Je rol
In deze rol van management assistant zal je de dossierbeheerders en de notaris(sen) ondersteunen bij de administratieve en organisatorische aspecten van hun functie:
- Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan aan de cliënten.
- Je bent tevens verantwoordelijk voor de nazorg van de dossiers, evenals de verwerking in e-registration, en contacten met de overheden
- Je tekent de interne processen uit zowel op vlak van kantoororganisatie (“huishoudelijk reglement”) als op vlak van dossierproces, bewaakt deze en doet voorstellen voor optimalisatie. Je streeft hierbij een maximale digitalisering na.
- Je beheert de agenda’s van de notaris(sen).
- Je volgt de centrale mailbox op van het kantoor.
- Je organiseert de teamvergaderingen : agenda en verslag.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze leveranciers
- Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de cliënten bij afwezigheid van onze receptioniste.
- Je zorgt ervoor dat de privacywetgeving (GDPR) op kantoor gekend is en wordt nageleefd.
- Je staat in voor het onthaal en de integratie van onze nieuwe medewerkers. Je waakt erover dat de onboarding op een vlotte en hartelijke manier verloopt.
- Je stelt de verlofplanning op, beheert de verlofaanvragen en ziet erop toe dat afwezigheden goed worden opgevangen.
Zodra je volledig operationeel bent, zal je de kans krijgen om je kennis en vaardigheden uit te breiden over bv. :
- de systemen en tools die gebruikt worden op kantoor;
- de administratieve aspecten van het personeelsbeheer;
- de voorbereiding van kredietakten en courante verkoopakten.
Je profiel
- Je hebt een bachelordiploma bij voorkeur als management assistant of office manager
- Je hebt bij voorkeur administratieve ervaring opgedaan in de juridische sector. Heb je een succesvolle ervaring in een andere sector en wens je het notariaat te ontdekken? Dan zullen wij ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
- Je beschikt over een grondige kennis van het Engels evenals het Frans, waarin je mondeling en schriftelijk op professionele wijze kan communiceren.
- Je beheerst de courante computertoepassingen (Outlook, Word, Excel, enz.) en bent altijd bereid om nieuwe toepassingen te leren.
- Je bent sterk in organiseren en kan goed prioriteiten stellen.
- Je bent in staat om ideeën om te zetten in concrete projecten en acties.
- Je kan je gemakkelijk integreren in een team en bent vlot en vriendelijk in de omgang met cliënten.
Wij bieden
- een voltijds contract van onbepaalde duur of 4/5
- een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden
- talrijke voordelen eigen aan de sector en aan het kantoor: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, verzekering inkomensverlies, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten en ecocheques
- een performante IT-infrastructuur
- een aangename werkomgeving, voorzien van alle tools om in de beste omstandigheden te kunnen werken, zowel op kantoor als thuis
- een aangename omgeving met talrijke opleidingsmogelijkheden en waar persoonlijke ontwikkeling wordt aangemoedigd
- een flexibel en gezinsvriendelijk arbeidsregime rekening houdend met de goede werking van het kantoor
- regelmatige groepsactiviteiten : team building, lunches, …
