Objectif de la fontion:
Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement le service ou le département, dans son secteur d’activité.
Tâches:
Sous la responsabilité du Pharmacien responsable
Secrétariat de la pharmacie
- Répond aux appels téléphoniques entrants, procure l’information correcte et transfère les appels si nécessaire
- Accueille les visiteurs externes et le personnel de l’hôpital autre que celui de la Pharmacie
- S’assure que les visiteurs reçoivent une information correcte et complète (en les mettant en contact avec un responsable de département/service ou en donnant directement l’information)
Tâches administratives
- Assure le classement du service (bons de commande, fax, …)
- Assure la gestion du courrier
- Assure l’impression de documents utilisés dans l’officine et des documents de réapprovisionnement en médicaments des services et les transmet au pharmacien d’officine
- Assure la gestion de la boîte e-mail du service (transmet l’information à la personne responsable)
- Assure la rédaction et la diffusion des notes/informations du service
- Assiste le pharmacien en mettant en page et rédigeant des documents (notes, ordres du jour, procès-verbaux, rapports, procédures, essais cliniques, CMP, nutrition parentérale, statistiques, etc.), et dans le cadre de leur activité scientifique (intranet, power point)
- Assure le classement des documents de suivi de délivrance (ex. officine ambulatoire, feuilles de route, …)
- Digitalise les demandes et accords de remboursement
- Participe au suivi des demandes administratives du service (photocopies, carnets d’éducation thérapeutique, plastifier des documents, création de classeurs, importations, commandes, …)
- Maintient l’ordre et un stock suffisant de matériel/fournitures dans l’officine
- Fait des recherches (moniteur belge, arrêtés royaux, …) et les transmets aux pharmaciens sous forme de résumé, si cela est demandé
Gérer les stocks du service (ex. matériel de bureau)
- Commande du matériel pour le service suivant le stock et après approbation
- Suit les livraisons des biens et des services, les contrôle, et les range
- Prépare le matériel demandé et s’occupe du suivi administratif de la demande
Encodage dans le logiciel de gestion de la pharmacie et accords de remboursement
- Encode les prescriptions nominatives et les réapprovisionnements des services médico-techniques dans le logiciel de gestion de la pharmacie
- Recherche les accords de remboursement (CIVARS, Access, classeurs, …)
- Clôture les accords de remboursements dans le logiciel de gestion de la pharmacie
Gestion du système documentaire et d’archivage de la pharmacie
- Assure la conception, la mise à jour et l’entretien du système documentaire de la pharmacie
- Assure la conception, la mise à jour et l’entretien du système d’archivage papier et informatique de la pharmacie
Gestion administrative du personnel
- Assure la gestion des accès (badge, informatique) pour tous les nouveaux arrivants de la Pharmacie
- Participe à la mise en forme des plannings horaire pour le personnel de la pharmacie
- Participe à l’encodage des horaires dans STP
- Assure la gestion administrative des stagiaires (convention, accès, horaire, …)
- Assiste le pharmacien responsable et les pharmaciens chefs-adjoints dans l’organisation de leur agenda (réunions, …)
- Réserve les salles de reunion à la demande des pharmaciens
Autres tâches (plan dégradé)
Assister l’équipe des commandes
- Appose des étiquettes sur les médicaments (prix, conservation, …)
- Conditionne certains médicaments sur base de consignes
Profil:
- Diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, idéalement complété par une formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
- Une expérience dans le secteur hospitalier ou de la santé constitue un atout.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Bonne capacité rédactionnelle et orthographe irréprochable.
- Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
- Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers administratifs.
- Aisance avec les logiciels de gestion et les outils informatiques.
- Connaissance des procédures hospitalières et du secteur pharmaceutique constitue un avantage.
- Sens élevé de l'organisation et de la planification.
- Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais.
- Rigueur et souci du détail.
- Autonomie dans l'exécution des tâches administratives.
- Capacité à gérer des informations confidentielles.
- Excellent sens du service et de l'accueil.
- Communication claire et professionnelle.
- Esprit d'équipe et collaboration.
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs.
- Fiabilité et sens des responsabilités.
- Polyvalence.
- Réactivité et proactivité.
- Résistance au stress.
- Esprit d'initiative.
- Capacité d'apprentissage et d'adaptation aux changements.
- Expérience en environnement hospitalier ou pharmaceutique.
- Connaissance des procédures de remboursement des médicaments.
- Connaissance des outils STP ou d'un logiciel de gestion hospitalière.
- Notions de gestion documentaire et de qualité.
Offre
- Un contrat à durée déterminée de 6 mois en temps plein
- Classification IFIC: CAT12
- Des avantages extra légaux :
- Des chèques repas de 5,20€
- Une prime de fin d’année
- Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
- Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
- Avantages mobilité :
- Une intervention dans les frais de transport en commun
- Une indemnité dans les frais km vélo
- Une intervention dans les frais km voiture
- Parking gratuit – Transports en commun à proximité
- 29.5 jours de congé
- Avantages complémentaires :
- Intervention dans l'abonnement ULB Sports
- Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
- Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
- Avantages restauration
- Catalogue d’avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
- Bénévolat au sein d’associations
- Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
- Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière
- De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau
- Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
Modalités d’introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l’intranet de l’hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l’offre concernée (CV et lettre de motivation).
