Tâches:
Sous la responsabilité opérationnelle du médecin chef de service, et fonctionnelle de la secrétaire responsable de secteur :
- Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d’admission, …
- Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis.
- Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d’une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales.
- Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l’activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel)
- Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives.
- Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe.
- Gérer les appels téléphoniques.
- Suivre les conventions si existantes dans le département médical.
- Gérer l’administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d’impression des dossiers médicaux, etc.).
- Organiser ponctuellement des évènements.
- Gérer l’économat.
- Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil:
- Vous êtes titulaire d’un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d’une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
- Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
- Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
- Vous êtes ponctuel, efficace, autonome, organisé, discret, vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l’exécution des tâches, qu’en matière de confidentialité.
Offre
- Un contrat de remplacement en temps plein
- Classification IFIC: CAT12
- Des avantages extra légaux :
- Des chèques repas de 5,20€
- Une prime de fin d’année
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
- Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
- 29.5 jours de congé
- Avantages mobilité :
- Une intervention dans les frais de transport en commun
- Une indemnité dans les frais km vélo
- Une intervention dans les frais km voiture
- Parking gratuit – Transports en commun à proximité
- Avantages complémentaires :
- Intervention dans l'abonnement ULB Sports
- Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
- Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
- Avantages restauration
- Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
- Bénévolat au sein d’associations
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
