Als Office Manager ben je de drijvende kracht achter een efficiënte, klantgerichte en toekomstgerichte werking. Je combineert operationele verantwoordelijkheid met strategisch inzicht en people management.
Leiderschap & teamontwikkeling
-
Je stuurt, coacht en motiveert teams binnen sales support, interne sales, logistiek en after-sales/service
-
Je vormt het aanspreekpunt voor je teams en fungeert als brug tussen verschillende afdelingen
-
Je zorgt voor een duidelijke structuur, taakverdeling en prioriteiten binnen de binnendienst
-
Je begeleidt medewerkers in hun groei (onboarding, evaluaties, ontwikkeling) en bouwt actief mee aan een positieve teamcultuur
-
In samenwerking met HR trek je nieuwe talenten aan en versterk je het team
Strategie & performance
-
Je werkt mee aan het strategisch plan voor de komende drie jaar
-
Je vertaalt organisatiedoelstellingen naar een ambitieus & haalbaar budget voor jouw regio
-
Je definieert en implementeert KPI’s voor je teams en volgt deze nauwgezet op
-
Je analyseert resultaten en stuurt bij waar nodig om de vooropgestelde doelen te behalen
-
Je rapporteert helder over prestaties, klanttevredenheid en teamresultaten
Procesoptimalisatie & samenwerking
-
Je bewaakt een vlotte flow van offerte tot levering en nazorg
-
Je analyseert bestaande processen, detecteert knelpunten en implementeert verbeteringen
-
Je optimaliseert systemen en tools om efficiëntie en klanttevredenheid te verhogen
-
Je zorgt voor afstemming en uniformiteit met andere sites binnen REPM Dexis
Operationele & commerciële ondersteuning
-
Je ondersteunt interne sales in offerteopvolging, klantendossiers en technische vragen
-
Je waakt over een correcte verwerking van bestellingen, levertermijnen en stockbeheer
-
Je coördineert de after-sales activiteiten, waaronder retouren, klachten en service-opvolging
-
Je analyseert terugkerende problemen en vertaalt deze naar structurele verbeteringen
-
Je draagt actief bij aan een optimale klantentevredenheid dankzij een proactieve en oplossingsgerichte aanpak
Logistiek & administratie
-
Je stuurt de magazijnwerking aan via de magazijnverantwoordelijke
-
Je bewaakt voorraadniveaus en optimaliseert magazijnprocessen
-
Je coördineert inventarisaties en analyseert transportkosten
-
Je ziet toe op een correcte en tijdige facturatie, in samenwerking met het sales support team
-
Je bewaakt de administratieve flow van offerte tot factuur en zorgt voor duidelijke interne communicatie richting finance
