- Departement: Universiteitsdienst Campus en Gebouw, ICT, Studentvoorzieningen; Informatie- en Communicatietechnologie
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 17-06-2026 (DD/MM/YYYY)
Binnen het functiedomein ICT ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten, bezoekers en leveranciers. Je combineert een warm en efficiënt onthaal met administratieve ondersteuning, logistieke coördinatie, IT-support en telefoniebeheer. Je werkt nauw samen met de servicedesk, teladmin, fleetbeheer en de collega’s IT-beleidsmedewerkers Aankoop en Finance, IT- support en telefoniebeheer. Deze functie omvat o.a. volgende taken:
- Onthaal en eerstelijnscontact
- onthaal van bezoekers, leveranciers en medewerkers
- beantwoorden van telefoon en mail (onthaal + helpdesk)
- eerste aanspreekpunt voor praktische vragen van ICT-medewerkers
- Administratieve en organisatorische ondersteuning
- secretariaatsondersteuning van de directeur en het functiedomein
- ondersteuning bij evenementen (planning, catering, bestellingen, uitvoering)
- aanvragen en opvolgen van herstellingen
- registratie en verdeling van post, inclusief retourzendingen
- bestellen en beheren van kantoor- en logistiek materiaal
- logistieke ondersteuning (plantenbeheer, opvolging van afvalverwerking, fruitabonnement…)
- IT-ondersteuning en applicatiegebruik
- IT-ondersteuning: opvolging van tickets, incidenten en problemen volgens ITIL in Znuny/OTRS; M365-taken; correcte doorverwijzing van complexere problemen
- ondersteuning van processen in project- en resource managementsoftware zoals Jira en Tempus
- overnemen van de helpdesktelefoon wanneer nodig (o.a. begeleiding van een team jobstudenten)
- Toegangs-, account- en onboardingbeheer
- aanmaken van gastaccounts en praktische toegangsondersteuning
- administratieve onboarding van interne en externe medewerkers en bewaken van het onboardingsproces
- aanvragen en verlengen van accounts van externen
- sleutelbeheer en beheer van ITV-toegangstokens
- Operationele opvolging (telefonie, aankopen, middelen en projecten)
- opmaken van ATB’s (Aanvraag Tot Bestellen) en uitvoeren van SAP-gerelateerde taken
- telefoniebeheer: aanmaken van mobiele nummers, bepalen van optimale bundels, communicatie en afstemming met de telecomleverancier
- overdracht en opvolging van het beheer van dienstvoertuigen en fietsen
- deelname aan projecten (bv. nieuwe onboardingflow, implementatie van een nieuw raamcontract met Proximus, nieuwe telefoniebeheerapp, optimalisatie van fleetmanagement)
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Erwin Plancke via
[email protected] (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online).
Kennis en ervaring
- Je hebt ervaring met onthaal, administratieve taken en logistieke ondersteuning
- Je werkt vlot met Windows en M365 (o.a. Outlook, Teams, SharePoint) en andere courante softwaretoepassingen
- Je hebt ervaring met professionele telefoonsystemen en planningstools
- Je hebt affiniteit met ICT en digitale toepassingen
- Je bent vertrouwd met of hebt interesse in tools zoals Jira en Tempus
- Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis van andere talen is een pluspunt
- Bij voorkeur heb je ervaring met servicedesk en ICT-support (zowel fysiek als online)
- Ervaring met teladmin, telefoniecontracten of telefoniebeheer is een pluspunt
- Kennis van SAP en ervaring met aankoopprocessen is een meerwaarde
- Ervaring met fleetmanagement of sleutelbeheer is een pluspunt
Vaardigheden en attitudes
- Je bent klantgericht en communiceert helder en professioneel
- Je behoudt overzicht en efficiëntie, ook tijdens piekmomenten
- Je denkt proactief en bent oplossingsgericht.Je hebt een hands-on instelling
- Je hebt organisatorisch talent en gevoel voor prioriteiten
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd
- Je werkt zelfstandig en functioneert goed binnen een team
- Je gaat zorgzaam om met vertrouwelijke informatie
- Je bent leergierig en maakt je nieuwe ICT-toepassingen snel eigen
- Je bent bereid opleidingen te volgen (zoals EHBO, SharePoint, teladmin, Tempus, Jira, …)
- Je kiest bewust voor een functie die hoofdzakelijk ter plaatse wordt uitgevoerd en waarbij telewerk slechts uitzonderlijk mogelijk is
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 17-06-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via
[email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
