En tant qu’Executive Management Assistant, vous êtes le bras droit d’un ou de plusieurs membres de l’Executive Management. Vous les soutenez non seulement sur le plan administratif et organisationnel, mais vous contribuez également activement à la préparation, au suivi et à la coordination efficaces des dossiers et des processus décisionnels. Vous êtes une personne de confiance capable de gérer les priorités, d’anticiper les besoins et de veiller au bon déroulement des activités en coulisses.
Vos responsabilités
Secrétariat & support exécutif
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Vous gérez de manière proactive les agendas des membres de la direction et coordonnez leurs activités quotidiennes.
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Vous gérez la correspondance et les boîtes mail et assurez un suivi rigoureux des actions et des dossiers.
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Vous êtes le point de contact central pour les parties prenantes internes et externes.
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Vous organisez des réunions, séminaires, ateliers, événements hors site (offsites) et autres événements, tout en assurant le soutien logistique nécessaire.
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Vous assistez les membres de la direction dans leurs demandes administratives et missions ponctuelles.
Réunions, gouvernance & suivi des dossiers
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Vous préparez les réunions de management, les réunions de direction et les instances de gouvernance, et vous en assurez le suivi professionnel.
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Vous rassemblez et structurez la documentation pertinente et veillez au respect des délais et au suivi des actions.
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Vous rédigez ou finalisez des notes, procès-verbaux, présentations et correspondances.
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Vous assurez de manière autonome le suivi des dossiers qui vous sont confiés et signalez en temps utile les points d’attention à la direction.
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Vous contribuez à une documentation et à un archivage rigoureux des dossiers et décisions importants.
Coordination & amélioration des processus
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Vous collaborez étroitement avec les autres Management Assistants et assurez le rôle de back-up lorsque cela est nécessaire.
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Vous réfléchissez activement à l’optimisation des processus administratifs, des outils et des méthodes de travail.
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Vous participez à l’optimisation de l’organisation administrative et contribuez au partage des connaissances au sein de l’équipe.
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Vous prenez des initiatives pour rendre les activités plus efficaces, plus cohérentes et davantage orientées vers l’avenir.
