OVER ONS
Trans-Europ is een middelgroot transportbedrijf met een familiaal karakter, gevestigd in Sint-Truiden. Met specialisatie in gekoeld, ambiant en verwarmd transport, staan we al jaren garant voor betrouwbare en kwalitatieve dienstverlening. Bij Trans-Europ blijven we investeren in onze processen en medewerkers. Om ons team te versterken, zijn we op zoek naar een gedreven Operations Backoffice coördinator die helpt onze kwaliteitsnormen te bewaken en verder te verbeteren.
WAT HOUDT DE FUNCTIE IN?
Als Operations Backoffice coördinator zorg je ervoor dat onze administratieve en operationele processen binnen transport en magazijn correct, efficiënt en gestructureerd verlopen.
Je bent een verbindende schakel tussen chauffeurs, planning, magazijn, klanten en management. Je volgt operationele dossiers nauwgezet op, bewaakt KPI’s en helpt ons om onze transport- en magazijnsystemen verder te optimaliseren.
Naast je eigen verantwoordelijkheden bouw je voldoende kennis op om als administratieve back-up te kunnen functioneren binnen het koelmagazijn en voor een aantal ondersteunende taken rond kwaliteit en IFS-certificatie.
Operationele ondersteuning en communicatie
- Je bent een aanspreekpunt voor chauffeurs en planners bij administratieve, structurele of complexere operationele vragen.
- Je onderhoudt een goede communicatie met chauffeurs en volgt terugkerende problemen op.
- Je behandelt klantvragen en geschillen in samenwerking met operations en de betrokken verantwoordelijken.
- Je beheert operationele meldingen en bewaakt dat acties tijdig worden uitgevoerd.
- Je monitort laad- en lostijden, analyseert afwijkingen en formuleert verbetervoorstellen.
- Je zorgt voor een vlotte informatiestroom tussen transport, magazijn, klanten en management.
Claims, schadegevallen en rapportering
- Je verwerkt en volgt claims en schadegevallen op in samenwerking met de betrokken verantwoordelijke.
- Je verzamelt de nodige gegevens en documentatie en bewaakt de voortgang van ieder dossier.
- Je houdt operationele KPI’s en administratieve statistieken bij.
- Je maakt terugkerende problemen en trends zichtbaar door heldere rapportages.
- Je volgt afgesproken verbeteracties op en rapporteert hierover aan het management.
TMS- en WMS-optimalisatie
- Je bewaakt de kwaliteit en volledigheid van gegevens in het TMS en WMS.
- Je analyseert registratieproblemen, foutmeldingen en inefficiënte werkprocessen.
- Je werkt samen met de gebruikers en verantwoordelijken om systemen en processen te verbeteren.
- Je helpt werkafspraken, procedures en werkinstructies te standaardiseren.
- Je ondersteunt gebruikers bij vragen en zorgt ervoor dat nieuwe werkwijzen correct worden toegepast.
- Je denkt actief mee over verdere digitalisering, automatisering en rapportering.
Opleidingen en kennisbeheer
- Je brengt samen met de leidinggevenden de opleidingsbehoeften binnen het team in kaart.
- Je bewaakt dat verplichte en functiegerichte opleidingen tijdig worden ingepland en opgevolgd.
- Je ondersteunt bij het documenteren en delen van operationele kennis.
- Je helpt ervoor te zorgen dat kritieke processen ook bij afwezigheid van collega’s kunnen blijven functioneren.
Back-up koelmagazijn en kwaliteit
Na een grondige inwerkperiode ondersteun je als back-up bij een aantal administratieve processen binnen het koelmagazijn, waaronder:
- WMS-registraties en opvolging van voorraadverschillen;
- administratie rond ontvangsten, leveringen en stock;
- klantencontact over voorraad, orders en afwijkingen;
- opvolging van traceerbaarheid, schade en kwaliteitsregistraties;
- voorbereiding en administratieve ondersteuning bij audits;
- opvolging van documenten, deadlines, afwijkingen en acties binnen het IFS-certificatieproces.
De eindverantwoordelijkheid voor de gespecialiseerde kwaliteits- en IFS-processen blijft bij de daarvoor aangeduide verantwoordelijke.
WAT VERWACHTEN WIJ VAN JOU?
- Je beschikt over relevante ervaring in een administratieve of coördinerende functie binnen transport, logistiek, warehousing of supply chain.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en resultaatgericht.
- Je behoudt overzicht in een dynamische omgeving en kunt duidelijke prioriteiten stellen.
- Je communiceert professioneel en oplossingsgericht met chauffeurs, planners, magazijnmedewerkers, klanten en management.
- Je durft problemen bespreekbaar te maken en acties consequent op te volgen.
- Je bent analytisch sterk en kunt gegevens vertalen naar concrete verbeteringen.
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, met in het bijzonder Excel.
- Ervaring met een TMS, WMS of ERP-systeem is sterk gewenst.
- Ervaring met claims, transportadministratie, voorraadbeheer, kwaliteitssystemen of audits is een pluspunt.
- Kennis van logistieke processen, transportwetgeving, voedselveiligheid of IFS is een bijkomend voordeel.
- Je communiceert mondeling vlot in het Nederlands, Frans & Engels. Kennis van andere talen is een pluspunt.
WAT BIEDEN WIJ JOU?
Bij Trans-Europ krijg je de kans om je talenten optimaal te benutten in een omgeving die jouw groei stimuleert:
- Een competitief salaris op maat van jouw ervaring en kennis.
- Extra voordelen, waaronder maaltijdcheques (€8/dag), hospitalisatieverzekering, ecocheques (€250/jaar), en een onkostenvergoeding.
- Een bedrijfswagen met tankkaart is bespreekbaar.
- Flexibele werkuren en een goede werk-privébalans.
- Opleidingsmogelijkheden, zoals on-the-job training en ruimte om zelf relevante opleidingen voor te stellen.
- Een warme werkomgeving waar jouw mening telt en samenwerking centraal staat.
Waarom werken bij Trans-Europ?
- Locatie: Filevrij gelegen in Sint-Truiden.
- Stabiliteit: Een financieel gezond en stabiel bedrijf.
- Persoonlijke groei: Doorgroeimogelijkheden en een focus op jouw ontwikkeling.
- Teamspirit: Een familiale sfeer waarin iedereen zich thuis voelt.
SOLLICITEER VANDAAG NOG!
Lijkt het jou wel wat om te werken als Operations Backoffice coördinator bij Trans-Europ? Aarzel dan niet om te solliciteren via de link. Wij nemen binnen de 2 werkdagen telefonisch contact met jou op.
Vragen? Bel gerust even naar 0471 88 00 80.
Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs
Loon: €2.670,00 - €4.400,00 per maand
Voordelen:
- Bedrijfscomputer
- Bedrijfsfeesten
- Bedrijfsopleidingen
- Bedrijfswagen
- Ecocheques
- Elektronische maaltijdcheques
- Fietsvergoeding
- Hospitalisatieverzekering
- Opleidingsvergoeding
- Tankkaart
Taal:
- Nederlands (Vereist)
- Frans (Gewenst)
Werklocatie: Fysiek
