Departement: Huisartsgeneeskunde en Bevolkingsgezondheid
Regime Deeltijds
Bepaal mee de toekomst – Universiteit Antwerpen
De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20.000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6.000 medewerkers uit meer dan 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we richting aan de toekomst.
Het Global Health Institute (GHI) draagt wereldwijd bij aan een betere gezondheid en gezondheidsgelijkheid door middel van onderzoek, capaciteitsversterking en ondersteuning van gezondheidsprojecten in lage- en middeninkomenslanden. Door de sterke groei van onze internationale onderzoeksactiviteiten verwelkomen we steeds meer onderzoekers, doctoraatsstudenten, postdoctorale onderzoekers en projectmedewerkers uit binnen- en buitenland.
Om deze groei professioneel te ondersteunen, zijn we op zoek naar een HR administratieve projectmedewerker (60% - 80%) die een centrale rol opneemt in personeelsadministratie, onboarding en ondersteuning van medewerkers gedurende hun volledige traject binnen GHI.
Je staat in voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van HR-gerelateerde processen binnen het Global Health Institute. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor medewerkers, onderzoekers, projectleiders en ondersteunende diensten en draagt actief bij aan een professionele medewerkerservaring.
-
Je ondersteunt de administratieve voorbereiding, opmaak en opvolging van arbeidsovereenkomsten, verlengingen, aanstellingen en personeelsdossiers.
-
Je volgt tijdsregistraties, afwezigheden en andere personeelsadministratieve processen op in samenwerking met de centrale HR-diensten van de Universiteit.
-
Je begeleidt nationale en internationale medewerkers bij hun aanstelling en opstart binnen het instituut.
-
Je coördineert het ‘onboardingproces’ van nieuwe medewerkers en zorgt ervoor dat alle administratieve en praktische formaliteiten tijdig worden afgehandeld.
-
Je ondersteunt internationale medewerkers bij mogelijke visumaanvragen, verblijfsdocumenten, uitnodigingsbrieven, uitgaande en inkomende mobiliteit en andere administratieve formaliteiten.
-
Je verstrekt praktische informatie over verblijf, huisvesting, sociale zekerheid, verzekeringen en andere werkgerelateerde processen.
-
Je onderhoudt contacten met HR, ICT, het International Office en andere ondersteunende diensten.
-
Je volgt de praktische opstart op van accounts, badges, toegangen, werkmateriaal en ICT-aanvragen.
-
Je ondersteunt leidinggevenden bij evaluatie-, onthaal- en andere HR-processen.
-
Je draagt bij aan de ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van HR-processen en interne procedures.
-
Je ondersteunt rekruteringen en selectieprocedures waar nodig.
-
Je helpt bij de organisatie van opleidingen, teamactiviteiten en personeelsmomenten.
-
Je zorgt voor een correcte en vertrouwelijke verwerking van personeelsgegevens.
-
Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de geldende procedures, regelgevingen en kwaliteitsstandaarden van de Universiteit Antwerpen.
-
Je bent het aanspreekpunt voor HR-gerelateerde aangelegenheden binnen de dienst en fungeert als eerste aanspreekpunt bij personeel gerelateerde vragen, problemen en calamiteiten, waarbij je waar nodig zorgt voor verdere opvolging en afstemming met de centrale HR-dienst.
-
Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma in een relevante richting of gelijkwaardige ervaring.
-
Je hebt ervaring in administratieve ondersteuning; ervaring binnen HR of personeelsadministratie is een belangrijke meerwaarde.
-
Ervaring binnen een universitaire, onderzoeks- of internationale omgeving is een pluspunt.
-
Je kunt respectvol en discreet omgaan met gevoelige of persoonlijke kwesties.
-
Je gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
-
Je bent een teamplayer en werkt graag constructief samen met collega’s.
-
Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail. Je bent organisatorisch sterk en kan meerdere dossiers gelijktijdig opvolgen.
-
Je bent sociaal en kunt vlot omgaan met verschillende types mensen.
-
Je bent cultuursensitief en voelt je comfortabel in een diverse en internationale werkomgeving.
-
Je communiceert duidelijk en diplomatisch, ook in situaties waarin verschillende belangen of perspectieven samenkomen. Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
-
Je hebt een uitstekende kennis van Microsoft 365.
-
Je werkt proactief, neemt initiatief en denkt mee over procesverbeteringen.
-
Een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (60 of 80%) voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
-
Een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1 – 7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel van de Universiteit Antwerpen. Je aanvangsgraad hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van je tewerkstellingspercentage.
-
Maaltijdcheques, ecocheques, internetvergoeding, groepsverzekering en verzekering gewaarborgd inkomen.
-
Volledige terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of fietsvergoeding.
-
Flexibele arbeidstijden en mogelijkheid tot hybride werken in samenspraak met je supervisor.
-
40 vakantiedagen (pro rata volgens tewerkstellingspercentage) en een collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
-
Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken in een dynamische, internationale en interdisciplinaire onderzoeksomgeving met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
-
Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.
-
Je kan solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen tot uiterlijk 24 september 2026. Klik op de knop’solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg een motivatiebrief en recent cv toe.
-
De selectiecommissie bekijkt alle kandidaturen na de sollicitatiedeadline en informeert kandidaten over de verdere stappen in de selectieprocedure.
-
Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Prof. Jean-Pierre Van geertruyden ( [email protected] ) of Annelize Watzeels ( [email protected] of 03/265.38.86). Voor vragen over het online sollicitatieproces kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar [email protected].
De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.
