Ontvang jij graag studenten, bezoekers en collega’s met een glimlach? Krijg je energie van administratieve taken en hou je ervan om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden? Voel je je thuis in een digitale werkomgeving en ga je vlot aan de slag met nieuwe tools?
Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken. Bij HOGENT kom je terecht in een maatschappelijk geëngageerde en een tikkeltje eigenwijze hogeschool waar je mee het verschil maakt voor onze studenten en bezoekers.
Het team Onthaal staat in voor de permanentie van de onthalen van HOGENT. Je combineert fysieke, telefonische en digitale onthaaltaken met een uitgebreid pakket aan administratieve, veiligheids- en opvolgingstaken.
Je verwelkomt bezoekers, informeert hen en verwijst hen door. Je legt hen uit hoe ze hun weg kunnen vinden op de verschillende campussen van HOGENT, ook wanneer ze zich digitaal aanmelden. Je neemt telefonische oproepen aan en verbindt door naar de gevraagde gesprekspartners. Je staat in voor de ontvangst van leveringen en bent het eerste aanspreekpunt voor meldingen inzake het onderhoud van onze gebouwen. Als medewerker onthaal zorg je voor een professionele, efficiënte en veilige werking van het onthaal en een correcte doorverwijzing binnen een complex en steeds evoluerend campuslandschap.
Je bent ook verantwoordelijk voor verschillende administratieve taken eigen aan een onthaal, zoals het verzorgen van zowel interne als externe briefwisseling (registreren, sorteren, frankeren), bewegwijzering bij activiteiten en het actueel houden van ad valvas-, affiche- en flyerplekken.
Ter ondersteuning van andere diensten krijg je daarnaast specifieke administratieve taken zoals administratieve opvolging van defecten, bewakingskalenders, toegangsbeheer, reservaties van lokalen, enzovoort.
Om deze rol vlot op te nemen, maak je je snel vertrouwd met onze campussen, circulatiezones en logistieke werking. Ook veiligheidsprocedures en werkprocessen leer je goed kennen. Met een sterke onboarding helpen we je om studenten, bezoekers en collega’s al snel correct en efficiënt verder te helpen.
Aan welke toelatingsvoorwaarden voldoe je op het moment van je kandidaatstelling?
- Je voldoet aan de bepalingen van artikel V. 106 van de Codex Hoger Onderwijs van 20 december 2013, inzake toegang tot de ambten.
- Je hebt een diploma van hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig buitenlands diploma.
- Je beschikt over minstens twee jaar recente (in de laatste 10 jaar) ervaring in een onthaalfunctie, waarbij digitale onthaaltaken een essentieel onderdeel van je takenpakket vormden.
Waarom ben jij de kandidaat die we zoeken?
- Je bent enthousiast en gemotiveerd voor deze job.
- Je kan je identificeren met de waarden van HOGENT.
- Je communiceert helder en klantgericht, zowel mondeling als schriftelijk, en kan bezoekers ook in het Engels verder helpen.
- Servicegericht werken is voor jou een evidentie. Je helpt bezoekers met een glimlach, maar legt tegelijk ook voldoende assertiviteit aan de dag.
- Je bent digitaalvaardig. Nieuwe toepassingen schrikken je niet af maar dagen je uit.
- Je bent leerbereid en neemt initiatief om je professioneel verder te ontwikkelen.
- Je kan snel en efficiënt schakelen tussen taken, ook bij hoge piekmomenten of onverwachte situaties. Je zoekt actief naar oplossingen in moeilijke situaties.
- Je neemt verantwoordelijkheid over de kwaliteit en het resultaat van je werk en signaleert mogelijke obstakels.
- Je bent een echte teamspeler.
- Je bent flexibel en hebt een open blik op werken in een veranderende context.
Bij HOGENT maken we écht impact met onderwijs, onderzoek, kunst en dienstverlening. We geloven in de kracht van mensen en inspireren hen om bij te dragen aan een betere wereld. Hier ontmoeten creativiteit, ondernemerschap en kennis elkaar.
We willen op korte termijn 7 voltijdse vacatures invullen, in een contractuele aanwerving. Je contract start zo snel mogelijk, voor onbepaalde duur.
Je werkt in een variabel uurrooster in een 38-uren stelsel. Je werkdag start ten vroegste om 07.30u en eindigt uiterlijk om 18.00u.
Je verloning is op maat van aantoonbare relevante ervaring, aangevuld met klassieke werkmiddelen zoals een laptop en gsm. Je verloning situeert zich in de klasse C, tussen de salarisschaal C11 (minimum) en de salarisschaal C22 (maximum). Afhankelijk van het bedrag van je loon en je gezinstoestand, wordt je loon aangevuld met een haard- of standplaatstoelage. Meer info over de salarisschalen vind je hier.
Naast eventuele geldelijke anciënniteit uit de openbare sector kunnen diensten uit de privésector verrekend worden in de geldelijke anciënniteit. Ervaring op hetzelfde niveau kan meegeteld worden voor de toekenning van je salarisschaal. Toekenning ervan gebeurt aan de hand van tewerkstellingsattesten en na onderzoek van je dossier.
We bieden daarnaast een internetvergoeding van €20 per maand. Het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis. Als je met de fiets komt, krijg je hiervoor een vergoeding. Kom je met de wagen, dan is er parkeerplaats voorzien.
Als je voltijds werkt, bieden we je 36 vakantiedagen per volledig kalenderjaar. Daarnaast heb je recht op alle wettelijke feestdagen, aangevuld met een aantal extra feestdagen. Valt een feestdag op een dinsdag of donderdag, dan krijg je een brugdag om de brug naar het weekend te maken.
Daarnaast hebben we een aantrekkelijk sportaanbod, en ontvang je een personeelskaart met extra voordelen. Als medewerker van HOGENT kan je ook voordelig aansluiten bij de hospitalisatieverzekering van Ethias Onderwijs en kan je via onze raamovereenkomst intekenen op een voordelig gsm-abonnement.
- Solliciteer voor deze vacature ten laatste op 16-06-2026, via onderstaande knop “
