ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE), RH & COORDINATION ÉVÉNEMENTIELLE H/F/X
ICS Productions – La Louvière
ICS Productions est une agence événementielle basée à La Louvière, active dans l’organisation d’événements, d’animations commerciales, de prestations artistiques, techniques et logistiques.
Nous travaillons notamment pour des centres commerciaux, entreprises, communes, parcs d’attractions et clients privés. Nos prestations impliquent régulièrement des artistes, techniciens, étudiants, animateurs, hôtesses, fournisseurs, prestataires externes et équipes logistiques.
Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons une personne supplémentaire pour renforcer notre équipe administrative, RH et coordination.
À LIRE AVANT DE POSTULER
Ce poste demande une réelle flexibilité horaire.
L’événementiel ne fonctionne pas uniquement du lundi au vendredi de 9h à 17h. Certaines prestations ont lieu tôt le matin, en soirée, le week-end ou pendant des périodes plus intenses comme les vacances scolaires, les fêtes commerciales, les événements clients, les montages et les démontages.
Nous recherchons donc une personne qui comprend cette réalité et qui est capable de s’adapter au rythme de l’activité.
La personne doit pouvoir, en fonction des besoins :
- travailler occasionnellement en soirée ;
- être disponible certains week-ends ;
- adapter ses horaires selon les prestations ;
- réagir à certains changements de dernière minute ;
- suivre administrativement des événements qui se déroulent parfois en dehors des horaires classiques ;
- accepter qu’il y ait des périodes plus calmes et d’autres beaucoup plus intenses.
Cette flexibilité fait partie du poste.
Si vous recherchez exclusivement un travail administratif fixe, sans variation d’horaires, ce poste ne conviendra probablement pas.
Bien entendu, l’organisation se fait dans le respect du cadre légal, du contrat de travail et de l’organisation interne de l’entreprise.
DESCRIPTION DU POSTE
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve), RH & coordination événementielle pour assurer :
- le suivi administratif des prestations ;
- la préparation des dossiers ;
- le suivi du planning ;
- la préparation des ordres de mission ;
- la préparation des bons de commande ;
- la gestion administrative du personnel ;
- le suivi des contrats et Dimona ;
- le lien avec le secrétariat social ;
- la coordination des informations internes.
La personne sera en lien direct avec la direction, l’équipe interne, les artistes, les techniciens, les étudiants, les fournisseurs, les clients et le secrétariat social.
Ce n’est pas un poste administratif classique uniquement derrière un bureau. Il s’agit d’un poste central, au cœur de l’organisation des événements, où il faut être capable de suivre les dossiers, anticiper, relancer, vérifier les informations et réagir lorsque la situation l’impose.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Suivi administratif des prestations
La personne devra :
- encoder et mettre à jour les prestations validées dans les outils internes ;
- préparer les dossiers liés aux événements ;
- vérifier les dates, horaires, lieux, contacts, accès, montage, démontage, matériel, personnel prévu et remarques client ;
- centraliser les informations afin qu’elles soient accessibles à l’équipe ;
- suivre les modifications ;
- faire remonter rapidement les informations manquantes ou incohérentes ;
- vérifier que les informations soient cohérentes entre les devis, les plannings, les ordres de mission et les bons de commande.
2. Coordination événementielle
La personne participera au suivi du planning général et à la bonne organisation des prestations.
Elle devra notamment :
- préparer les ordres de mission pour les artistes, techniciens, étudiants et prestataires ;
- transmettre les informations aux équipes concernées ;
- vérifier que chaque personne dispose des bonnes informations avant sa mission ;
- assurer le suivi des confirmations, disponibilités et changements de dernière minute ;
- communiquer clairement avec les équipes internes et externes ;
- faire remonter rapidement les problèmes ou incohérences avant qu’ils ne deviennent bloquants.
3. Ordres de mission
La personne devra préparer des ordres de mission clairs, complets et exploitables par les équipes terrain.
Les ordres de mission devront notamment reprendre :
- le nom de la prestation ;
- la date ;
- l’adresse complète ;
- les horaires de rendez-vous, départ, arrivée, prestation, montage et démontage ;
- les contacts sur place ;
- les consignes d’accès ;
- les informations parking, sécurité ou livraison ;
- les consignes de tenue ;
- le matériel à prévoir ;
- les remarques spécifiques du client ;
- toutes les informations utiles pour éviter les erreurs sur le terrain.
4. Bons de commande et support logistique
La personne devra :
- préparer les bons de commande liés aux prestations ;
- lister le matériel prévu pour chaque événement ;
- ajouter les quantités, accessoires, consommables éventuels et remarques utiles ;
- vérifier la cohérence entre le devis, la prestation, le planning et le matériel ;
- transmettre les informations nécessaires à l’équipe logistique ;
- signaler les éléments manquants, incohérents ou incertains avant la préparation du matériel.
La personne ne remplace pas l’équipe logistique, mais elle doit préparer des documents clairs pour permettre une bonne organisation des prestations.
5. Suivi administratif RH
La personne participera également au suivi administratif lié au personnel interne, aux étudiants, aux artistes, aux techniciens et aux prestataires ponctuels.
Les missions comprennent notamment :
- préparer et suivre les contrats de travail ou documents liés aux prestations ;
- encoder et suivre les Dimona pour les personnes concernées ;
- vérifier que les informations administratives soient complètes : coordonnées, numéro national, adresse, téléphone, disponibilités, documents nécessaires, etc. ;
- assurer le suivi des contrats signés ;
- relancer les personnes en cas de documents manquants ;
- tenir à jour les dossiers administratifs du personnel interne, étudiant et externe ;
- suivre les prestations réalisées afin de faciliter la préparation des salaires, défraiements ou paiements ;
- préparer les informations nécessaires pour le secrétariat social ;
- être en lien avec le secrétariat social pour le suivi administratif du personnel ;
- faire remonter rapidement toute anomalie administrative : contrat manquant, Dimona non faite, information incomplète, incohérence d’horaire, etc.
La rigueur sur cette partie est essentielle, car une erreur administrative peut avoir des conséquences importantes.
6. Communication interne et externe
La personne devra :
- préparer des mails professionnels ;
- communiquer avec les clients, fournisseurs, artistes, techniciens, étudiants et prestataires ;
- relancer les personnes lorsque nécessaire ;
- transmettre les informations importantes à la direction et aux équipes concernées ;
- s’assurer que les changements soient bien communiqués et compris ;
- garder une trace claire des informations importantes ;
- éviter que les informations restent uniquement dans des échanges oraux ou dispersés.
PROFIL RECHERCHÉ
Nous recherchons une personne organisée, fiable, rigoureuse et flexible.
Le profil idéal :
- a une expérience en administration, coordination, RH, planning ou événementiel ;
- est très à l’aise avec le suivi de dossiers ;
- sait gérer plusieurs tâches en parallèle ;
- a une bonne orthographe et une communication professionnelle ;
- est à l’aise avec les outils informatiques ;
- comprend l’importance de la rigueur administrative ;
- est capable de relancer, vérifier et structurer les informations ;
- est réactif(ve), autonome et orienté(e) solutions ;
- sait faire preuve de discrétion avec les informations confidentielles ;
- accepte de travailler dans un environnement dynamique où les priorités peuvent changer rapidement ;
- comprend que l’événementiel demande parfois de sortir des horaires classiques ;
- est disponible pour travailler occasionnellement en soirée ou le week-end selon les prestations.
Une expérience avec les Dimona, les contrats étudiants, le suivi du personnel ou le lien avec un secrétariat social est un réel atout.
Une expérience dans l’événementiel est également un plus, mais n’est pas obligatoire si la personne est structurée, motivée, flexible et capable d’apprendre rapidement.
QUALITÉS INDISPENSABLES
- Rigueur ;
- organisation ;
- fiabilité ;
- flexibilité ;
- réactivité ;
- bonne communication ;
- sens des priorités ;
- autonomie ;
- esprit d’équipe ;
- discrétion professionnelle ;
- capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps ;
- capacité à garder son calme en période chargée ;
- capacité à faire remonter les problèmes rapidement.
CONTRAT PROPOSÉ
Nous proposons dans un premier temps un CDD de 3 mois.
Ce contrat pourra être renouvelé si la collaboration est concluante, avec pour objectif d’évoluer vers un contrat à durée indéterminée CDI.
L’objectif n’est pas de proposer une mission courte uniquement, mais bien de construire une collaboration durable avec une personne qui souhaite s’impliquer dans le développement de l’entreprise.
CE QUE NOUS OFFRONS
- Un poste varié au sein d’une entreprise événementielle en développement ;
- une fonction centrale dans l’organisation des prestations ;
- des projets différents tout au long de l’année ;
- une équipe à taille humaine ;
- une formation interne aux outils et méthodes de travail ;
- un environnement dynamique, concret et orienté terrain ;
- une possibilité d’évolution selon le profil et l’implication ;
- une collaboration qui a pour objectif de s’inscrire dans la durée.
INFORMATIONS PRATIQUES
- Lieu de travail : La Louvière
- Entreprise : ICS Productions
- Type de contrat : CDD de 3 mois, renouvelable, avec objectif d’évolution vers un CDI
- Régime de travail : à définir selon profil et organisation interne
- Entrée en fonction : dès que possible
- Secteur : événementiel / administration / coordination / RH
- Horaires : flexibles selon les prestations, avec possibilité de travail occasionnel en soirée et certains week-ends
CANDIDATURE
Merci d’envoyer votre CV accompagné d’un court message de motivation.
Dans votre candidature, merci de préciser si vous êtes bien disponible pour un poste nécessitant une flexibilité horaire, y compris certains soirs et certains week-ends selon les prestations.
Objet conseillé :
Candidature – Assistant(e) administratif(ve), RH & coordination événementielle
Rémunération : 2 150,00€ à 2 350,00€ par mois
Avantages :
- Aide au développement professionnel
- Cadeau de Noël
- Formation continue
- Jours de congés supplémentaires
- Remboursement des frais de téléphone
- Travail à domicile
Lieu du poste : En présentiel
