En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
Exemples de tâches :
- Collecter la documentation et préparez les dossiers de travail.
- Assurer la mise en forme des documents.
- Gérer et archiver les communications (papier, e-mail, etc.) entrantes et sortantes (encodage, diffusion aux personnes/services concernés, etc.).
- Contribuer à l'organisation pratique de réunions au profit des différents services de la direction.
- Faire des copies et constituer des dossiers de documentation.
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En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
Exemples de tâches :
- Assurer le suivi de la gestion administrative du matériel de la direction et des services.
- Réserver et prévoir le matériel logistique de la direction/du service.
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En tant que dispatcher, réceptionner et relayer les demandes/informations opérationnelles aux intervenants adéquats et selon le canal approprié afin de répondre aux attentes légitimes du client dans les délais impartis.
Exemples de tâches :
- Réceptionner, transmettre des messages et les encoder.
- Orienter le client vers l'interlocuteur adéquat.
- Veiller à encoder les informations reçues dans les banques de données ad hoc de manière rigoureuse et complète.
- Diffuser l'information reçue vers les services concernés.
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