EGD nv is op zoek naar een nauwkeurige medewerker Projectadministratie & werfondersteuning. Hou jij graag overzicht, werk je gestructureerd en krijg je energie van een job met veel afwisseling? Dan ben jij misschien de administratieve versterking die we zoeken.
Jouw functie
Als medewerker Projectadministratie & werfondersteuning ben je de administratieve spil van onze organisatie. Je ondersteunt de projectleiders en zaakvoerder bij de dagelijkse opvolging van onze projecten en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot en correct verloopt. Van offerte tot oplevering houd jij mee het overzicht en zorg je ervoor dat dossiers, planning,facturatie en werfadministratie nauwkeurig worden opgevolgd.
Jouw taken
Projectondersteuning
- Ondersteunen van projectleiders bij de administratieve opvolging van projecten.
- Je werkt nauw samen met onze projectleiders/ werfleiders en biedt administratieve ondersteuning waar nodig.
- Aanmaken en beheren van project- en werfmappen.
- Up-to-date houden van projectstatussen in ons ERP-systeem.
- Opmaken en versturen van orderbevestigingen.
- Verzorgen van contracten, intentieverklaringen en andere projectgebonden documenten.
- Mee opvolgen van het orderboek in samenspraak met sales.
Planning
- Dagelijkse ve1werking van Checkinatwork-registraties.
- Opvolgen en administratief verwerken van de personeelsplanning.
- Verwerken van gewerkte uren op basis van track & trace-rapporten.
- Ondersteunen van een correcte administratieve werfopvolging.
Administratie & facturatie
- Inboeken van goedgekeurde aankoopfacturen en facturen van onderaannemers.
- Klantenfacturen opmaken en uitsturen via peppol
- Voorbereiden en opstellen van maandelijkse rapporteringen voor projectleiders en zaakvoerder.
- Verwerken van inkomende en uitgaande post.
- Opstellen van werfgerelateerde correspondentie en administratieve documenten.
Klanten beheer & onderaannemers
- Aanmaken en beheren van klanten-, leveranciers- en onderaannemersgegevens in ERP-systeem.
- Opmaken van onderaannemingscontracten in samenspraak met projectleider en verder opvolging van de contracten.
- Opvolgen van onderaannemers ( attesten/bijhorende documenten/ ... )
- Uitsturen en opvolgen van vorderingsstaten en goedkeuringen ter voorbereiding van de facturatie.
- Beheren van inkomende telefoons en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Opvolgen van klanttevredenheid, nazorg en attesten van goede uitvoering.
Openbare aanbestedingen
- Administratieve ondersteuning bij openbare aanbestedingen.
- Inlezen en voorbereiden van aanbestedingsdossiers.
- Verzamelen van de vereiste documenten en referenties.
- Opvolgen van plaatsbezoeken en deadlines.
- Indienen van dossiers via de bevoegde platformen.
- Opvolgen van de status van lopende aanbestedingen.
Jouw profiel
- Je beschikt over relevante administratieve ervaring.
- Ervaring in de bouwsector is een sterke troef.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
- Je bent administratief sterk en houdt moeiteloos overzicht over verschillende dossiers en deadlines.
- Je communiceert vlot met collega's, klanten, leveranciers en onderaannemers.
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office (Word, Excel en Outlook).
- Je bent vertrouwd met macOS of leert vlot werken in een Apple-omgeving.
- Je neemt initiatief en denkt graag mee na over efficiënte administratieve processen.
