In de directie BD & M&A leiden we de nieuwe projecten voor de toekomst van Fluxys (bv. het bouwen van nieuwe leidingen voor groene waterstof). Omdat we meer en meer groene projecten opstarten, zoeken we iemand die dit werk administratief kan ondersteunen op vlak van:
Tijdsregistratie
Voor elk van de subsidieprojecten registreren de projectmedewerkers nauwgezet hun tijd. Jij coördineert dit proces door contactpersoon te zijn in de organisatie voor alle vragen omtrent tijdsregistratie, het opvolgen van de maandelijkse tijdsregistratie, en de tijdsregistratie applicatie te beheren met de hulp van het ICT team
Subsidierapportering
Fluxys krijgt voor verschillende projecten subsidies waarvoor we periodiek rapporteren aan Europese, Federale of Vlaamse overheden. Jij ondersteunt dit proces door documentatie over tijdsregistratie te verzamelen, deze documentatie te evalueren op vlak van de criteria van de subsidie, rapporteringsdocumenten van de subsidie-instanties te vervolledigen, en het ondersteunen van externe audits
Executive assistance
Je ondersteunt de Head of Business Development Global continu (alsook de senior VP Business Development & M&A in geval van afwezigheid van zijn Executive Assistant of gedurende drukke periodes) door het beheersing van de agenda (organiseren van interne & externe meetings), organiseren van werkreizen, opvolgen van Purchase Requisitions (PRs) en Purchase Orders (POs) en verwerken van onkosten, administratieve en organisatorische ondersteuning op verschillende vlakken, en uitvoeren van tijdsregistratie en controleren van tijdsregistratie door medewerkers van de Head of Business Development Global (alsook de senior VP Business Development & M&A in geval van afwezigheid van zijn Executive Assistant)
Team admin ondersteuning
Jij ondersteunt de verschillende teamleden van de directie BD & M&A verder door admin support (beheren van recurrente meetings (bv. BDMA Division Meeting), organiseren van vergaderingen, boeken van reizen, aanmelden van bezoekers, …) en opmaken van Purchase Requisitions (PRs) en Purchase Orders (POs) voor gebruik van nieuwe diensten of materiaal voor BD projecten
