Iris Industry Solutions NV is een toonaangevend bedrijf in industriële anticorrosie, met Gent als belangrijke uitvalsbasis. Ter versterking van onze werking zijn wij op zoek naar een Operations Administrator die een centrale rol zal spelen binnen het administratieve hart van onze organisatie.
In deze veelzijdige functie ondersteun je zowel het lokale team als het management. Je bent het administratieve aanspreekpunt en draagt zo rechtstreeks bij aan de efficiëntie van onze bedrijfsprocessen.
Voorbereiden en opvolgen van facturatie naar klanten, inclusief prijsindexeringen
Administratief beheer van klantendossiers en werfdossiers
Verzenden van bestellingen naar leveranciers en opvolgen van de goedkeuring van leveranciersfacturen door één of meerdere Project Managers
Administratief beheer van leveranciersdossiers
Beheer van commerciële documenten zoals offertes, aanbestedingsdossiers, enz.
Administratieve ondersteuning binnen het veiligheids-, gezondheids- en milieubeleid
Administratieve opvolging van arbeiders: sociale documenten, correspondentie, medische controles…
Coördinatie en/of beheer van de tweewekelijkse prestatieregistratie
Aanspreekpunt zijn voor arbeiders bij vragen over hun persoonlijk dossier
Professioneel onthaal van bezoekers en beheer van telefonische contacten
Behandeling van inkomende en uitgaande correspondentie en e-mails (aangetekende zendingen, brieven, offertes, sollicitaties…)
Zorgen voor een vlotte kantoororganisatie: agenda’s, onkostennota’s, events, vergaderingen…
Administratieve ondersteuning voor leden van het Management Comité en de Legal Counsel
Efficiënt beheer van vergaderingen binnen het managementteam, de algemene vergadering en de raad van bestuur
Opstellen, bijwerken of optimaliseren van standaarddocumenten en procedures
Officiële bedrijfsdocumenten up-to-date houden en beheren (uittreksels uit het strafregister, attesten van niet-faillissement, publicaties in het Belgisch Staatsblad…)
Je werkt nauwkeurig, communiceert klantgericht en gaat altijd professioneel en discreet om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast herken je jezelf in deze competenties:
Sterk in mondelinge en schriftelijke communicatie
Goede organisatievaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten
Analytisch denkvermogen en oplossingsgerichtheid
Empathisch, behulpzaam en teamgericht
Flexibel, accuraat en risicobewust
Vlot in digitale tools en MS Office
Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring
Idealiter minstens 2 jaar ervaring in een gelijkaardige administratieve functie
Je beheerst Nederlands en Frans, zowel schriftelijk als mondeling
Een vaste werkplek in Gent
Een stabiel en gespecialiseerd industrieel bedrijf
Een gevarieerde functie met autonomie en ruimte voor initiatief
Een hecht team waarin samenwerking centraal staat
Marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen
Stuur je cv en motivatie naar Iris Industry Solutions NV.
Voor vragen kan je terecht bij Christophe Tits – [email protected].
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!
