Laat de stad door je aderen stromen bij de lokale dienstencentra van het Departement Gezondheid en Zorg. Bouw mee aan een stad voor alle Gentenaars.
Welkom bij één van de lokale dienstencentra (ldc) als administratieve collega! Een lokaal dienstencentrum biedt o.a. ontspannings- en vormingsactiviteiten, informatie, advies én een pak dienstverlening. Al deze diensten hebben het doel de buurtbewoners, voornamelijk de senioren, zo lang mogelijk op een kwalitatieve manier thuis te laten wonen.
Momenteel hebben we binnen de lokale dienstencentra vacatures als administratief medewerker planner en als administratief medewerker gemengd.
Een blik op de functie van administratief medewerker planner
Als planner ben jij de centrale kracht in de activiteitenwerking en neem je zelfstandig een administratief en ondersteunend takenpakket op.
-
Jij brengt orde in de chaos: je verzorgt de planning en de praktische organisatie van activiteiten die in het ldc doorgaan. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de activiteiten en bent steeds voorbereid en sociaal vaardig om volgende taken uit te voeren:
-
Afspraken maken en opvolgen met lesgevers, vrijwilligers, voordrachtgevers, …
-
Instaan voor de planning en reservatie van zalen (incl. externen)
-
Organisatie van thema-activiteiten (denk aan bvb. feesten, vrijwilligersactiviteiten, ...)
-
Promoten van de activiteiten (flyers, sociale media, …)
-
Opvolging facturatie van de lesgevers
-
Logistieke en technische ondersteuning (IT)
-
Opstarten van de evaluatie van de activiteiten
-
Voorbereiden van de communicatie nadien over activiteiten
-
Naast je autonoom takenpakket, werk je ook in het team en neem je actief deel aan overlegmomenten.
-
Verder organiseer en bereid je werkgroepen met vrijwilligers en collega’s voor.
-
Voor dit takenpakket kan je best vlot werken met Word, Excel, Outlook en sociale mediakanalen zoals Facebook.
-
Je bent steeds alert voor verbeteringen aan werksystemen en procedures.
Een blik op de functie van administratief medewerker gemengd
-
Aan jouw onthaal in het ldc verwelkom je interne en externe klanten fysiek, per mail of aan de telefoon. Elke vraag behartig je op een efficiënte en klantgerichte manier. Respect voor de privacy van de betrokken personen is een evidentie. Aan het onthaal werken ook onthaalvrijwilligers. Zij ondersteunen je bij het onthaal en een aantal administratieve opdrachten, in ruil leunen ze op jouw werkoverzicht en coaching.
-
Je ontpopt je als een ware dossierbeheerder (intern/extern). Naast jouw zin voor nauwkeurigheid, stem je vlot af met anderen en word je warm van het toepassen van procedures. Jouw domeinspecifieke kennis wordt benut.
-
Het spreekt voor zich dat er uiteenlopende administratieve opdrachten in jouw werkplanning komen. Dit kan gaan van klassieke taken zoals verslag nemen bij een vergadering, beheren van kantoorbenodigdheden tot al eens het mee helpen organiseren van evenementen.
-
Je draagt bij tot de goede teamwerking binnen het ldc. Vanuit je sociale ingesteldheid weet men bij jou voor veel aan te kloppen. In jou zit ook een verscholen coach die je in contacten met vrijwilligers graag inzet.
Kom jij binnenkort schitteren in onze ldc’s?
Wat krijg je van ons?
-
Een voltijds of deeltijdse (halftijds, viervijfde) contractuele tewerkstelling van onbepaalde duur op C (C1-C2-C3) niveau.
-
Momenteel hebben we vacatures bij volgende lokale dienstencentra:
-
De Vlaschaard: viervijde administratief medewerker gemengd en halftijds administratief medewerker planner
-
De Boei: halftijds administratief medewerker
-
Een aantrekkelijk salaris: bruto maandelijks startloon (voor een voltijdse tewerkstelling) vanaf € 2.258 (0 jaar ervaring) waarbij relevante anciënniteit kan worden meegenomen;
-
Een afwisselende job, met veel persoonlijk contact en heel wat verantwoordelijkheden;
-
De kans om je loopbaan in handen te nemen en je talent verder te ontwikkelen;
-
Maaltijdcheques van €8 per gewerkte dag;
-
Ecocheques (€200 per jaar);
-
Een aantrekkelijke tweede pensioenpijler;
-
Volledige terugbetaling van het openbaar vervoer of een ferme fietsvergoeding;
-
Een gratis hospitalisatieverzekering;
-
Eindejaarspremie;
-
Een aantrekkelijke verlofregeling: 26 verlofdagen;
-
Mogelijkheid tot glijdende werkuren, telewerk is uitzonderlijk;
-
100den voordelen en kortingen via onze sociale dienst;
-
De plaats van tewerkstelling is één van de lokale dienstencentra.
We vullen deze vacatures in en leggen een wervingsreserve aan die 3 jaar geldig is. Deze gebruiken we dan ook voor toekomstige vacatures. Ook andere diensten kunnen beroep doen op deze wervingsreserve bij gelijkaardige functies.
Het betreft een contract waarbij de rechtspositieregeling van Ouderenzorg wordt gevolgd, dit wijkt af van de regelgeving van de rechtspositieregeling van Personeel OCMW-Gent en Stad Gent. Eén van de grootste verschillen is dat personeelsleden bij Ouderenzorg 26 vakantiedagen hebben.
Wat zijn de voorwaarden?
-
Ofwel heb je een diploma hoger secundair onderwijs of een gelijkwaardig diploma of een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling.
-
Ofwel heb je 1 jaar relevante professionele werkervaring als administratief medewerker of een ervaringsbewijs administratief medewerker.
-
Bij de start voldoe je aan de algemene voorwaarden.
Ben jij onze nieuwe administratief medewerker?
Schrijf je ten laatste op 9 oktober 2023 in door onderaan op de knop 'Solliciteer nu' te klikken.
Je sollicitatie is pas geldig als je alle onderstaande documenten aan je dossier hebt toegevoegd:
-
Een recent cv. Vermeld de exacte data van je tewerkstellingen en de functie-inhoud als er relevante werkervaring gevraagd wordt.
-
Een kopie van je diploma, attest/certificaat of ervaringsbewijs.
Ben je laatstejaarsstudent?
Ook jij kan solliciteren. Voeg een inschrijvingsbewijs van je laatste jaar toe.
Heb je een buitenlands diploma?
Bezorg ons een gelijkwaardigheidsattest of het bewijs dat je de gelijkwaardigheid van je diploma hebt aangevraagd. Hiervoor kan je bij NARIC terecht.
Wat zijn de selectiestappen?
De selectie start met een preselectie op basis van ervaring en motivatie voor deze functie. Hierna worden de volgende stappen doorlopen:
-
Eliminerende computergestuurde testen, deze worden enkel afgenomen als je niet beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.
-
Een vaardigheids- en inzicht deel dat bestaat uit een set van proeven waarbij jij jouw administratieve vaardigheden en expertise kan aantonen.
-
Een mondeling deel waarin je jouw motivatie brengt en een aantal competenties aantoont.
Bekijk zeker ook je spam. Soms komen onze uitnodigingen hier in terecht.
Welke competenties meten we in de selectieprocedure?
-
Klantgericht handelen
-
Resultaatgericht werken
-
Samenwerken
-
Schriftelijk communiceren
-
PC kennis hebben
-
Organiseren
-
Nauwkeurig werken
Meer info vind je in het competentiehandboek.
Heb je nog vragen over deze vacature?
-
Over de functie-inhoud:
Contacteer Kaat Van Wouwe, centrumleider ldc De Vlaschaard, 0474 43 12 58 of Thomas van Roy, centrumleider ldc De Boei, 0478 78 24 85. -
Over de procedure en arbeidsvoorwaarden:
Onze collega van Dienst Selectie staat voor je klaar: Anja Vangansbeke, 0473 82 43 94, [email protected]
Of bel ons op 09 266 75 60 of mail naar [email protected].
Gent is voor iedereen!
Gent gaat voluit voor gelijke kansen en erkent de diverse samenleving waarin we leven. Jouw uniekheid op basis van leeftijd, geslacht, genderidentiteit, etnische afkomst, geaardheid, geloof, beperking of nationaliteit versterkt onze organisatie. Bekijk onze concrete acties.
