Description de l'entreprise
Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de 30.000 patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.
Aimez-vous organiser, coordonner et soutenir une équipe dans un environnement hospitalier ?
Le secrétariat de Radiologie est à la recherche d’un(e) coordinateur(trice) administratif(ve), véritable moteur du fonctionnement quotidien du service et point de contact central pour l’équipe.
Description du poste
Dans ce rôle stimulant, le/la référente.e administrative du secrétariat Radiologie garantit le bon fonctionnement du secrétariat, veille au respect des procédures, à l'optimisation des processus et s’assure de l’exécution efficace des tâches par l’ensemble de l’équipe des secrétaires. Ainsi vous contribuez à offrir aux patients une prise en charge fluide et de qualité.
Responsabilités spécifiques
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Gestion du personnel (horaires, congés etc)
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Gestion des inscriptions des patients
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Suivi de la facturation, des erreurs de facturation et gestion des plaintes
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Suivi des examens non protocolés ou non transmis
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Interface avec le service IT concernant les logiciels radiologiques (notamment PACS on Web)
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Gestion des agendas en radiologie (IRM, RX, CT, etc.) :
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Vérification de la bonne prise des rendez-vous
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Adéquation entre la prescription et l’examen demandé
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Suivi des plages horaires réservées aux prescripteurs afin d’éviter toute sous-utilisation
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Mise à jour et suivi du vade-mecum du secrétariat :
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Centralisation des informations essentielles (examens avec contraste, codification, combinaisons autorisées, etc.), connaissance des codes de radiologie
Autres missions
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Amélioration de l’expérience patient au guichet
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Formation des secrétaires à la gestion des situations difficiles
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Optimisation du flux de prise de rendez-vous (bornes, e-mail, call center, guichet), en semaine et le week-end
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Participation à la mise en place du nouveau système (Epic): gestion des demandes/prescriptions d’avances; organisation d’un système de contrôle et de validation des rdv
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Mise en place et suivi du processus d’onboarding des nouveaux collaborateurs
Qualifications
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Leader empathique, diplomate et motivé
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Bonne gestion du stress
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Excellentes compétences organisationnelles
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La connaissance des logiciels Medes/Wish constitue un atout
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Esprit d’équipe, collaboration étroite avec les secrétaires, les technologues et les radiologues
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Expérience en milieu hospitalier
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Capacité à déléguer les tâches et à superviser de manière positive, avec une répartition claire des responsabilités
Informations supplémentaires
Nous offrons:
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Un contrat à durée déterminée de 6 mois, renouvelable et en vue d'un fixe
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Un cadre de travail stimulant et enrichissant
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Une rémunération barémique IFIC avec reconnaissance de votre ancienneté pertinente
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Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accident vie privée
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25 jours de congé/an (au prorata du temps de travail) ainsi que des jours de congé supplémentaires à 50, 52 et 55 ans
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Consultations médicales à la Clinique Saint-Jean aux tarifs mutuelle
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Intervention dans la formation continue
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Soutien à l’apprentissage du néerlandais et/ou du français
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Situation privilégiée au cœur de Bruxelles
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Restaurant d’entreprise à tarif préférentiel
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Un cadre professionnel chaleureux où l'aspect humain est mis en avant
En tant qu'entreprise inclusive, la clinique Saint-Jean s’engage pour la diversité et accorde la même considération à toutes les candidatures, sans discrimination.
#LI-VM1
