Notre maison de repos recherche un(e) Secrétaire de direction (H/F) afin d’assurer un soutien administratif efficace à la direction et de contribuer à la qualité de l’accueil et de l’accompagnement des résidents et de leurs familles.
Véritable personne de relais entre la direction, les résidents, les familles, les futurs résidents et les différents interlocuteurs de l’établissement, vous jouez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de la maison de repos.
Votre mission
Votre objectif principal sera d’assurer les travaux de secrétariat de direction et d’apporter un soutien administratif maximal à la direction, tout en garantissant un accueil professionnel, chaleureux et respectueux des résidents et de leurs familles.
Vous serez notamment chargé(e) de :
Accueil et secrétariat
· Répondre aux appels téléphoniques entrants, les filtrer, fournir les renseignements courants et orienter les appels vers les personnes concernées.
· Assurer l’accueil physique des visiteurs, des familles, des résidents et des différents intervenants.
· Être un interlocuteur privilégié pour les familles et assurer le suivi de leurs demandes.
· Gérer les boîtes mail et assurer le tri, la transmission et le suivi des informations.
· Assurer le secrétariat courant de la direction.
· Trier, traiter, classer et archiver le courrier et les documents administratifs.
· Rédiger et mettre en forme des courriers, documents, notes, comptes rendus et communications diverses.
· Gérer l’agenda de la direction, les rendez-vous et les priorités.
· Organiser les réunions internes et externes : convocations, réservations, préparation des documents, etc.
· Préparer et assurer le suivi de différents dossiers administratifs.
Relations avec les familles et les résidents
· Être à l’écoute des résidents et de leurs familles et répondre à leurs demandes avec courtoisie, patience et empathie.
· Assurer le relais entre les familles, les résidents, la direction et les différents services de la maison de repos.
· Recueillir les demandes et assurer leur transmission et leur suivi.
· Participer à la gestion et au suivi des plaintes et réclamations, en collaboration avec la direction.
· Identifier les situations nécessitant l’intervention de la direction et assurer une transmission rapide et précise des informations.
· Veiller à maintenir une communication claire, respectueuse et professionnelle, y compris dans des situations parfois délicates ou conflictuelles.
Visites des familles et admissions
· Assurer les visites de la maison de repos auprès des familles à la recherche d’une place, présenter l’établissement, son fonctionnement, ses services et son projet.
· Accueillir les familles avec professionnalisme et bienveillance et répondre à leurs questions.
· Recueillir les informations nécessaires concernant le futur résident et transmettre les éléments pertinents à la direction et aux équipes concernées.
· Assurer le suivi administratif des demandes de placement et des dossiers d’admission.
· Maintenir un contact de qualité avec les familles dans l’attente d’une place disponible.
Geston administrative et soutien à la direction
· Préparer de manière autonome différents dossiers, rapports et documents nécessaires à la direction.
· Rassembler les informations utiles et en assurer le suivi.
· Assurer le relais des informations de la direction vers les différents services et fonctions de l’établissement.
· Participer à l’encodage et au suivi de données administratives, notamment les prestations du personnel.
· Assurer la gestion administrative courante et le classement des dossiers.
· Gérer l’économat et les commandes de fournitures de bureau, en fonction des besoins et après approbation.
· Participer à l’organisation d’événements internes ou externes.
· Assurer, le cas échéant, l’organisation pratique de réunions, formations ou autres activités de l’établissement.
Profil recherché
Nous recherchons une personne :
· Ayant une excellente présentation professionnelle.
· Possédant une excellente maîtrise du français oral et écrit.
· Capable de s’exprimer dans un français parfait, clair, précis et facilement compréhensible, particulièrement important dans le contact avec des résidents âgés pouvant parfois présenter des difficultés de compréhension ou d’audition.
· Dotée d’un excellent sens de l’accueil et du contact humain.
· Empathique, patiente, diplomate et respectueuse.
· Organisée, rigoureuse et méthodique.
· Capable de gérer plusieurs tâches simultanément et de déterminer les priorités.
· À l’aise dans la communication avec les familles et dans la gestion de situations parfois sensibles.
· Discrète et respectueuse de la confidentialité et du secret professionnel.
· Autonome tout en sachant travailler en étroite collaboration avec la direction et les équipes.
· Ponctuelle, fiable et précise.
· À l’aise avec les outils informatiques et les logiciels bureautiques.
· Possédant de bonnes aptitudes rédactionnelles et administratives.
· Capable de s’adapter rapidement au fonctionnement et aux procédures spécifiques d’une maison de repos.
Compétences attendues
Connaissances et savoir-faire :
· Maîtrise des outils informatiques nécessaires à la fonction.
· Bonne capacité de communication écrite et orale.
· Excellentes aptitudes administratives.
· Sens de l’organisation et de la planification.
· Capacité à gérer un agenda et plusieurs priorités simultanément.
· Capacité à rechercher, rassembler et structurer les informations nécessaires à la constitution de dossiers.
· Bonne capacité de résolution de problèmes.
· Connaissance ou intérêt pour le secteur des maisons de repos et l'accompagnement des personnes âgées constitue un atout.
Qualités personnelles
Nous accordons une importance particulière aux qualités humaines :
· Diplomatie
· Discrétion
· Sens des responsabilités
· Esprit d’initiative
· Rigueur et organisation
· Autonomie
· Ponctualité
· Capacité à gérer les imprévus et les situations délicates
· Excellente présentation et attitude professionnelle
La personne devra également être capable de garder son calme et son professionnalisme lors de contacts avec des personnes pouvant, occasionnellement, se montrer verbalement ou physiquement agressives.
Responsabilités et autonomie
La fonction implique la réalisation de différentes tâches de manière autonome, sous la supervision quotidienne de la direction.
La personne devra être capable de déterminer les priorités, d'anticiper les besoins, de faire circuler correctement l'information et d'assurer le suivi des demandes, tout en respectant les procédures internes et la confidentialité des informations traitées.
Ce que nous vous offrons
· Une fonction variée et polyvalente au sein d’un environnement humain.
· Un rôle central dans la vie quotidienne de la maison de repos.
· Un contact régulier avec les résidents, les familles, la direction et les différents services.
· Une fonction offrant de l’autonomie et des responsabilités.
· Un environnement de travail où le sens du service, la bienveillance et le respect des personnes occupent une place essentielle.
Contrat CDI, temps plein
Du lundi a vendredi de 9h à 17h
Lieu du poste : En présentiel
