Notre client, actif dans le secteur financier, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et événementiel(le). À ce poste, vous serez chargé(e) d’apporter un soutien administratif complet aux responsables des relations clients et d’assurer un service de qualité aux clients. Les missions et responsabilités sont très variées et évolueront au fil du temps !
Description
Tâches administratives et de secrétariat
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Gérer l’agenda en tenant compte des priorités de l’entreprise afin de proposer des alternatives, des compromis et de veiller à l’utilisation la plus efficace possible du temps du CRM.
- Gérer et filtrer tous les appels et le courrier,
- Établir des relations de travail avec les clients, les autres CRM et les autres membres du personnel.
- Accueillir les visiteurs
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Coordonner les réservations de salles et la logistique
- Maintenir une communication active afin de garantir un niveau de service adéquat
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Organiser et tenir à jour le système de classement
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Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les e-mails
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Préparer des présentations PowerPoint
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Gérer la base de données clients (CRM Microsoft Dynamics) : création, mise à jour, en respectant strictement les procédures d’autorisation internes
Responsabilités administratives
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Ouverture de comptes bancaires en coordination avec le responsable de la conformité
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Saisie et suivi des ordres financiers et des investissements (dans les fonds TreeTop), prise en charge de toutes les tâches administratives
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Préparation de tableaux de bord, de rapports et d’études
Responsabilités liées aux événements
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Coordination des réservations de salles et de la logistique
- Assistance aux événements : envoi des invitations, gestion de la liste des participants, présence lors des événements
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Gestion de la base de données clients (CRM Microsoft Dynamics) : création et suivi des événements, en respectant strictement les procédures d’autorisation internes
- Organisation et gestion des contacts avec les prestataires de restauration, d’entretien, de ménage, etc.
Profile
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Idéalement : diplôme ou certificat en secrétariat, au moins cinq ans d’expérience progressive en secrétariat (de préférence acquise en partie au sein d’un cabinet de services professionnels)
- Excellente maîtrise du néerlandais à l’écrit et à l’oral, et bonne connaissance du français et de l’anglais
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Compétences administratives de haut niveau
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Aisance avec les chiffres
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Excellentes compétences en communication, tant au sein du cabinet qu’avec les clients. Capacité à gérer l’ambiguïté
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Capacité à appréhender à la fois le contexte et les détails dans des situations de résolution de problèmes
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Sens de l’organisation et de la gestion du temps
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Capacité à hiérarchiser des tâches multiples nécessitant des réponses à court et à long terme
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Excellent souci du détail et grande précision
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Capacité à apporter sa contribution et à travailler en cohésion au sein d’une équipe soudée
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Attitude compétente et professionnelle envers les clients et les collègues
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Esprit de service et proactivité, capacité à prendre des initiatives
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Style de travail autonome et structuré ; efficacité dans la définition des priorités et la coordination de la charge de travail, capacité à respecter les délais
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Capacité à travailler dans des situations de stress occasionnel
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Flexibilité et réactivité, maturité, fiabilité et intégrité absolue
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Dévouement et motivation
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Traitement approprié des informations confidentielles
Offer
Notre client vous propose :
- Un contrat à durée indéterminée assorti d'une rémunération attractive
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La possibilité de travailler dans un environnement très agréable
