- Departement: Universiteitsdienst Campus en Gebouw, ICT, Studentvoorzieningen; Studentenvoorzieningen
- Tewerkstellingspercentage: 100% - contract van onbepaalde duur
- Solliciteren kan tot en met 18-06-2026 (DD/MM/YYYY)
Wil jij mee het verschil maken voor studenten?
Voor veel studenten is een betaalbaar kot essentieel om te kunnen studeren. Door het groeiende tekort aan studentenhuisvesting dreigen echter steeds meer studenten uit de boot te vallen. Daarom wil de servicecluster Huisvesting het aanbod uitbreiden van 2.350 naar 6.000 studentenkamers.
Om deze ambitie waar te maken, zoeken we een enthousiaste dossierbeheerder die ons team versterkt. Je maakt deel uit van het Team Administratie binnen de Servicecluster Huisvesting en ondersteunt zowel de front- als de backoffice, met als voornaamste taken:
- Je zorgt voor het onthaal van studenten en verzorgt hun incheck
- Je staat in voor het sleutel- en toegangbeheer
- Je verstrekt informatie en beantwoordt vragen en klachten van klanten (zowel via telefoon, mail als persoonlijk)
- Je volgt huisvestingsaanvragen op, wijst kamers toe en maakt huurcontracten op
- Je maakt bestelbonnen en aanrekeningen op en je verwerkt facturen
- Je leidt jobstudenten op en stuurt hen aan
- Je neemt deel aan vergaderingen
- Daarnaast neem je algemene administratieve taken op en ondersteun je de servicecluster Huisvesting
- Op piekmomenten help je ook collega’s in het facility- of communityteam
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Francis Ascoop via
[email protected] of 09 264 71 08 (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online)
Kennis en ervaring
- Je communiceert vlot in het Nederlands en Engels (mondeling en schriftelijk)
- Je hebt ervaring in een administratieve functie
- Je werkt vlot met courante softwarepakketten (Word, Excel, Outlook, …)
- Kennis van SAP is een plus
- Ervaring met (internationale) studenten is een sterke meerwaarde
- Ervaring in dienstverlening, bij voorkeur in huisvesting, is een pluspunt
Vaardigheden
- Je hebt een uitgesproken klantgerichte en professionele houding, je houdt ervan om mensen te helpen en te adviseren
- Je bent vriendelijk, empathisch en geduldig
- Je behoudt je focus en blijft zorgvuldig werken bij repetitieve taken
- Je weet je te organiseren in functie van werkdruk en prioriteiten
- Je hebt een teamgerichte instelling
- Je bent flexibel ingesteld en stressbestendig. Je bewaart je kalmte in stressvolle omstandigheden. Je bent tevens bereid occasioneel buiten de kantooruren te werken
Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse C. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van hoger secundair onderwijs.
Bezorg ons ten laatste op 18-06-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via
[email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
