Onthaalmedewerker
(ref. ATP-2026-167)
Laatst aangepast: 03/06/26
Het Departement Biologie, Faculteit Wetenschappen, maakt deel uit van de Groep Wetenschap & Technologie van de KU Leuven en staat sterk in verschillende biologische onderzoeksdomeinen. Naast dit toonaangevende onderzoek, verzorgt het departement ook heel wat kwalitatief hoogstaand onderwijs in een waaier van bachelor- en masteropleidingen zowel binnen de Groep Wetenschap & Technologie als de Groep Biomedische Wetenschappen. Vanaf de zomer 2026 maakt het departement, samen met nog een 20-tal andere onderzoeksgroepen, deel uit van het Leuven BioScience Centre, een ultramoderne onderzoeksfaciliteit dat een voortrekkersrol zal spelen op het vlak van duurzaamheid en flexibiliteit.
Functie
Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers en ondersteunt de vlotte werking van zowel het gebouwbeheer als de departementale werking.
Concreet betekent dit dat je lid bent van het team dat binnen het departement Biologie verantwoordelijk is voor:
(1) de administratieve ondersteuning van het departement. Je ondersteunt de organisatie van departementale evenementen en recurrente vergaderingen: reservaties, uitnodigingen, inschrijvingen, catering en materiaal.
-
Je ondersteunt de organisatie van departementale evenementen en recurrente vergaderingen: reservaties, uitnodigingen, inschrijvingen, catering en materiaal.
-
Je beheert de departementale voorraden, zoals kantoormateriaal en de kleine kantoorinrichtingen.
-
Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve hulp (zoals kopies van examens of cursussen, verkoop van cursusmateriaal), met uitzondering van HR- en financiële administratie van onderzoeksgroepen.
-
Je treedt op als tussenpersoon bij technische en logistieke vragen.
-
Je bent verantwoordelijk voor lokalenreservering, reprografie en scanwerk.
-
Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe personen en nieuwe personeelsleden voor praktische aangelegenheden.
-
Je informeert over en volgt (internationale) zendingen op.
-
Je ondersteunt de departementaal beheerder en PR-werkgroep bij interne en externe communicatie, en beheert de website en sociale mediakanalen van het departement.
-
Je helpt bij de organisatie van meerdaagse excursies
(2) de ondersteuning van het gebouwbeheer van het Leuven BioScience Centre:
-
Je bent het eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor medewerkers, studenten en bezoekers, en bent verantwoordelijk voor het bezorgen van parkeercodes.
-
Je beheert en volgt lokalenreservaties op voor alle ruimtes in eigen beheer.
-
Je ondersteunt de gebouwbeheerder bij technische meldingen, kleine defecten en verbouwingsdossiers.
-
Je helpt bij toegangscontrole en sleutelbeheer.
-
Je verzorgt de gebouwspecifieke onboarding van nieuwe medewerkers.
-
Je bent verantwoordelijk voor de postverdeling.
-
Je ziet toe op het correct gebruik van sociale ruimtes, vergaderzalen en andere gemeenschappelijke ruimtes.
-
Je plaatst en volgt gebouwspecifieke bestellingen op en beheert de voorraden.
-
Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële beheer van het gebouw.
-
Je bent het aanspreekpunt voor lockers.
-
Je beheert en volgt de informatieschermen in het gebouw op.
-
Je volgt medewerkers die uit dienst zullen gaan proactief op.
-
Je ondersteunt de organisatie van gebouwgebonden evenementen en activiteiten.
-
Je bent lid van de Eerste Interventieploeg (EIP) van het gebouw.
-
Je helpt bij het onderhoud en de uitwerking van het intranet van het gebouw.
Profiel
- Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
-
Je bent communicatief, klantgericht en houdt van afwisseling.
-
Je werkt nauwkeurig, efficient en hebt een sterk organisatorisch talent.
-
Je bent proactief en denkt graag mee over verbeteringen.
-
Je hebt een hands-on mentaliteit, je kan zelfstandig werken, maar je bent ook graag deel van een team.
-
Je beschikt over goede kennis van de gangbare softwarepakketten (MS Office).
-
Kennis van SAP is een pluspunt. Je bent bereid zijn tot het volgen van het SAP accreditatietraject.
-
Je kan met de nodige discretie werken.
-
Je bent tweetalig (Nederlands en Engels), kennis van het Frans is een pluspunt.
-
Je hebt een loyale werkattitude: je bent flexibel in functie van de dienst, nauwgezet, betrokken en neemt verantwoordelijkheid.
-
Je bent bereid tot bijscholing, oa Plone (WMS), SAP, Centoview...
Aanbod
Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling van maximaal 80% van bepaalde duur (één jaar), met uitzicht op verlenging bij goede evaluatie. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, aantrekkelijke verlofregeling en nog veel meer.
Informatie over het Leuven BioScience Centre
Interesse?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Inge Van Hemelrijck, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lieve Mommaerts, mail:
[email protected], of via +32 16 37 76 89. De selectiegesprekken zijn voorzien op vrijdag 26 juni (onder voorbehoud van wijzigingen).
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 17/06/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
