We zoeken één collega in het team Verzending:
- Je voert administratieve taken uit volgens de geldende instructies, zowel binnen het secretariaat als aan het loket van de dienst.
- Je verzorgt op een professionele manier de rechtstreekse contacten met interne en externe klanten.
- Je beheert samen met je collega’s het secretariaat van de dienst, zodat alle taken efficiënt en in optimale omstandigheden kunnen worden uitgevoerd.
- Je staat mee in voor het dagelijks beheer van het loket van de dienst.
- Je behandelt opmerkingen en eenvoudige klachten en zorgt ervoor dat klanten en burgers zo snel mogelijk een passende oplossing krijgen.
- Je beheert het klassement zodat dossiers op een vlotte en efficiënte manier kunnen worden teruggevonden.
- Je codeert gegevens en voert ze nauwkeurig in automatische bestanden in, zodat ze later probleemloos kunnen worden geraadpleegd.
- Je neemt de praktische organisatie van vergaderingen, activiteiten en conferenties op, en zorgt ervoor dat deze professioneel en vlot verlopen.
- Je zorgt, samen met je collega’s, voor de ontvangst en verwerking van de binnenkomende diplomatieke tas, volledig volgens de geldende normen in ExpeditionNet.
- Inspringen bij het team Diplomatieke Tas schrikt je niet af.
De functie is geen telewerkbare functie. Het loket van de dienst Verzending en Diplomatieke Tas is doorlopend open van 8u30 tot 16u00. Er is dus een afwisselende wachtdienst. Het secretariaat is open van 7u00 tot 16u00 met een middagpauze.
Daarnaast zoeken we één collega in het team Diplomatieke Tas:
- Je staat in voor het aanmaken, de verwerking en het verzegelen van de uitgaande diplomatieke tas, volledig volgens de geldende normen in ExpeditionNet.
- Je verzorgt op een professionele manier de rechtstreekse contacten met interne en externe klanten. Je hebt ook regelmatig contact met onze transporteur.
- Je beheert samen met je collega’s het team Diplomatieke Tas van de dienst, zodat alle taken efficiënt en in optimale omstandigheden kunnen worden uitgevoerd.
- Je codeert gegevens en voert ze nauwkeurig in automatische bestanden in, zodat ze later probleemloos kunnen worden geraadpleegd.
- Je staat mee in voor de dagelijkse verzending van de paletten: het aanmaken en alle nodige documenten tot verzending.
- Inspringen bij het team Verzending schrikt je niet af.
De functie is geen telewerkbare functie. Diplotassen vertrekken dagelijks via een vastgelegd vervoerschema wat inhoudt dat er telkens een minimumbezetting aanwezig is, ook tijdens de verlofperioden.
Deze functies houden een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of je gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
Veiligheidsmachtiging
Om de functie te kunnen uitoefenen, dien je te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).
Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.
Medisch onderzoek
Kandidaten moeten in goede algemene gezondheid verkeren om deze functie veilig te kunnen uitoefenen. Voor deze functie wordt vóór indiensttreding een medisch onderzoek verricht door de bedrijfsarts. Je kan pas aan de slag als je medisch geschikt bent verklaard.
Je wordt onderworpen aan een gezondheidstoezicht, dat periodieke gezondheidsbeoordelingen omvat, om de functie te kunnen uitoefenen.
Heb je vragen over de jobinhoud?
Je vindt onze contactgegevens in de rubriek "meer info - contactpersonen".
