Medewerker HR en Financiën KU Leuven-Gent
(ref. ATP-2026-141)
Laatst aangepast: 29/05/26
De Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen (FIIW) van de KU Leuven heeft campussen in Brugge, Gent, Sint-Katelijne-Waver, Leuven, Geel en Diepenbeek en maakt deel uit van de Groep Wetenschap en Technologie. Wij zijn op zoek naar een voltijdse medewerker voor de campusdiensten van de FIIW campussen te Gent en Brugge, die nauw samenwerken. Deze medewerker heeft een tweeledige opdracht: HR ondersteuner en Financiële antenne voor de FIIW campus te Gent en na inwerking ook voor de campus te Brugge.
Functie
Als HR ondersteuner sta je in voor de administratieve opvolging van de personeelszaken van de FIIW campussen te Gent en Brugge:
-
Je volgt personeelsaanstellingen, -verlengingen en herfinancieringen op van a tot z
-
Je volgt stopzettingen (in onderling overleg) van personeelscontracten op
-
Je informeert (toekomstige) personeelsleden over aanstelling en verlenging en je vraagt daarbij ook de nodige documenten op
-
Je kent de aanstellingsprocedures en -termijnen goed en past deze consequent en proactief toe
-
Je volgt vragen i.v.m. de statuten en aanstelling op
-
Je hebt een diepgaande kennis van complexe (internationale) personeelsdossiers
-
Je hebt regelmatig overleg met de HR collega’s binnen de faculteit en de HR-consulent en HR-adviseur binnen de personeelsdienst van KU Leuven
Als Financiële antenne sta je in voor de administratieve opvolging van financiële processen van de FIIW campussen te Gent en Brugge:
-
Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP zoals aanmaken van interne en externe facturen, plaatsen van bestellingen, afhandelen van leveranciersfacturen en goederenontvangst
-
Je verwerkt beroepskosten, kredietkaartafschriften en kostenformulieren
-
Je werkt openstaande bestellingen op kredieten regelmatig bij
-
Je hebt een diepgaande kennis van financiële procedures en richtlijnen binnen KU Leuven en kent het antwoord op complexere financiële vragen
-
Je hebt regelmatig overleg met de collega financiële antennes van de faculteit en onderhoudt goede contacten met de medewerkers van alle financiële diensten binnen KU Leuven
Voor beide opdrachten werk je nauw samen met het team en de campusbeheerder:
-
Je werkt dagelijks in de gedeelde mailboxen op basis van collegialiteit en goede werkafspraken
-
Je fungeert samen met de collega’s als eerste aanspreekpunt voor professoren en onderzoekers wat betreft personeelsaangelegenheden en financiële processen en verrichtingen
-
Je documenteert en analyseert de terugkerende flows in de financiële en HR processen en optimaliseert waar nodig. Je neemt zelf initiatieven ter verbetering
-
Je volgt regelmatig bijscholingen en opleidingen en blijft up-to-date in dit snel evoluerende landschap
Profiel
- Je hebt een opleiding op bachelorniveau. Ervaring in HR en financiële administratie is een pluspunt.
-
Je bent in staat je snel in te werken in een nieuwe functie, je functioneert goed in teamverband en kunt tegelijkertijd ook zelfstandig werken.
-
Je werkt precies en resultaatsgericht en hebt sterke aandacht voor processen binnen de organisatie.
-
Je bent vertrouwd met het gebruik van Office toepassingen (Word, Excel, PowerPoint). Kennis van SAP is een pluspunt.
-
Je bent discreet en communicatief zowel telefonisch als per mail.
-
Je kan je vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
-
Je bent klantgericht en reikt flexibele oplossingen aan binnen de te volgen werkprocessen.
-
Je weet je technisch-administratieve deskundigheid en analytisch inzicht aan te wenden om administratieve processen kritisch in vraag te stellen.
-
Je hoofdwerkplaats is Gent en je bent bereid je op regelmatig basis te verplaatsen naar de campus te Brugge.
-
Je bent bereid ook mee te werken aan activiteiten buiten de reguliere kantooruren.
-
Samen met het team sta je in voor een goede dienstverlening op beide campussen.
Aanbod
Wij beogen een voltijdse tewerkstelling van bepaalde duur 1 jaar, met een reële kans op verlenging. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Een universitaire context staat garant voor een jonge, innovatieve, internationale omgeving waar state-of-the art onderzoek wordt verricht en waar wordt gewerkt met diverse internationale profielen met verschillende contracttypes en soms complexe loopbaantrajecten. Via deze uitdagende job draag je indirect bij aan onderwijs en onderzoek met een impact op de samenleving. Je komt terecht in een warm team met een diversiteit aan expertises, waarin we veel belang hechten aan eigenaarschap, samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen wij voor een passend opleidingstraject en helpen we jou ‘on the job’ jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen. We hopen je vanaf 1 september 2026 of zo snel mogelijk te kunnen verwelkomen.
Interesse?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Katty Van de Kerckhove, mail:
[email protected]. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Mieke Coenen, mail:
[email protected].
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 08/06/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar [email protected]
