Over VITO
VITO is een toonaangevende Europese onderzoeksorganisatie die innovatieve technologische oplossingen ontwikkelt voor de uitdagingen van vandaag en morgen. Vanuit onze expertise in duurzaamheid, klimaat, gezondheid en circulaire economie bouwen we mee aan een toekomstbestendige samenleving.
Voor onze Juridische Dienst zijn wij op zoek naar een nauwkeurige en proactieve Contract Administrator die mee instaat voor het administratief en operationeel beheer van de juridische dienst en de juridische processen.
Jouw rol
Als Contract Administrator ondersteun je de vier juristen en de manager bij het beheer en de opvolging van contracten en juridische administratieve processen binnen VITO.
Je zorgt ervoor dat contractgegevens correct worden geregistreerd, opgevolgd en geactualiseerd, en bewaakt mee de administratieve continuïteit van onze juridische werking.
Je werkt nauw samen met de juristen en met interne stakeholders binnen de organisatie.
Jouw verantwoordelijkheden
-
Contracten voorbereiden voor ondertekening en opvolgen van het ondertekeningsproces;
-
Invoer, beheer en opvolging en actualiseren van contracten, adviesvragen en geschillen in de contractendatabank en overzichtslijsten;
-
Opvolgen van termijnen, verlengingen, vernieuwingen en opzeggingen;
-
Administratieve verwerking en archivering van contractdocumenten en geschillen;
-
Invullen en beheren van supplier forms en administratieve compliance-documenten;
-
Beheer van registraties van VITO in externe databanken en platformen;
-
Bijhouden van gebruikersoverzichten en toegangsrechten binnen relevante systemen;
-
Ondersteunen bij publicaties in het Belgisch Staatsblad;
-
Opmaak en administratieve opvolging van onder meer volmachten;
-
Algemene administratieve ondersteuning van de Juridische Dienst.
Jouw profiel
-
Je behaalde bij voorkeur een bachelor Rechtspraktijk of beschikt over gelijkwaardige ervaring;
-
Je hebt idealiter reeds enkele jaren relevante werkervaring binnen contractadministratie, legal operations of een juridische administratieve functie;
-
Je werkt zeer nauwkeurig en georganiseerd;
-
Je bent administratief sterk en houdt gemakkelijk overzicht over verschillende dossiers en deadlines;
-
Je bent discreet en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie;
-
Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van het Engels;
-
Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met databanken en administratieve systemen;
-
Je neemt initiatief en werkt zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband.
Wat biedt VITO jou?
-
Een gevarieerde functie binnen een maatschappelijk relevante en innovatieve organisatie;
-
Een professionele en collegiale werkomgeving met ruimte voor initiatief;
-
Mogelijkheden tot verdere ontwikkeling en opleiding;
-
Een competitief salarispakket aangevuld met extralegale voordelen;
-
Flexibele werkmogelijkheden en aandacht voor work-life balance.
