Appel à candidature interne et externe
Il s'agit d’un engagement dans un contrat à durée déterminée d’une année pouvant se renouveler dans une orientation pérenne
Présentation du service
Le Service des Relations Internationales a pour mission de développer, coordonner et promouvoir les actions d’ouverture internationale de la Haute École. Il œuvre à la mise en place de partenariats académiques internationaux, à la facilitation des mobilités étudiantes et professionnelles, et à l’intégration de la dimension internationale dans les formations, les pratiques pédagogiques et les projets de recherche. Le service agit comme un levier stratégique d’internationalisation, au service de la qualité, de la visibilité et du rayonnement de l’institution.
Mission globale de la fonction
Le Service des Relations Internationales de la HE Vinci recherche deux référent.es administratif.ves pour la gestion des mobilités internationales des étudiant.es.
Dans un environnement de travail stimulant et dynamique, le référent a pour mission de garantir aux participant.es d'un projet de mobilité un suivi administratif optimal tout au long de leurs parcours (avant, durant et après la mobilité étudiante).
Il travaille directement sous l’autorité de la Responsable du Service des Relations internationales, en collaboration étroite avec les membres de l’équipe.
Description de la fonction
- Gestion administrative des mobilités des étudiant.es OUT (étudiant.es VINCI qui partent en mobilité chez un partenaire international)
- Personne de référence au niveau administratif pour tous les dossiers de mobilité des étudiant.es : suivi de l’avancement des dossiers sur la plateforme Mobility Online, réponses aux questions des étudiant.es, suivi des demandes, réception des documents, production de documents divers (attestations, lettres de recommandations, duplicata,..)
- Encodage des mobilités dans les différentes plateformes et bases de données (MOBI, Beneficiary Module et tableaux Excel) et mise à jour régulière
- Intégration des mobilités dans les outils propres à la Haute Ecole : MyVinci, avec création des cours externes, encodages des notes sur base des informations reçues par les coordinateur.trices internationaux de départements
- Echange d’informations avec les autres services administratifs, dans le cadre du suivi des dossiers étudiants
- Gestion administrative des mobilités des étudiant.es IN (étudiant.es provenant des universités et hautes écoles partenaires de la HE VINCI)
- Suivi administratif des inscriptions des étudiant.es “IN”
- Encodage des étudiant.es dans les outils propres à la Haute Ecole : MyVinci et Penelope et encodages des notes sur base des informations reçues par les coordinateur.trices internationaux de départements
- Suivi administratif de la mobilité : réponses aux questions des étudiant.es sur le volet administratif de la mobilité, suivi des demandes, réception des documents et mise à jour des dossiers, production de documents divers (attestations, lettres de recommandations, duplicata, etc), et clôture de la mobilité.
- Appui administratif transversal au service des relations internationales, en fonction des besoins :
- Gestion et suivi des dossiers liés aux marchés publics, en coordination avec les services concernés
- Organisation et suivi de la logistique du service, notamment la gestion d’un appartement et le soutien à l’accueil international
- Support général aux activités du service et à leur bon fonctionnement
Profil souhaité
- Être détenteur d’un Bachelier ou d’un Master en rapport avec une fonction de nature administrative ou justifier d’une expérience probante dans une fonction similaire ;
- Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans une fonction similaire ;
- Bonne compréhension de la langue anglaise, la connaissance de langues supplémentaires est un atout
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack Office) et disposer d’une aisance dans l’utilisation d’outils numériques ;
Compétences et qualités attendues
- Sens de l’organisation, rigueur et gestion des priorités
- Esprit collaboratif et aptitude au travail en réseau
- Dynamisme, réactivité et capacité d’adaptation dans des environnements changeants
- Flexibilité et polyvalence dans un service en pleine évolution
- Excellente écoute et communication claire et transparente
- Motivation à développer ses compétences en continu
Modalités d'exercice de la fonction
- Régime de travail : mi-temps, soit, 19h/semaine (selon un horaire à convenir)
- Type de contrat : contrat à durée déterminée d’une année pouvant se renouveler (orientation pérenne)
- Hiérarchie : sous l’autorité hiérarchique du responsable du service des relations internationales
- Prise de fonction souhaitée : en raison de notre calendrier académique, l’entrée en fonction est prévue dès que possible début septembre
- Environnement et lieu de travail : Woluwe, avec déplacements ponctuels à Ixelles et Louvain-la-Neuve
- Plus d'informations auprès de [email protected]
Procédure de sélection
- Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous"
- Screening des candidatures répondant aux critères énoncés
- Rencontre des candidat.es par une commission de recrutement composée à minima d’un membre du service RI et du service RH. Les entretiens de sélection se dérouleront la semaine du 31 août 2026.
