Je rol
In de rol van onthaalmedewerker en pre akte.
- ben je de stem en het gezicht van ons kantoor:
- Je ontvangt de cliënten op een vriendelijke en correcte manier en beantwoordt binnenkomende telefonische oproepen vlot en professioneel.
- Je controleert de aktezalen voor je naar huis gaat ’s avonds en maakt ze klaar om er de volgende dag nieuwe cliënten te kunnen ontvangen (bloemen, drank, papier, brochures, enz.).
- bied je administratieve ondersteuning aan je collega’s en aan de notaris:
- Je identificeert nieuwe cliënten en creëert hun dossiers digitaal (inlezen van ID-kaarten en bewaren van identiteitsgegevens in de dossiersoftware).
- Je plant afspraken in voor de notaris en de medewerkers
- Je behandelt inkomende en uitgaande post.
- Je volgt de centrale mailbox van het kantoor op.
- Je klasseert en archiveert afgesloten dossiers.
Zodra je volledig operationeel bent, krijg je de kans om nieuwe kennis op te doen bv. door een deel van de pre-akte taken over te nemen.
in deze sleutelrol zal je de dossierbeheerders en de notaris ondersteunen op praktisch en administratief vlak :
- Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan aan de cliënten.
- Je doet administratieve opzoekingen voor het verlijden van de akte zoals bv. kadaster, OVAM, stedenbouw en kantoor Rechtszekerheid.
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor het cliënteel en de verschillende overheidsadministraties.
- Je bent verantwoordelijk voor de tekoopstelling van vastgoed via het kantoor:je neemt foto’s ter plaatse, je plaatst advertenties voor het vastgoed onder andere via het Biddit-platform, je organiseert bezoeken en je volgt de aanbiedingen op.
Na een inwerkperiode zal je de kans krijgen om je vakdomein uit te breiden met bijvoorbeeld opstellen van bepaalde krediet- of verkoopakten.
Je profiel
- heb je een opleiding als onthaalmedewerker gevolgd
- heb je een opleiding rechtspraktijk gevolgd
- Je hebt ervaring als receptioniste in een juridische sector of je wenst het notariaat te ontdekken. Wij zullen sowieso ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
- Je kan goed overweg met de courante informaticatoepassingen (Microsoft Office) en bent bereid om nieuwe toepassingen aan te leren.
- Je bent matuur en discreet.
- Je hebt een open, vriendelijke en klantgerichte persoonlijkheid.
- Je kunt je gemakkelijk integreren in een team en houdt van het contact met klanten.
Wij bieden
- een voltijds contract van onbepaalde duur,
- een deeltijds contract van onbepaalde duur.
- een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
- talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
- een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken.
- diverse opleidingsmogelijkheden en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
- een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor
- regelmatige groepsactiviteiten : team building, sportactiviteiten, lunches, …
