Als Administratief Medewerker SOS Vlaanderen ben je de organisatorische, administratieve en logistieke spil in de dagelijkse werking van de Vlaamse projecten. Je zorgt voor overzicht, structuur en correcte opvolging van administratieve, financiële, logistieke en sociale-administratieve en ondersteunende HR- processen. Je draagt bij aan veiligheid, kwaliteit en een vlot werkende projectorganisatie door nauwkeurige uitvoering, tijdige communicatie en betrouwbare ondersteuning aan alle teams. Je bent een belangrijke schakel voor zowel interne collega’s als externe partners, en ondersteunt projecten die impact hebben op kinderen, jongeren en gezinnen binnen onze opvangcontext.
Rollen en verantwoordelijkheden
Als administratieve ondersteuner: Je zorgt voor een overzichtelijke, nauwkeurige en efficiënte administratieve processen van alle Vlaamse projecten.
Kerntaken
-
Je beheert en structureert en archiveert documentatie (digitaal en fysiek).
-
Je ondersteunt coördinatoren in administratieve opvolging en procesafspraken.
-
Je onderhoudt administratieve contacten met leveranciers, diensten en andere externe actoren.
-
In samenwerking met de hoofdzetel sta je ondersteun je de opvolging en beheer van verzekeringen en contracten (externen, bewoners, logistiek, diensten).
-
Je beheert de prepaidkaarten (telefoon/data), doet de verdeling, de aanvragen en opvolging voor de jongeren van Hejmo plus in samenwerking met de coördinator.
-
Je volgt IT-meldingen op en coördineert deze met de technische/IT-dienst (accounts, toestellen, licenties).
-
Je bereidt voor en beheert materiële onboardingdocumenten en offboardingmateriaal voor medewerkers, houdt deze up-to-date (badges, sleutels, toestellen, administratieve kits).
Als financieel beheerder: Je ondersteunt het financieel beheer door nauwkeurige opvolging en registratie van financiële verrichtingen.
Kerntaken
-
Je verwerkt en volgt facturen op en stemt af met de boekhoudster.
-
Je beheert kasboek(en) en zorgt voor tijdige rapportering.
-
Je registreert, documenteert financiële transacties en zorgt voor correcte archivering ter voorbereiding van de boekhouding.
-
Je bewaakt dat financiële verplichtingen tijdig worden uitgevoerd.
-
Je ondersteunt bij budgetbegeleiding voor jongeren, in samenwerking met begeleiders (o.a. zakgeld, leefgeld, en verblijfssubsidies, aankopen, kostenbeheer, opvolging van uitgaven).
Als logistiek coördinator: Je zorgt voor een efficiënt logistiek beheer van voertuigen, gebouwen en materialen in samenwerking met coördinatoren/hoofdbegeleider.
Kerntaken
-
Je organiseert voertuigbeheer: keuringen, onderhoud, herstellingen en planning in samenwerking met de teams.
-
Je superviseert gebouwgerelateerde meldingen, acties en technische interventies.
-
Je ondersteunt materiaalbeheer, stock, bestellingen en projectlogistiek in samenwerking met de coördinatoren/hoofdbegeleider.
-
Je coördineert externe leveranciers (en technische diensten).
-
Je ondersteunt het kamerbeheer op de sites: registeren van in-en uitchecken van jongeren, coördineren van het klaarzetten van kamers en nodige materialen bij in- en uitstroom (Hejmo plus).
Als kapitein preventie: Samen met de Preventieadviseur ondersteun je een veilige werkomgeving en de uitvoering van het vijfjarig preventieplan.
Kerntaken
-
Je helpt risico’s detecteren, verzamelen en melden.
-
Je ondersteunt preventieacties, veiligheidscontroles en opvolgdocumentatie.
-
Je communiceert maatregelen en veiligheidsprocedures naar de teams.
-
Je draagt bij aan een preventieve en veiligheidscultuur binnen de projecten.
-
Je ondersteunt de projecten bij het registreren en opvolgen van medisch toezicht (planning, documenten, rapportage).
Als ondersteuner sociale administratie van de projecten: Je zorgt voor een correcte en volledige sociale administratie rond de jongeren en gezinnen binnen de Vlaamse projecten.
Kerntaken
-
Je registreert en verwerkt gegevens in Insisto, Binc, Match It en andere systemen.
-
Je ondersteunt administratieve procedures en aanvragen naar OCMW, Fedasil, Agentschap Opgroeien, mutualiteiten en andere partnerdiensten.
-
Je volgt attestering, bewijsstukken, afspraken, documenten en wettelijke verplichtingen op (bv. 2e verblijfssubsidie,…)
-
Je bouwt dossiers op die volledig, actueel en ordelijk zijn in EQCARE en alle systemen.
-
Je fungeert als administratieve schakel tussen projecten, coördinatoren en externe instanties.
-
Je documenteert en communiceert alle administratieve stappen helder en correct.
Als HR-ondersteuner: Je ondersteunt de directie, coördinatoren en lead HR bij administratieve en organisatorische HR-processen.
Kerntaken
-
Je ondersteunt lead HR administratief bij onboarding van nieuwe medewerkers (documenten, registraties, infosets, voorbereiden materiaal).
-
Je ondersteunt het opleidingsbeheer ism directie en coördinatoren, lead HR: registraties, opvolging van opleidingen, documentatie en planning.
-
Je verzamelt informatie voor personeelsprocessen (afwezigheden, documenten, overzichten).
-
Je actualiseert de interne lijsten en structuren.
Als lid van de Vlaamse Projecten: Je werkt verbindend en ondersteunend over alle projecten heen.
Kerntaken
-
Je zorgt voor afstemming en informatie-uitwisseling tussen projecten en collega’s.
-
Je volgt opdrachten proactief op en bewaakt deadlines.
-
Je ondersteunt teams bij administratieve en operationele noden.
-
Je beheert de interne nieuwsbrief, verzamelt informatie, maakt deze op en verzendt deze.
Als rolmodel van SOS Kinderdorpen: Je draagt de waarden en professionele standaarden van SOS uit.
Kerntaken
-
Je handelt integer, zorgvuldig en transparant.
-
Je creëert een positieve, ondersteunende en respectvolle werkcultuur.
-
Je toont betrokkenheid en professionaliteit in elke interactie.
Bekwaamheden
Kennis & inzicht
-
Kennis van administratieve systemen en ervaring met dataverwerking.
-
Kennis van financieel beheer en processen.
- Inzicht in veiligheidsprocedures en preventiewetgeving.
Technische vaardigheden
-
Sterke beheersing van MS Office en administratieve software.
-
Ervaring met Insisto, Binc, Match It is een pluspunt.
-
Plannen, organiseren, prioriteren en bewaken van deadlines.
-
Logistiek inzicht en praktische opvolgingscapaciteiten.
-
Talenkennis: Nederlands C2; Frans/Engels B2.
Persoonlijke sterktes
-
Nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
-
Communicatief en in staat om helder af te stemmen met verschillende stakeholders.
-
Proactief, oplossingsgericht en stressbestendig.
-
Hands-on mentaliteit en verantwoordelijkheid opnemen.
-
Flexibel en positief ingesteld in een dynamische context.
Transversale bekwaamheden
-
Het belang van kinderen en jongeren staat centraal in elke professionele handeling.
-
Integer, discreet en ethisch handelen.
-
De missie en visie van SOS Kinderdorpen actief uitdragen.
Ons aanbod
-
Een voltijds contract van onbepaalde duur.
-
Werkplekken: Leuven (Keizersberg) en Kessel-Lo (Scheutsite).
-
Verloning volgens PC 319.01.
-
Een betekenisvolle functie in een warme, mensgerichte en professionele organisatie.
Interesse?
Stuur je CV en motivatiebrief naar [email protected] of via het formulier op deze pagina (deadline: 30/05/2026).
