Medewerker personeelsadministratie (100%)
ADM/2026/ATP/17 – Extern
Position
Job title:
Administratief personeel
Duration:
Je start zo snel mogelijk met een statutaire aanstelling van bepaalde duur tot en met 31/12/2026, met mogelijkheid tot verlenging op basis van beschikbare middelen.
Start date:
09/07/2026 (of datum beslissing)
Interview date:
29/06/2026
Job description
Ben jij ook gebeten door personeelsadministratie? Voor een nieuwe uitdaging met veel teamwork én personeelsdossiers ben je bij ons aan het juiste adres.
In deze functie sta je in voor de correcte personeelsadministratie van onze collega’s op de EhB School of Health & Environment en binnen onze EhB-brede dienstverlening.
Wat betekent dat concreet:
- Nauwkeurig invullen en opvolgen van de nodige personeelsgegevens in onze databank;
-
Contracten en aanstellingsbeslissingen opmaken, attesten invullen,…;
- Maandelijks toezien op de correcte voorbereiding, afwerking en opvolging van de loonadministratie via Departement Onderwijs voor onze statutaire collega’s;
- Opmaken, uitvoeren en opvolgen van de jaarlijkse personeelsbegroting. Dit gebeurt in overleg met de expert personeelsbegroting en de coördinator Beleid & Organisatie;
- Aanleveren en controleren van prognoses en afrekeningen in het kader van projectrapportering;
- Praktische ondersteuning bij de selectieprocedures op de ondersteunende diensten (bv. uitnodigen van kandidaten, opvolging van de vacatures in SES,…).
Daarnaast kunnen collega’s bij jou terecht voor antwoorden en advies rond interne reglementen, processen en relevante wetgeving (bv. verlofstelsels, ziekte, benoemingen, …).
Of we nu van thuis werken of samen op onze campus Kaai, teamwork en (digitaal) overleg staan altijd centraal binnen onze fijne dienst. Deze functie leer je vooral ‘on the job’, dus staan we klaar om je te coachen en te helpen bij al je vragen. We zijn een klein team en zetten volop in op administratieve vereenvoudiging en digitalisering. Je krijgt dus de kans om samen met ons een aantal nieuwe initiatieven op te zetten en je eigen job vorm te geven op basis van je interesses en talenten.
Erasmushogeschool Brussel biedt kwaliteitsvol onderwijs aan zo’n 7000 studenten in een 45-tal graduaats-, bachelor- en masteropleidingen. Geheel volgens onze humanistische missie streven we naar individuele ontplooiing voor iedereen, in vrijheid en wederzijds respect. Als pluralistische instelling zetten we sterk in op diversiteit omarmen, jezelf permanent in vraag stellen en nieuwe inzichten verwerven.
We bieden je een boeiende, afwisselende job waar engagement, respect, openheid, empowerment en integriteit centraal staan. Dit zijn geen loze woorden uit onze missie en visie maar kernwaarden die onze collega’s dagelijks toepassen. Jij binnenkort ook?
Profile description
We werken ondertussen al een tijdje hybride, dus om alles zowel van thuis uit als op de campus vlot te laten lopen zijn degelijke IT-skills een must. Als Brusselse hogeschool met internationale ambities verwachten we naast correct Nederlands een zekere meertaligheid van onze collega’s. Je vlot kunnen uitdrukken in het Frans, Engels of een andere taal is dan ook een grote meerwaarde. Onverwachte wendingen scherpen je creatieve oplossingsgerichtheid aan. Je bent gemotiveerd om bij te leren en de hogeschool steunt jou en je team daar ook in.
Specifiek voor deze functie vragen we daarboven het volgende:
-
Ervaring - Je hebt ervaring binnen een personeelsdienst en de arbeidswetgeving is je niet vreemd. Kennis van en ervaring met wetgeving en administratie voor hogeschoolpersoneel is een meerwaarde. Sowieso heb je zin om je in te werken in de specifieke regelgeving. Je kijkt er naar uit om bij te leren ‘on the job’ en om je kennis regelmatig up te daten.
-
Klantvriendelijk - Een groot deel van onze job draait rond oplossingen aanbieden voor onze interne klanten. Je gaat zelf op zoek in de soms complexe regelgeving. Je denkt proactief mee en gaat above and beyond om ook op moeilijke vragen een antwoord te vinden. Je communicatie is sterk genoeg om dat antwoord duidelijk uit te leggen, zowel schriftelijk als mondeling, in uitstekend Nederlands.
-
Administratief sterk - Je bent nauwkeurig in je administratie en toont je zowel discreet als verantwoordelijk bij het behandelen van dossiers. Op die manier zorg je elke maand voor een correcte uitbetaling van onze collega’s.
-
Teamplayer - Binnen de personeelsdienst helpen we elkaar bij vragen, bespreken we moeilijke dossiers samen en ondersteunen we elkaar als de werkdruk hoog is. Hoewel je dus zelfstandig een aantal dossiers beheert, werk je niet enkel op je eigen eilandje maar kan je goed samenwerken en ben je flexibel genoeg om ook eens andere taken over te nemen.
-
Stressbestendig - Doorheen het jaar kennen we typische pieken en dalen in werkdruk. Ook op moeilijke momenten blijf je stressbestendig, kan je prioriteiten stellen en houd je het hoofd koel.
- Digitaal werken - We zetten volop in op digitalisering, je IT-skills moeten dus voldoende zijn om vlot te werken met courante softwarepakketten, digitaal te vergaderen en onze databanken onder de knie te krijgen.
Admission requirements
Je behaalde een bachelor- of graduaatsdiploma. Een diploma in personeelswerk, rechtspraktijk of een gelijkaardige richting biedt een meerwaarde.
Heb je een buitenlands diploma, met uitzondering van Nederland, Luxemburg of de Baltische staten, voeg dan ook een gelijkwaardigheidsattest van NARIC toe.
Je voldoet aan de voorwaarden van artikel V 106 en V 107 van de Codex Hoger Onderwijs.
Offer
- Aantrekkelijk loon – je wordt betaald binnen het barema 592, volgens je kwalificaties en ervaring.
-
Loon naar ervaring - naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector, kunnen tot max. 20 jaar aan diensten uit de privésector verrekend worden via de nuttige beroepservaring. Eventuele toekenning gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.
-
Vakantie – je kan genieten van een gunstige verlofregeling; a rato van 40 dagen per jaar voor een voltijdse functie, bovendien kan je deze als administratieve kracht flexibel inplannen. Een deel hiervan zet je sowieso jaarlijks in tijdens onze collectieve zomersluiting tussen 21 juli tot 15 augustus, de rest kies je in overleg met je leidinggevende.
-
Flexibiliteit – naast glijdende werkuren voorzien we ook de mogelijkheid om tot max. 3 dagen per week te flexwerken, afhankelijk van je opdrachtpercentage en de afspraken binnen je dienst.
-
Woon-werkverkeer – volledige terugbetaling van het openbaar vervoer en een fietsvergoeding.
-
Voordelen – via je lerarenkaart en benefits@work geniet je van een heleboel kortingen.
- Resto – je geniet van eten aan democratische prijzen in ons bedrijfsrestaurant of gaat op zoek naar iets lekkers in het grote aanbod van onze hoofdstad.
-
Brussel – een inspirerende werkomgeving waar elke dag iets nieuws te beleven valt.
Comments
Concreet
EhB-brede dienstverlening
Functie: Statutair tijdelijk vacant
Aard tewerkstelling: ATP-B21
Vereist niveau: Bachelor of graduaatsdiploma
Werkervaring: Minstens 7 jaar
Volume: 100%
Duur: Je start zo snel mogelijk met een statutaire aanstelling van bepaalde duur tot en met 31/12/2026, met mogelijkheid tot verlenging op basis van beschikbare middelen.
Afsluitdatum: 22/06/2026
Overtuigd
Is deze vacature je op het lijf geschreven, surf dan snel naar onze vacaturesite https://ses.ehb.be.
Solliciteren kan enkel digitaal via onze vacaturesite. Registreer je en voeg je cv, diploma, motivatiebrief en eventueel portfolio toe aan je profiel. Eenmaal je geregistreerd bent, dien je ook nog te solliciteren voor deze functie. Sollicitaties die ons niet op tijd bereiken via onze site, kunnen we helaas niet aanvaarden. Let er dus op dat je alle stappen goed doorloopt. Na een geslaagde sollicitatie krijg je een bevestigingsmail.
Op 22/06/2026 wordt de vacature afgesloten. In de dagen daarop screenen we alle kandidaturen op basis van het dossier in SES. We willen als hogeschool in het superdiverse Brussel een weerspiegeling zijn van de maatschappij; daarom houden we bij de selectie van kandidaten enkel rekening met je diploma, vaardigheden en kwaliteiten. Je leeftijd, afkomst, geslacht, geloof … doen er niet toe.
Ben jij onze match, dan nodigt de selectiecommissie je uit voor een gesprek. Voor deze functie staat dit gepland 29/06/2026, houd hier alvast rekening mee in je agenda. Dit gesprek kan live of online doorgaan, meer informatie krijg je wanneer je uitgenodigd wordt.
Contact information
Heb je vragen over de inhoud van de functie dan kan je contact opnemen met Lia Scarpone, diensthoofd personeelsadminisatratie en payroll, via [email protected].
Heb je administratieve vragen dan kan je terecht bij de personeelsdienst via [email protected]
Information about selection procedure
