Mission générale
Le dispatcher de bureau – responsable terrain assure en priorité le dispatching et la gestion opérationnelle des transports depuis le bureau.
Il est également responsable de la gestion administrative liée aux transports, indispensable au bon fonctionnement du service.
Ces deux dimensions, opérationnelle et administrative, sont indissociables et complémentaires dans l’exercice de la fonction.
Il est le point de référence entre le bureau et le terrain et supervise le dispatcher de terrain.
Pour assurer le bon fonctionnement du service, il doit être en mesure d’intervenir ponctuellement sur le terrain en tant que chauffeur-accompagnateur.
Il veille à une organisation fluide, efficace et adaptée aux besoins des passagers, des chauffeurs-accompagnateurs et du service.
Positionnement dans l’organisation
Travaille sous l’autorité du directeur
Encadre directement :
Collabore avec :
- les chauffeurs-accompagnateurs
- les passagers et leurs familles si nécessaire
- les partenaires externes
- la direction
Responsabilités principales
Dispatching et organisation des transports
- Planifier les transports à la demande et récurrents
- Construire et adapter les tournées en fonction des contraintes terrain
- Établir et ajuster les plannings
- Optimiser l’utilisation des véhicules et des ressources
- Vérifier la faisabilité et la cohérence des missions
- Anticiper les besoins et contraintes opérationnelles
Gestion administrative des transports
- Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails
- Réceptionner et traiter les demandes de transport
- Vérifier les informations nécessaires à la bonne organisation
- Encoder les données dans les outils internes
- Réaliser les bons de commande et documents de mission
- Assurer le suivi administratif des prestations
- Garantir la fiabilité et la confidentialité des informations
Supervision du terrain
- Encadrer et soutenir le dispatcher de terrain
- Donner des priorités claires
- Être disponible en appui en cas de difficultés
- Suivre le bon déroulement global des opérations
- Valider certaines décisions importantes si nécessaire
Lien bureau – terrain
- Assurer une circulation fluide des informations
- Transmettre les consignes utiles aux équipes
- Maintenir une communication régulière avec les chauffeurs
Appui opérationnel terrain
- Être en capacité d’assurer des missions en tant que chauffeur-accompagnateur
- Remplacer un chauffeur en cas d’absence, d’urgence ou de besoin du service
- Maintenir une connaissance concrète du terrain et des réalités opérationnelles
Gestion des imprévus
- Adapter les plannings en cas d’absence, retard ou urgence
- Soutenir le terrain dans les situations complexes
- Proposer des solutions rapides et adaptées
- Arbitrer les priorités si nécessaire
- Informer les personnes concernées
Qualité et amélioration continue
- Veiller au respect des procédures et des règles de sécurité
- Signaler les dysfonctionnements
- Proposer des améliorations dans l’organisation
- Contribuer à un service professionnel et humain
Profil recherché
- Excellentes capacités d’organisation et de priorisation
- Bonne gestion du stress et des imprévus
- Capacité à prendre des décisions rapidement
- Très bonne communication
- Maîtrise des outils informatiques
- Bonne compréhension du terrain
- Réserve, discrétion et secret professionnels
- Attitude de neutralité
Qualités personnelles
- Sens des responsabilités
- Fiabilité et rigueur
- Réactivité et adaptabilité
- Esprit d’équipe
- Leadership bienveillant
Formation et expérience
- Expérience en dispatching ou organisation exigée
- Expérience terrain fortement appréciée
- Une expérience dans le transport de personnes est un atout
- Connaissance du secteur du handicap et du non-marchand est un plus
Conditions obligatoires à la fonction
- Être en possession d’un permis de conduire valide
- Disposer d’un casier judiciaire vierge compatible avec la fonction
- Être en ordre de sélection médicale pour le transport de personnes
- Être apte à assurer des missions de conduite si nécessaire
Le non-respect ou la perte de l’une de ces conditions rend incompatible l’exercice de la fonction.
Conditions de travail
- Fonction principalement exercée au bureau
- Travail en horaires variables (planning sur 4 semaines), avec flexibilité possible (± 1 heure)
- Contacts fréquents avec le terrain, les passagers et la direction
- Gestion régulière de situations urgentes ou sensibles
- Possibilité d’intervention sur le terrain en tant que chauffeur-accompagnateur
- Rémunération selon les barèmes de la CP 330.004 – personnel administratif, catégorie 4, en fonction de l’expérience valorisable. 30h/sem
Finalité du poste
Garantir un service de transport fiable, structuré et réactif, en assurant un dispatching efficace et bienveillant, une gestion administrative rigoureuse et un lien solide entre le bureau et le terrain
Le dispatcher de bureau assure principalement la planification, l’organisation et le suivi administratif des transports depuis le bureau. Il veille à une organisation fluide, efficace et adaptée aux besoins des passagers, des chauffeurs-accompagnateurs et du terrain.
En fonction des nécessités du service, il peut également intervenir ponctuellement en soutien ou en remplacement du dispatcher de terrain, afin de garantir la continuité opérationnelle des transports.
Rémunération : 2 000,00€ à 2 500,00€ par mois
Avantages :
- Formation continue
- Formations en entreprise
- GSM de fonction
- Indemnité kilométrique
- Indemnité kilométrique vélo
- Uniformes fournis
Lieu du poste : En présentiel
