La Commune de Bièvre recrute avec entrée immédiate pour le service Population/état civil
Un employé d’administration H/F/X - contractuel D4
Contrat à durée indéterminée temps plein (38h/sem)
Conditions de recrutement :
Conditions générales :
1° être belge ou ressortissant ou non de l'Union européenne. Les ressortissants hors de l'Union européenne, restent soumis à la règlementation relative à l'occupation des agents étrangers applicable en Région wallonne ;
2° jouir de ses droits civils et politiques ;
3° fournir un extrait de casier judiciaire vierge de modèle 1 de moins de 3 mois ;
4° avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer ;
5° justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer ;
6° être âgé de 18 ans au moins ;
Conditions particulières :
7° être titulaire du CESS ou équivalent (par exemple certificat de formation dans le domaine administratif) ;
8° être en possession du permis B et disposer d'un moyen de locomotion.
Toutes les conditions précitées devront être remplies à la date de clôture des candidatures.
9° Satisfaire deux examens de recrutement :
a. épreuve écrite : sur les connaissances professionnelles en lien avec la fonction (matières spécifiques état civil et population). 50% pour réussite
b. Une épreuve orale consistant en une conversation destinée à apprécier la maturité du candidat, ses motivations, connaissances et son aptitude à remplir la fonction à conférer – pour la réussir, il faut obtenir 50%.
Seuls les candidats ayant réussi les épreuves écrites participeront à l'épreuve orale.
Minimum requis : 50 % dans chaque épreuve et 60% au global des deux épreuves ;
Le jury de recrutement établira un classement des candidats.
Sont considérés comme un atout :
-une expérience dans la fonction publique
Les candidates s’engagent à suivre toutes formations exigées par la réglementation liée au service.
La description de fonction :
L'employé administratif du service population/état civil (m/f) gère les demandes, démarches et dossiers du visiteur ou citoyen de l'administration. Il/elle les informe sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre. Il/elle veille à gérer son énergie dans les échanges en se montrant courtois(e) et ferme si nécessaire. Il/elle investigue au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôle les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels. Il/elle participera activement à l'organisation des élections.
Activités:
- Délivrer des documents types, des timbres fiscaux...
- Délivrer les documents officiels au guichet de la population ou de l'état civil (actes de naissance, cartes d'identité, extraits de casiers judiciaires, des registres de l'état civil, passeports, permis de conduire...).
- Echanger les informations, les produits, les documents relatifs à la demande.
- Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents demandés.
- Renseigner les interlocuteurs internes ou externes à l'administration sur les services et le contenu d'un dossier.
- Répondre aux questions des citoyens relatives aux différents sujets traités par le service.
- Assurer le suivi des dossiers relatifs aux décès, courriers aux jurés d'assises, demandes de documents et d'informations (cartes d'identité, permis à conduire, actes,...), démarches aux changements de régime matrimonial, dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire, dossiers relatifs à la population d'origine étrangère et les demandes d'obtention de la nationalité belge, aux déclarations de mariage, aux demandes de cohabitation légale, aux divorces, ...
- Encaisser des paiements.
- Encoder les données dans les différents régistres (cartes d'identité, passeports, état civil, décès, mariages, naissances, nationalité,...).
- Collaborer avec l'officier d'état civil.
- Communiquer et collaborer avec les citoyens, la police et les administrations.
- Communiquer et collaborer avec les membres du service, les agents communaux, le Conseil et le Collège.
- Participer à l'organisation des élections.
- Représenter (la réputation) l'administration lors des cérémonies de mariage.
- Représenter (la réputation) l'autorité dans les actes de délégation de signature (certificats, actes d'état civil, cartes d'identité, passeports,...).
- Canaliser son énergie face aux clients difficiles ou agressifs.
- S'adapter à la situation, à l'urgence ou l'importance de la demande....
- S'adapter au profil de la personne, à la diversité des demandes du public.
- Se montrer assertif en affirmant sa position de façon neutre.
- Se montrer ouvert aux citoyens.
- Se tenir au courant des nouvelles réglementations, consignes afin de répondre adéquatement aux demandes.
- S'assurer de la conformité des documents fournis à et par l'usager
- s'assurer du respect des procédures liées aux matières traitées par le service conformément à la règlementation en vigueur.
- Effectuer son travail avec patience et rigueur.
- S'affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l'information fermement et posément.
- Satisfaire la demande d'information ou d'orientation du public
- Se montrer accueillant avec le public interne et externe.
- Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement...
- Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
- Se soucier de la qualité du service rendu au public de l'organisation et de l'information communiquée à l'usager.
Régime et conditions de travail :
- Temps plein 38 heures/semaine
- Horaire sur 6 jours/semaine (2h de prestations 1 samedi sur 2)
- Echelle de départ : Diplôme CESS ou équivalent– Barème RGB D4 de la fonction publique - rémunération variable en fonction du nombre d'années d'expérience professionnelle utile à la fonction (limitée à 10 années du secteur privé).
Min : 15.172,57 € - Max : 23.131,96 € annuel à indexer.
- 26 jours de congé annuel
- Chèques repas (valeur de 7€ par jour presté)
- Constitution d’un deuxième pilier de pension
- Facilité d'obtention d'une assurance hospitalisation (SSC)
Cet emploi est pourvu contractuellement et pourra faire l'objet d'une statutarisation ultérieure lors d'une révision du cadre du personnel.
Modalités de candidature :
Postuler par recommandé ou déposé auprès de Madame Angélique Labbé, Directrice générale, contre accusé de réception pour le 22/05/2025 au plus tard (date de la poste faisant foi) :
Commune de BIEVRE
Madame La Directrice Générale
Rue de Bouillon, 39
5555 BIEVRE
Documents qui doivent obligatoirement être annexés aux candidatures :
Curriculum Vitae, lettre de motivation, copie du/des diplôme(s) CESS et, le cas échéant, du certificat de validation des compétences, un extrait du casier judiciaire daté de moins de 3 mois.
Toute candidature incomplète ou transmise hors délai sera considérée comme irrecevable.
Toute candidature ne répondant pas aux conditions générales ou particulières susvisées sera rejetée.
La date limite pour le dépôt des candidatures est fixée au 22/05/2025.
Tout renseignement peut être obtenu auprès de Madame Angélique Labbé, Directrice générale, au 061/239.661.
Type d'emploi : Temps plein
Rémunération : 2 500,00€ à 4 000,00€ par mois
Avantages :
- Assurance groupe
- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Indemnité kilométrique vélo
Exigences linguistiques flexibles :
Lieu du poste : En présentiel
