- Departement: Universiteitsdienst Campus en Gebouw, ICT, Studentvoorzieningen; Informatie- en Communicatietechnologie
- Tewerkstellingspercentage: 100% - contract van onbepaalde duur
- Solliciteren kan tot en met 07-06-2026 (DD/MM/YYYY)
De Universiteit Gent ontwikkelt een brede strategie voor het verantwoord gebruik van artificiële intelligentie (AI) in haar werking. Naast toepassingen in en impact op onderzoek en onderwijs, biedt AI ook belangrijke kansen om ondersteunende, dienstverlenende en beleidsprocessen binnen de faculteiten en universiteitsdiensten te verbeteren en/of efficiënter te maken.
Om deze evolutie duurzaam te verankeren zoekt de UGent een AI-coördinator voor ondersteunende en dienstverlenende processen. Deze medewerker bouwt – samen met de reeds aanwezige AI-coördinatoren voor onderwijs en onderzoek – een brug tussen beleid en technologie; je ondersteunt faculteiten en universiteitsdiensten bij de implementatie van AI-oplossingen die de efficiëntie en kwaliteit van de dienstverlening verhogen, begeleidt pilootprojecten, geeft richting aan de ondersteuning van medewerkers op individueel niveau om AI-tools in te zetten, bewaakt ethische en juridische randvoorwaarden.
De functie situeert zich binnen de universiteitsdiensten in het functiedomein ICT, in nauwe samenwerking met het functiedomein HR en de DPO-cel (Data Protection Officer). De functie wordt strategisch aangestuurd door een team bestaand uit de beheerders, de directeur HR en de directeur ICT.
De onderstaande opsomming weerspiegelt het brede ambitieniveau van de functie; de concrete invulling gebeurt gefaseerd en in afstemming met de strategische prioriteiten van de universiteit en de expertise van de geselecteerde kandidaat.
1. Strategische coördinatie
- Opvolgen van lopende en nieuwe pilootprojecten (bijv. AI-ondersteunde verslaggeving, documentclassificatie, workflow-automatisering), met aandacht voor het bruikbaar en schaalbaar zijn van de resultaten voor eindgebruikers. Als logische vervolgstap het vertalen van inzichten en ervaringen uit lopende en afgeronde pilootprojecten naar een UGent-brede visie en roadmap voor AI in ondersteunende en dienstverlenende processen, in nauwe samenwerking met betrokken actoren die ook instaan voor de implementatie, en met bijzondere aandacht voor de noden van teams en individuele medewerkers.
- Adviseren van het bestuur over prioriteiten, standaarden en governance, vertrekkend vanuit concrete praktijkvragen van medewerkers.
- Signaleren van externe ontwikkelingen (best practices in de publieke sector, regelgeving, technologie) en vertalen naar toepasbare richtlijnen en opportuniteiten voor medewerkers.
2. Procesanalyse en implementatie
- In kaart brengen van processen waar AI zinvol kan worden ingezet, zowel op organisatieniveau als op het niveau van individuele werkplekken en functies.
- Opvolgen van haalbaarheidsstudies (zonder deze noodzakelijk zelf uit te voeren) en implementatie van AI-oplossingen binnen de UGent-omgeving, in overleg met het functiedomein ICT met begeleiding op maat van de betrokken teams.
- Opstellen van sjablonen, prompt-gidsen, workflowrichtlijnen en voorbeelden die aansluiten bij realistische taken en werkcontexten van medewerkers.
- Samen met het functiedomein ICT een efficiënte integratie met bestaande toepassingen (SAP, Ufora) bewaken, inclusief ondersteuning bij de praktische toepassing ervan in dagelijkse werkprocessen.
3. Ethiek, privacy en kwaliteit
- Adviseren m.b.t. een veilige en transparante toepassing van AI, in overleg met (onder meer) de Data Protection Officer, met aandacht voor begrijpbare uitleg voor medewerkers over wat wel en niet kan.
4. Communicatie, training en ondersteuning
- Ontwikkelen van informatiemateriaal, handleidingen, praktijkcases en interne opleidingen over verantwoord AI-gebruik, zowel voor groepen als voor individuele coaching.
- Aanbieden – vanuit de eigen functie, het functiedomein ICT of via externen – van laagdrempelige, hands-on ondersteuning aan medewerkers die AI willen inzetten voor het efficiënter maken van hun eigen taken—bijv. meedenken over prompts, workflows, automatisatiemogelijkheden of procesoptimalisatie.
- Fungeren als aanspreekpunt en klankbord voor faculteiten en universiteitsdiensten m.b.t. ondersteunende en dienstverlenende processen, en medewerkers begeleiden bij het formuleren van een concreet gebruiksscenario en het vertalen ervan naar een werkbare oplossing. Dit gebeurt op geïntegreerde wijze met een team dat bestaat uit voorliggende functie en de bestaande AI-coördinatoren voor onderwijs en onderzoek.
- Bevorderen van kennisdeling en samenwerking tussen verschillende AI-initiatieven binnen de universiteit via communities of practice, workshops en peer learning.
5. Monitoring en rapportering
- Evalueren van impact (tijdswinst, foutreductie, tevredenheid) op zowel organisatieniveau als niveau van individuele gebruikers, en periodiek rapporteren aan de AI-kerngroep en het bestuur.
- Voorstellen formuleren voor opschaling of bijsturing, gebaseerd op feedback van medewerkers en lessen uit concrete implementaties.
- Monitoring van compliance met relevante interne en externe regelgeving.
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Johan Van Camp (directeur ICT) via
[email protected] (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online).
Kennis en ervaring
- Je hebt aantoonbare ervaring met digitale innovatie, procesoptimalisatie of AI-toepassingen in een administratieve context
- Je beschikt over voldoende IT-kennis om mee te kunnen adviseren over het maken van keuzes uit verschillende mogelijkheden/tools voor specifieke toepassingen
- Je hebt begrip van AI-concepten (LLM’s, machine learning, automatisering) en hun vertaling naar concrete werkprocessen
- Werkervaring in een grote, complexe organisatie is een sterke meerwaarde
Vaardigheden en attitudes
- Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen bruggen te slaan tussen beleidsmakers en experten
- Je hebt inzicht in gegevensbescherming (GDPR) en ethische vraagstukken rond automatisering
- Je bent sterk in zelfstandig plannen en opvolgen van projecten
- Je bent analytisch, pragmatisch en oplossingsgericht ingesteld
- Je bent in staat een visie te ontwikkelen
- Je bent een change manager
- Je beschikt over een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels (mondeling en schriftelijk)
Je wordt tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.
Bezorg ons ten laatste op 07-06-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via
[email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
