre les documents suivants :
- une lettre de motivation ;
- un CV détaillé (permettant d'évaluer les compétences et l'expérience) ;
- une copie du diplôme exigé.
Diplôme étranger et/ou dans une autre langue
Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de travaillerpour.be
Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien. Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue.
Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature.
Attestations juridiques
Si vous êtes retenu/retenue pour la fonction, vous devez pouvoir fournir un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire), modèle standard et modèle 2.
Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.
Diversité
Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour ce faire, merci d'en informer préalablement le ou la responsable de la sélection.
PROCÉDURE DE SÉLECTION
Présélection
La commission de sélection étudie toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats et candidates dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités/invitées à un entretien de sélection.
Sélection
La sélection consistera en une épreuve écrite et un entretien qui se déroulera dans la semaine du 21/09/2026. La candidature des candidates et candidats jugés aptes est conservée dans une réserve de recrutement pour une durée de 2 ans. Cette réserve de recrutement peut être consultée par d'autres centres d'accueil. Les candidats et candidates qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer pendant 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.
Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues par email: [email protected]
