De Coördinator Algemene Zaken is lid van het directiecomité dat enerzijds leiding geeft aan de dienst Algemene Zaken en anderzijds instaat voor de coördinatie van transversale projecten (met uitzondering van sociale dossiers), onder rechtstreeks toezicht van de Secretaris-generaal.
Hij heeft als opdracht de activiteiten van zijn dienst te plannen, organiseren, coördineren, stimuleren, innoveren en op te volgen.
De functie omvat de leiding over de activiteiten van de drie entiteiten van de dienst Algemene Zaken, met name de entiteiten Operationele Support, Support, Administratie en Projecten (SAP), en Overheidsopdrachten en Infrastructuur.
De missie omvat verschillende doelstellingen, namelijk:
- het management en de ondersteuning verzekeren van de entiteit Operationele Support, die verantwoordelijk is voor de besluitvorming van het Bijzonder Comité van de Sociale Dienst, in samenwerking met de verantwoordelijke van de entiteit, het departement Maatschappelijk Welzijn en de financiële diensten;
- in samenwerking met de verantwoordelijke van de entiteit zorgen voor het beheer en de ondersteuning van de entiteit Support, Administratie en Projecten belast met het algemeen secretariaat van het OCMW, het secretariaat van de beraadslagende organen en de coördinatie van de projecten en transversale activiteiten van het OCMW ter ondersteuning van alle departementen/directies van het OCMW;
- De vervanging van de Secretaris-generaal tijdens diens afwezigheden.
- De verbindingsambtenaar en het aanspreekpunt zijn voor de synergie met het Gemeentebestuur en IT;
- Het directiesecretariaat van de Secretaris-generaal verzorgen;
- In samenwerking met de beheerder Overheidsopdrachten instaan voor de ondersteuning, ontwikkeling en uitvoering van het aankoopbeleid binnen het OCMW, voor alle diensten van de organisatie, evenals voor het beheer van de infrastructuur van alle gebouwen van het OCMW;
- Verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en uitvoering van allerlei transversale projecten, met uitzondering van projecten die kaderen binnen de sociale opdracht van het OCMW, waarvoor de Directeur Maatschappelijk Welzijn verantwoordelijk is.
Coördinator van de Algemene Zaken
Je coördineert en leidt de activiteiten van de Algemene Zaken en optimaliseert de personele, financiële en organisatorische middelen van de 3 entiteiten die daar onderdeel van zijn : Operationele Support, de Support, Administratie en Projecten (SAP) en de Overheidsopdrachten en Infrastructuur.
Verantwoordelijke voor de Support, Administratie en Projecten
Je zorgt samen met de beheerder van de entiteit Support, Administratie en Projecten voor de interne/transversale administratieve ondersteuning van het OCMW van Jette.
Verantwoordelijke Operationele Support
Je zorgt er samen met de beheerder van de entiteit voor dat de taken van de entiteit Operationele Support die administratieve support van het beslissingsproces van het Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst goed worden gecoördineerd en uitgevoerd. Daartoe overleg je ook regelmatig met de diensten van het Departement Maatschappelijk Welzijn en de financiële diensten.
Verantwoordelijk Overheidsopdrachten en Infrastructuur
Je zorgt, in samenwerking met de beheerder Aankopen en Infrastructuur, voor de ondersteuning, ontwikkeling en uitvoering van het aankoopbeleid binnen het OCMW van Jette, en dit voor alle diensten van de organisatie, evenals voor het beheer van de infrastructuur van alle gebouwen van het OCMW.
Beheerder van transversale projecten (behalve sociale projecten)
Je bent verantwoordelijk voor allerlei soorten transversale projecten, met uitzondering van sociale projecten die onder de verantwoordelijkheid van de directeur Maatschappelijk Welzijn vallen.
De transversale projecten kunnen zeer divers zijn en onder andere infrastructuur betreffen.
Leidinggevende functie, lid van het Directiecomité
Je maakt deel uit van het Directiecomité van het OCMW. In deze hoedanigheid draag je actief bij aan het formuleren, implementeren en promoten van een gemeenschappelijke visie van het OCMW.
Rol als (people) manager van de Algemene Zaken
In je functie als leidinggevende garandeer je de kwaliteit van de prestaties van je medewerkers en zie je toe op de naleving van het arbeidsreglement. Je volgt het personeel op en ondersteunt en evalueert hen.
Leidend ambtenaar, aanspreekpersoon synergieën
Je bent verantwoordelijk voor de goede samenwerking met het gemeentebestuur (synergieën) en fungeert als contactpersoon voor alle activiteiten die in synergie met het gemeentebestuur worden uitgevoerd.
Leidend ambtenaar, aanspreekpersoon IT
Je bent de IT-aanspreekpersoon in samenwerking met het technisch IT-team van het OCMW en de gemeente. In deze hoedanigheid ben je verantwoordelijk voor de implementering van door het technisch IT-team voorgestelde nieuwe IT-projecten (inclusief telefonie), het opvolgen van de behoeften en het beheer van het IT-park (pc's en telefoons), al dan niet in samenwerking met de gemeente.
