- Departement: Universiteitsdienst Mens en Organisatie; Human Resources
- Tewerkstellingspercentage: 100% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met 23-09-2026 (DD/MM/YYYY)
In deze vlinderfunctie ondersteun je faculteiten en universiteitsdiensten over heel de UGent tijdens tijdelijke afwezigheden of drukke periodes. Je werkt gedurende minimaal 1 maand tot maximaal 6 maanden op dezelfde locatie (eventueel beperkt verlengbaar).
Je takenpakket varieert naargelang de noden van de dienst waar je op dat moment wordt ingezet.
Mogelijke opdrachten zijn:
Financiële administratie
- Je fungeert als aanspreekpunt voor de dienst of voor (onderzoeks)projecten;
- Je neemt financiële administratie (in SAP) en financieel projectbeheer op: facturen en onkostennota’s verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging, boekhoudkundige/financiële afsluitingen, informeren van budgethouders, … .
Studenten- en personeelsadministratie
- Examentoezicht organiseren, diploma’s controleren, puntenverwerking, studenten inschrijven, fungeren als helpdesk voor (doctoraats)studenten,…;
- Aanwervingsdossiers opmaken, personeelsdossiers opvolgen, nieuwe medewerkers onthalen, … .
Algemene administratieve ondersteuning
- Je staat in voor agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen en opstellen van verslagen.
- Je verzorgt administratieve opvolging van dossiers en signaleert knelpunten in processen;
- … .
Organisatorische taken
- Je organiseert vergaderingen en evenementen (congressen, studiedagen,…).
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Ina Dambre via [email protected].
- Je hebt ervaring in een administratieve functie, voornamelijk in een financiële context;
- Ervaring met SAP is een belangrijk pluspunt;
- Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en goede kennis van het Engels;
- Je hebt een zeer goede kennis van de courante MS Office toepassingen en kan je vlot inwerken in nieuwe toepassingen;
- Relevante ervaring binnen een universitaire context is een pluspunt.
- Aangezien je op steeds wisselende plaatsen wordt ingezet, kan je goed omgaan met veranderingen qua werkplek en collega’s;
- Je kan zelfstandig werken, weet prioriteiten te stellen en kan overweg met veranderingen in je takenpakket;
- Je bent communicatief en hebt een dienstverlenende ingesteldheid;
- Je werkt nauwkeurig en gaat correct om met vertrouwelijke informatie;
- Je bent leergierig en bereid je verder bij te scholen en te ontwikkelen.
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
- 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
- mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
- gunstige pensioenvoorwaarden
- een hospitalisatieverzekering
- terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
- mogelijkheid tot fietslease
- ecocheques
- een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
- een mooie werk-privé balans
- ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 23-09-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
- Je cv
- Je motivatiebrief
- Een kopie van je diploma
- Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via [email protected] zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.
