Over Group-f
Binnen ons Quality & Education-team werken we dagelijks aan kwaliteit, audits, opleidingen en procesverbetering. We ondersteunen operationele teams in heel België en bewaken de kwaliteitsstandaarden van onze dienstverlening.
Om onze werking verder te versterken, zoeken we een ervaren administratieve professional die structuur brengt, overzicht bewaart en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging binnen de afdeling.
Jouw rol
Als Lead Admin Coordinator ben je de administratieve spilfiguur van de afdeling. Je zorgt ervoor dat processen vlot verlopen, deadlines bewaakt blijven en dossiers correct opgevolgd worden.
Je zorgt ervoor dat opleidingen, audits, rapporteringen en administratieve processen correct en tijdig opgevolgd worden.
Je bewaakt deadlines, houdt overzicht over verschillende dossiers en ondersteunt het team bij de dagelijkse werking.
Daarnaast neem je de dagelijkse coördinatie op van twee Admin Q&E-medewerkers. Je verdeelt taken, volgt de voortgang op en zorgt ervoor dat administratieve registraties correct en volledig verwerkt worden.
Dankzij jouw gestructureerde aanpak verloopt de administratieve werking van de afdeling efficiënt en overzichtelijk.
Concreet sta je in voor:
Opleidingen & certificatie
Coördineren en opvolgen van opleidingsadministratie
Verwerken van inschrijvingen, attesten en certificaten
Bewaken van opleidingsdossiers en registraties
Audits & kwaliteitsopvolging
Voorbereiden en structureren van auditdossiers
Opvolgen van actiepunten en deadlines
Administratieve ondersteuning bij interne en externe audits
Rapportering & analyses
Verwerken en opvolgen van rapportages
Signaleren van trends en aandachtspunten
Voorbereiden van overzichten en analyses
Administratieve coördinatie
Beheren van agenda's, vergaderingen en praktische organisatie
Verwerken van facturen en administratieve documenten
Opvolgen van bestellingen producten, materialen en bedrijfskledij
Ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende administratieve dossiers
Procesoptimalisatie
Bewaken van administratieve workflows
Verbeterkansen detecteren en voorstellen formuleren
Mee bouwen aan een efficiënte en toekomstgerichte werking van de afdeling
Teamcoördinatie
Coördineren van de dagelijkse werkzaamheden van twee Admin Q&E-medewerkers
Verdelen van taken en bewaken van prioriteiten
Opvolgen van de kwaliteit en volledigheid van registraties
Ondersteunen van collega's bij vragen en administratieve opvolging
Signaleren van knelpunten en afstemmen met de leidinggevende waar nodig
