Beschrijving
1. Facilitair beheer (operationeel & strategisch)
Coördineren van alle facilitaire diensten zoals schoonmaak, onderhoud, beveiliging, receptie en catering, met focus op kwaliteit, efficiëntie en gebruikerservaring
Opstellen en implementeren van een facilitair beleid in lijn met de bedrijfsstrategie
Continu analyseren en verbeteren van facilitaire processen en workflows
Beheren van gebouwinfrastructuur, technische installaties en nutsvoorzieningen
Opstellen van onderhoudsplannen (preventief en correctief) en opvolgen van interventies
2. Leveranciers- en contractbeheer
Selecteren, onderhandelen en opvolgen van externe leveranciers en dienstverleners
Beheren van contracten en SLA’s, inclusief evaluatie van prestaties en bijsturing waar nodig
Organiseren van aanbestedingen en prijsvergelijkingen om kosten te optimaliseren
3. Budget en kostenbeheer
Opstellen, beheren en bewaken van het facilitaire budget
Identificeren van kostenbesparingen zonder in te boeten op kwaliteit
Opvolgen van facturatie en rapporteren over uitgaven en forecasts
4. Veiligheid, welzijn, compliance & policies
Toezien op naleving van wetgeving rond veiligheid, gezondheid en milieu (HSE)
Coördineren van veiligheidsprocedures, evacuatieplannen en inspecties
Fungeren als aanspreekpunt voor audits en controles
Opstellen, beheren en up-to-date houden van relevante bedrijfspolicies (bv. facility policy, car policy, clean desk policy, veiligheidsrichtlijnen, etc.)
Zorgen voor duidelijke communicatie en implementatie van policies binnen de organisatie
Regelmatig evalueren en actualiseren van policies in lijn met wetgeving en bedrijfsnoden
Stimuleren van een veilige en ergonomische werkomgeving
5. Projectmanagement & optimalisatie
Leiden van facilitaire projecten zoals verbouwingen, verhuistrajecten of herinrichting van werkplekken
Initiëren van duurzaamheidsprojecten (energiebeheer, afvalreductie, vergroening)
Implementeren van innovatieve oplossingen (smart building, digitalisering, etc.)
6. Fleet management
Beheren van het volledige wagenpark (personenwagens, bestelwagens, eventueel fietsen)
Coördineren van leasingcontracten, onderhoud, herstellingen en keuringen
Opvolgen van kosten, brandstofgebruik en optimalisatie van het wagenpark
Beheren en actualiseren van de car policy en adviseren rond mobiliteitsoplossingen (elektrificatie, laadpalen, mobiliteitsbudget, etc.)
Aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen rond voertuigen, schade en gebruik
Zorgen voor naleving van wetgeving en interne richtlijnen rond mobiliteit
7. Archief- en documentbeheer
Beheren en structureren van zowel fysieke als digitale archieven
Opstellen en implementeren van een duidelijk archiveringsbeleid (bewaartermijnen, classificatie, toegangsrechten)
Zorgen voor veilige opslag en vertrouwelijkheid van documenten, conform GDPR en interne richtlijnen
Coördineren van archiefopslag (on-site en extern) en optimaliseren van opslagruimte
Organiseren van digitaliseringsprojecten en overgang naar elektronische documentbeheersystemen
Toezien op correcte vernietiging van documenten volgens wettelijke bewaartermijnen
Ondersteunen van interne afdelingen bij het terugvinden en beheren van documenten
8. Stakeholdermanagement
Fungeren als centraal aanspreekpunt voor alle facilitaire vragen binnen de organisatie
Nauwe samenwerking met HR, Finance en Operations
Regelmatig rapporteren aan het management over prestaties, KPI’s en verbeterinitiatieven
We zoeken iemand die verantwoordelijkheidszin, initiatief en sterke soft skills combineert.
Je:
Beheerst het Nederlands, Frans en Engels
Hebt sterke communicatieve en relationele vaardigheden
Werkt gestructureerd en georganiseerd
Bent resultaatgericht, zonder het menselijke aspect uit het oog te verliezen
Neemt ownership over je taken en dossiers
Bent flexibel in werkuren wanneer events dat vragen
Leert snel en past nieuwe informatie gemakkelijk toe
Hebt een goede kennis van Excel en interesse in rapportering en analyse
Je bent iemand die rust brengt in drukke momenten en structuur kan aanbrengen in een dynamische omgeving.
Een marktcomform verloningspakket met extralegale voordelen
Een gevarieerde en dynamische functie met zowel organisatie, coördinatie als aanwezigheid op het terrein
De kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een groeiende organisatie
Een samenwerkende en stimulerende werkomgeving
Een professionele omgeving waar leren en persoonlijke ontwikkeling centraal staan
Stuur je CV en motivatiebrief naar [email protected]. We kijken ernaar uit!
Onderwijs Bachelor
