Bedrijf
Als Expert Opleidingsplanning & Administratie kom je terecht op het opleidingscentrum (OCHA) van Cepa. Cepa is de Centrale der Werkgevers aan de Haven van Antwerpen – een serieuze titel, maar achter die naam schuilt een organisatie met een groot hart voor de haven en haar mensen.
Wij zijn de werkgeversorganisatie van zo’n 125 Antwerpse havenbedrijven die werk geven aan zo’n 9.500 havenarbeiders. We vertegenwoordigen de werkgevers in het sociaal overleg en behartigen hun belangen in de Antwerpse haven – een van Europa’s grootste havens. Maar dat is lang niet alles.
We organiseren ook alle havenarbeid van A tot Z: van personeelsbeheer en veiligheid tot uitrusting, medische hulpverlening en opleidingen. Dat alles doen we samen met onze 200 collega’s, verspreid over verschillende locaties in de haven en op het Eilandje in Antwerpen.
Als één groot team zorgen we ervoor dat alle havenarbeiders elke dag veilig en goed voorbereid aan de slag kunnen bij hun werkgevers.
Zo houden we onze haven menselijk, toekomstgericht en innovatief.
Ga jij met ons in zee?
Functiebeschrijving
Hou jij ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving, verantwoordelijkheid op te nemen en een cruciale schakel te zijn tussen planning, administratie en dienstverlening?
Binnen onze dienst OCHA zoeken we een administratief medewerker planning die het overzicht bewaart, verantwoordelijkheid neemt en actief de afstemming verzorgt tussen verschillende betrokkenen. Je combineert een sterke administratieve expertise met organisatorisch inzicht en bent in staat om verschillende stakeholders efficiënt te ondersteunen.
Je bent het professionele gezicht van ons onthaal en een spilfiguur in de organisatie van onze opleidingen. Dankzij jouw nauwkeurigheid, proactieve mindset en organisatorisch talent zorg je ervoor dat planning, administratie en opvolging naadloos op elkaar aansluiten.
Jouw functie
Planning
- Opstellen, opvolgen en actief bewaken van de dag- en jaarplanning van opleidingen, in nauwe afstemming met instructeurs, de operations supervisor en andere betrokken stakeholders.
- Fungeren als centrale coördinator in de planning: je bewaakt het overzicht, stemt prioriteiten af en zorgt voor een efficiënte inzet van mensen en middelen.
- Signaleren van knelpunten en capaciteitsvragen en proactief bijsturen waar nodig.
- Opbouwen en onderhouden van een sterke professionele relatie met instructeurs; je denkt mee, anticipeert op noden en zorgt voor een vlotte samenwerking.
Onthaal & dienstverlening
- Ontvangen van bezoekers, medewerkers en cursisten op een professionele en klantgerichte manier; je bent een belangrijk aanspreekpunt en visitekaartje van de organisatie.
- Beantwoorden van vragen (telefonisch en face-to-face), met correcte en efficiënte opvolging.
- Verstrekken van duidelijke, consistente en kwalitatieve informatie over opleidingen en procedures.
- Begeleiden van bezoekers tijdens rondleidingen indien dit nodig zou zijn.
Administratie & kwaliteitsbewaking
- Registreren en opvolgen van aanwezigheden van opleidingen, bijscholingen en interne activiteiten, met oog voor correctheid en volledigheid.
- Coördineren en controleren van certificaten (registratie, geldigheid, opvolging van documenten) en bewaken van de kwaliteit van deze processen.
- Verwerken van documenten zoals aanwezigheidslijsten, inschrijvingen en basisregistraties.
- Beheren, structureren en optimaliseren van administratieve dossiers en gegevensstromen
Overige
- Up-to-date houden en actief opvolgen van planningen.
- Beheren van in- en uitgaande communicatie (mailbox en interne informatiestromen).
- Fungeren als aanspreekpunt en ondersteuning voor collega’s bij praktische en administratieve vragen.
- Verzamelen, structureren en voorbereiden van gegevens voor rapporteringen en statistische informatie, en signaleren van relevante inzichten.
Profiel
- Je beschikt over een bachelor denkniveau en relevante ervaring in een administratieve en/of coördinerende rol.
- Je neemt ownership over je verantwoordelijkheden en werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig.
- Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en bent in staat om prioriteiten te stellen in een omgeving met wisselende noden. Je toont empathie, luistert actief en behoudt tegelijk de nodige duidelijkheid en beslissingskracht.
- Je communiceert professioneel, duidelijk en assertief met diverse stakeholders en weet je stijl aan te passen waar nodig.
- Je combineert een praktische aanpak met een sterk organisatorisch vermogen en schakelt vlot tussen planning, administratie en operationele opvolging.
- Je bent digitaal sterk en werkt vlot met tools zoals Outlook, Excel en andere administratieve systemen.
- Je spreekt vlot Nederlands en Engels. Kennis van de Franse taal is een plus.
- Je combineert een klantgerichte mindset met een kritische blik en durft processen in vraag te stellen en te verbeteren.
- Je bent stressbestendig en behoudt overzicht, ook wanneer de druk toeneemt.
- Je hebt een mature, betrouwbare houding en draagt actief bij aan een positieve en professionele werkomgeving.
- Je start je werkdag graag vroeg en bent idealiter aanwezig tussen 7u30 en 7u45.
Wij bieden
- Een uitdagende en impactvolle rol binnen een organisatie waar je effectief het verschil maakt in de dagelijkse werking.
- Naast een loon dat met jou meegroeit, krijg je bij ons tal van extralegale voordelen, zoals maaltijdcheques, fietsvergoeding, een hospitalisatieverzekering en groepsverzekering. Om je loonpakket volledig op jouw maat af te stemmen hebben we ook een cafetariaplan. Hierin kan je een stuk van je eindejaarspremie en bonus omzetten in andere leuke voordelen.
We vertellen je hier graag meer over tijdens je sollicitatiegesprek.
- We moedigen je tijdens je loopbaan aan om jezelf verder te ontplooien als persoon én als professional. Je kan verschillende opleidingen en workshops volgen waarin je je hard en soft skills verder aanscherpt.
- Bij Cepa ontvangen we je met open armen – nog voor je gestart bent! Je mag rekenen op een uitgebreide onboarding waarbij we je uitstekend begeleiden vanaf dat je je contract ondertekent tot je enkele maanden in dienst bent.
- En de collegialiteit blijft groot! Via CepaConnect zetten we allerlei initiatieven op poten om onze collega’s te verbinden en te zorgen voor hun welzijn.
- Een goeie work-life balance vinden we erg belangrijk. Voor heel wat jobs kunnen we afspraken maken rond thuiswerk, flexibele uren … Meer ontdek je tijdens ons gesprek.
Wens je meer te weten over onze activiteiten, surf gerust naar www.cepa.be.
Locatie: Zomerweg 3, 2030 Antwerpen
Werk jij mee aan een veilige en drugsvrije haven? Dan is het belangrijk dat je een positieve veiligheidsscreening hebt of bereid bent toestemming te geven zodat wij deze voor jou kunnen aanvragen.
Contact
Stuur je CV door via de knop onderaan deze pagina (“Klik hier om te solliciteren”).
