Mission générale
Le/la Head of CEO Office assure au quotidien la coordination opérationnelle et le secrétariat général de la Direction générale. Cela inclut notamment l’aide au pilotage des comités (comité de direction et comités de coordination). Dans le cadre de suivi des projets stratégiques associés au groupement, il/elle entretient un lien fonctionnel étroit avec la Responsable de l’équipe des PMO.
Responsabilités principales
1 Coordination et secrétariat général de la Direction générale
- Assure la coordination du Comité de direction (CODIR) : préparation de l'ordre du jour, le suivi des actions, constitution et diffusion des dossiers, rédaction des relevés de décisions ;
- Assure la coordination des comités de coordination (COCORD) et leur bonne articulation avec le comité de direction
- Assure le rôle de secrétariat général : structure, filtre, priorise et assure le suivi des sollicitations adressées au DG et au CODIR ;
- Prépare les notes de briefing, notes de décision et synthèses destinées à la DG ;
- Prépare les réunions du conseil d’administration et contribue à la préparation des comités spécifiques ;
- Assure le suivi systématique et consolidé des décisions prises par la DG/DGM, le CODIR, le COCORD et les instances de gouvernance.
2 Support au Comité restreint
- Prépare et structure les travaux du Comité restreint (ordre du jour, dossiers, notes de décision) ;
- Veille à l'articulation entre le Comité restreint (lieu préparatoire) et le CODIR (instance décisionnelle) ;
- Assure le suivi des décisions et des plans d'action issus du Comité restreint et en consolide le reporting présenté à chaque réunion ;
- Organise les sessions ad hoc nécessaires sur les sujets urgents.
3 Lien fort avec la direction de l’équipe PMO
- Est l'interlocuteur/trice privilégié(e) de la PMO pour une articulation optimale des projets spécifiquement liés à la création du groupement ;
- Pour ces projets, cCoordonne avec la PMO le pilotage du portefeuille de ces projets spécifiques et la remontée des risques, jalons et points de blocage ;
4 Autres missions
- Prépare et consolide les dossiers destinés au Conseil d'administration et aux autorités ;
- Identifie les points de blocage, risques et sujets nécessitant une escalade vers la DG ou le CODIR ;
- Appuie la Direction générale dans les relations institutionnelles avec les partenaires, autorités et parties prenantes ;
- Contribue à la préparation et à la coordination des communications institutionnelles sensibles.
- Assure la gestion managériale de l’équipe (1 ETP), et la coordination de tous les secrétariats des DG/DGM/DGA pour contribuer à la parfaite circulation de l’information.
- Assure l'organisation, la structuration et la gouvernance de l'ensemble de la documentation stratégique, administrative, réglementaire et institutionnelle de la Direction générale. Veille à la cohérence, à la qualité, à l'actualisation, à la traçabilité et à l'accessibilité des documents.
Profil recherché :
- Vous disposez d’une première expérience professionnelle pertinente de 5 à 10 ans dans une fonction similaire ou en lien avec la stratégie, la transformation ou la gestion de projets.
- Vous avez une expérience réussie en gestion de projets ou de programmes transversaux.
- Vous disposez d'une bonne connaissance du secteur des soins de santé et de ses enjeux.
- Vous faites preuve d'excellentes compétences en stakeholder management, en particulier avec des interlocuteurs de très haut niveau (Direction générale, Conseil d'administration, autorités), et savez conjuguer diplomatie, discernement et fermeté dans des contextes à forts enjeux institutionnels.
- Vous disposez d'une vision stratégique, tout en étant capable d'assurer un suivi rigoureux de l'exécution.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre esprit d'analyse et de synthèse, votre proactivité et votre capacité à évoluer dans un environnement complexe.
- Vous possédez d'excellentes capacités de communication, en gestion de conflits, un grand sens de la confidentialité et une forte orientation résultats.
- Vous avez une bonne dose d’intelligence émotionnelle et vous êtes diplomate.
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau master. Une formation en ingénieur de gestion ou en ingénieur civil constitue un atout, sans être un prérequis.
- La maîtrise du français est indispensable, et la connaissance du néerlandais est un atout.
